[UX Study Case] Sistem FMIPA UII E-Services
FMIPA UII E-Services merupakan sistem portal berbasis website yang dapat membantu pihak FMIPA UII dalam mengerjakan proses inspeksi ruangan, serta melakukan pengelolaan rapat yang meliputi pengajuan rapat dan pancatatan notulensi. Dalam pembuatan rancangan sistem ini, terdapat beberapa tahapan yang dilakukan, antara lain:
Pada tahap Problem Stetment saya mencoba merangkum permasalahan yang dialami oleh pihak FMIPA UII dalam melakukan proses inspeksi ruangan dan pengelolaan rapat. Selanjutnya pada tahap Analyze saya melakukan analisa terhadap dokumen-dokumen fisik terkait proses inpeksi ruangan dan pengelolaan rapat. Pada tahap ketiga, saya membuat User Flow pada beberapa proses untuk memudahkan perancangan UI. Pada tahap terakhir saya membuat Prototype sistem berdasarkan hasil analisa yang sudah dilakukan sebelumnya.
Problem Statement
Berdsasarkan penjelasan yang disampaikan oleh pihak FMIPA UII ditemukan beberapa permasalahan yang dialami, antara lain:
A. Inspeksi Ruangan
- Pencatatan inspeksi ruangan masih menggunakan form fisik yang harus diisi oleh petugas terkait dan diserahkan kepada beberapa stakeholder lainnya untuk ditindak lanjuti. Sehingga proses yang dilakukan membutuhkan alur yang panjang dan masih dilakukan secara manual.
- Mengalami kendala pada proses pemantauan status dokumen.
- Hasil inspeksi ruangan belum terdokumentasi dengan baik.
- Dokumen dalam bentuk fisik memiliki resiko tinggi untuk hilang.
B. Notulensi Rapat
- Beberapa kali terjadi missed komunikasi antara pemohon pengajuan rencana rapat dengan petugas administrasi mengenai ketersediaan ruangan rapat.
- Pemohon rapat memerlukan waktu yang lama untuk mengetahui status pengajuan rencana rapat.
- Pencatatan notulensi rapat yang terjadi saat ini masih membutuhkan proses yang panjang. Notulen harus mengisi form fisik mengenai kesimpulan hasil rapat, serta menyerahkan kepada pimpinan rapat. Selain itu pencatatan notulensi rapat juga membutuhkan proses yang panjang, sehingga peserta rapat memerlukan waktu yang lama agar dapat menerima hasil kesimpulan rapat.
Solusi Permasalahan
Solusi permasalahan dibuat berdasarkan penjelasan yang disampaikan oleh pihak FMIPA UII, serta melakukan analisa terhadap beberapa form yang digunakan oleh FMIPA UII dalam melakukan aktivitas inspeksi ruangan dan manajemen rapat. Dari penjelasan yang diterima dan hasil analisa didapatkan beberapa solusi, antara lain:
- Merancang sistem pencatatan inspeksi ruangan dan notulensi rapat, sehingga dapat membuat proses pencatatan menjadi lebih cepat, lebih murah, dan terpantau.
- Mempermudah petugas inspeksi dan stakeholder terkait dalam melakukan proses inspeksi ruangan.
- Mempermudah notulen dalam melakukan pencatatan notulensi rapat.
- Menampilkan status verifikasi dokumen untuk memudahkan pengguna dalam memantau perkembangan dokumen.
User Flow
Berdasarkan penjelasan oleh pihak FMIPA UII mengenai alur proses inspeksi ruangan dan pelaksanaan rapat, selanjutnya dibuat rancangan user flow sebagai berikut:
User Flow Inspeksi Ruangan (User: Petugas Inspeksi)
User Flow Tindak Lanjut Inspeksi Ruangan (User: Petugas Divisi Terkait)
User Flow Pengajuan Permohonan Rapat (User: Pemohon Rapat)
User Flow Pencatatan Notulensi Rapat (User: Notulen)
Prototype
Berdasarkan hasil analisa permasalahan yang sudah didapatkan, selanjutnya dikembangkan menjadi prototype aplikasi. Dengan pembuatan prototype maka akan dihasilkan rancangan sistem dan interaksi yang terlihat lebih nyata. Berikut ini merupakan hasil prototype sistem FMIPA UII E-Services
Prototype Halaman Login dan Halaman Utama Sistem
Halaman Login merupakan halaman pertama yang ditampilkan di hadapan user ketika mengakses sistem. User diminta untuk mengisikan alamat email dan password yang sudah terdaftar.
Setelah user berhasil melakukan login, selanjutnya user diarahkan ke halaman utama sistem. Pada halaman ini, user diminta untuk memilih layanan yang akan digunakan.
Prototype Halaman Dashboard Inspeksi Ruangan
Pada halaman dashboard layanan inspeksi ruangan, user dapat melihat beberapa ringkasan data yang terkait dengan pengelolaan inspeksi ruangan.
Prototype Halaman Tambah Inspeksi Ruangan
Untuk dapat menambahkan catatan inspeksi ruangan, user (petugas inspeksi) dapat memilih sub menu periksa ruangan yang terletak pada menu inspeksi ruangan. Pada halaman periksa ruangan ditampilkan beberapa jenis ruangan yang telah terdaftar di dalam master data. User (petugas inspeksi) diminta untuk memilih jenis ruangan tersebut agar dapat menambahkan catatan inspeksi ruangan melalui form tambah inspeksi ruangan.
Prototype Halaman Tindak Lanjut Inspeksi Ruangan
Setelah catatan inspeksi ruangan berhasil ditambahkan, selanjutnya hasil catatan inspeksi direview oleh petugas divisi untuk ditindak lanjuti. Apabila terdapat item barang yang perlu ditindak lanjuti, maka user (petugas divisi) dapat melakukan tindak lanjut hasil inspeksi ruangan dengan menekan tombol yang tersedia pada halaman detail tindak lanjut ruangan. Apabila tidak diperlukan tindak lanjut, maka hanya perlu menunggu verifikasi oleh pimpinan sehingga proses inspeksi ruangan dapat dikatakan selesai.
Prototype Halaman Riwayat Inspeksi Ruangan
Seluruh laporan inspeksi ruangan yang telah diverifikasi oleh pimpinan, selanjutnya dimasukkan ke halaman riwayat inspeksi ruangan agar terdokumentasi dengan baik.
Prototype Halaman Unduh Laporan Inspeksi Ruangan
Laporan Inspeksi ruangan dapat diunduh berdasarkan periode maupun laporan tertentu.
Prototype Halaman Dashboard Notulensi Rapat
Pada halaman dashboard layanan inspeksi ruangan, user dapat melihat beberapa ringkasan data yang terkait dengan pengelolaan manajemen rapat.
Prototype Halaman Pengajuan Rencana Rapat
User dapat menambahkan rencana pengajuan rapat melalui menu pengajuan rencana rapat. Pada halaman ini terdapat tombol “Buat Rencana Rapat” untuk mengarahkan user ke halaman tambah rencana rapat.
Pada halaman tambah rencana rapat terdapat form yang harus diisi oleh user. Form ini terbagi menjadi 2 bagian yang terdiri dari informasi rapat dan pembahasan rapat. Pada bagian informasi rapat, user diminta untuk memberikan informasi terkait judul rapat, tempat dan waktu rapat, menentukan notulen dan pimpinan rapat, serta tamu undangan. Sedangkan pada bagian pembahasan rapat, user diminta untuk memberikan informasi mengenai agenda dan pokok pembahasan rapat.
Prototype Halaman Tambah Notulensi Rapat
Setelah pengajuan rapat diterima oleh validator, selanjutnya user yang berperan sebagai notulen dapat menambahkan notulensi melalui menu Manajemen Notulensi Rapat. Pada halaman ini, user dapat menambahkan notulensi melalui tombol Tambah Notulensi agar dapat berpindah ke halaman tambah notulensi rapat. Pada halaman notulensi rapat, user dapat menambahkan poin-poin notulensi serta mencatat presensi kehadiran tamu undangan rapat.
Prototype Halaman Validasi Notulensi Rapat
Setelah notulen berhasil menambahkan notulensi rapat, user selaku pimpinan rapat melakukan validasi hasil notulensi agar dapat diterima oleh peserta undangan rapat. User dapat melakukan validasi hasil notulensi melalui menu Validasi Notulensi Rapat. Pada halaman
Prototype Halaman Riwayat Rapat
Pada halaman Riwayat Rapat terdapat daftar hasil notulensi rapat yang telah divalidasi oleh pimpinan rapat. Hasil notulensi rapat ini dapat diunduh oleh peserta yang diundang untuk mengikuti rapat.
Kesimpulan
Pada study case ini tidak dilakukan pengujian, karena waktu pengerjaan project yang terbatas. Akan tetapi hasil prototype telah mendapatkan feedback positif dari pihak FMIPA UII dan dapat diterima oleh pengguna.
Terima Kasih 😊
