Cómo gestionar proyectos y no morir en el intento

Dani Marquina
Apr 5, 2019 · 4 min read

A día de hoy empieza a ser muy raro encontrar una empresa que trabaje en el mundo digital, que no utilice herramientas de gestión de proyectos para organizar y distribuir las tareas, además de llevar un control del progreso.

Estas herramientas, se han vuelto indispensables porque ayudan a mejorar la productividad en cualquier grupo de trabajo.

No obstante, hay todavía empresas que por diferentes motivos (están naciendo, han crecido rápidamente y están desbordadas, etc.) no utilizan herramientas de control y gestión de proyectos. Mi empresa actual era una de ellas, tras mi incorporación necesitó un cambio completo de la metodología de trabajo y lideré ese paso tan importante para una organización

Dependiendo de las diferentes necesidades que tengamos, se adaptará mejor una herramienta u otra, pero lo importante es empezar a usarlas ya que al tener tantas alternativas, es fácil adaptarse.

Con estas herramientas, vamos a tener una mejor capacidad de organización y de reacción ante los contratiempos que aparecen a lo largo de un proyecto, ya que nos van a permitir trabajar de forma ordenada y visualizando el estado del proyecto en el que nos encontramos, tanto a nivel personal como grupal.

¿Qué herramientas recomiendo?

Antes de nada, quiero explicar que las herramientas que explico en esta publicación, son herramientas que he utilizado y me han funcionado bien a la hora de poner en marcha la dirección de proyectos. Obviamente cada caso es muy particular, pero a nivel global son herramientas muy potentes para llevar a cabo una buena gestión.

Gestión de proyectos: Trello o Zenkit

Estas dos herramientas funcionan genial. Trello es más “simple” y creo que el concepto de tablero kanban es el que mejor puede funcionar para empezar a gestionar proyectos y tareas.

En Trello o Zenkit estará reflejado el roadmap del proyecto y las tareas a realizar. Esta herramienta nos va a permitir tener esta información organizada de forma clara y sencilla para utilizarla por todos los miembros del equipo.

Es clave, tener un proyecto genérico, con las diferentes listas, para que cuando tengamos que arrancar con un nuevo proyecto, simplemente dupliquemos ese nuevo tablero. Dependiendo de la metodología de trabajo que usemos (de esto hablaré en otro post) se trabajarán con unas listas u otras, pero las básicas serían las de “Pendiente / Backlog” “Programadas / Sprint Backlog”, “En progreso”, “Finalizado”, etc.

Comunicación: Slack

Es un sistema de mensajes en tiempo real para la comunicación entre equipos que incluye todos los medios de comunicación en un mismo sitio y que además integra gran cantidad de herramientas (Dropbox, Google Drive, Twitter, MailChimp, Skype…)

Además de poder acceder a través de su web, también puedes descargarte sus aplicaciones de escritorio para Mac, Windows o Linux y su app para móvil IOS, Android o Windows Phone.

¿Cómo lo utilizaremos? Imaginad un departamento de marketing y ventas que tiene que gestionar varios proyectos y para cada uno de ellos crea un canal. En éste diseñadores, comerciales y especialistas en marketing podrán poner en común sus propuestas sin necesidad de concertar una reunión semanal para la puesta al día.

Documentación: Notion

Notion es una aplicación para Windows, Mac, iOS y la web con múltiples opciones para que organices todo tu trabajo en un solo lugar. De hecho es así cómo se venden, como un área de trabajo todo en uno.

También es una herramienta de documentación muy útil para la gestión de proyectos. En Notion podemos tener reflejada tanto la organización interna del equipo como la organización del proyecto.

Esta app te ofrece un buen pack de plantillas diferentes que puedes usar para tus propios proyectos y que te dan una excelente idea de todo lo que puedes hacer ahí dentro. O, puedes deshacerte de todo y dejar Notion en blanco como un simple gestor de notas.

La mejor forma de entender esta herramienta, es, sin duda, empezando a usarla.

Tiempos de trabajo: Toggl

Hace poco conocí Toggl, una herramienta que te permite contabilizar los tiempos de forma muy simple y concreta. Además te permite generar diferentes reportes en PDF filtrados por clientes, proyectos, tareas, etc.

Gracias a esta herramienta podemos saber a la perfección si un cliente es rentable, es decir, si nos genera el feedback económico acorde a las horas que invertimos en el. Hay un artículo muy util que habla de cómo interpretar la información y reportes que Toggl nos ofrece: https://www.javipastor.com/toggl-clientes-rentables/

Y estas serían las herramientas que considero esenciales a la hora de empezar a implantar una gestión y control de proyectos y aplicar la metodología de trabajo que hayamos elegido.

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