완벽한 비지니스 이메일 — 7가지 팁
수 많은 공동업무 툴들이 쏟아져 나옴에도 불구하고 비지니스 환경에서는 아직 이메일이 가장 보편적인 커뮤니케이션 수단인데요. 영어로 이메일을 써야하는 상황이라면 더욱 신경이 쓰일겁니다. 지금부터 알려드릴 몇 가지 팁만으로도 훨씬 프로다운 이메일을 작성할 수 있으니 꼭 활용해 보시길 바랍니다.
1. 내용을 알 수 있는 제목쓰기
제목만 보고도 상대방이 주제를 파악할 수 있게 짧지만 명확하게 쓰는게 좋습니다. 예를 들어 ‘Confirmation’ 혹은 ‘Query’라고 쓰기보다 ‘Order Confirmation — #65432’, ‘Query for Stock Availability’라고 쓰는게 훨씬 명확합니다.
2. 주제를 제일 앞에
문화적인 이유나 아주 오랫만에 잘 아는 상대에게 보내는게 아니라면 ‘I hope you are well’등의 인사치레는 생략하고 바로 주제로 들어가서 내용을 전달하고 디테일은 뒤에 부연하는게 좋습니다. 헐리우드 서스펜스 영화도 아닌데 끝까지 다 읽어야만 내용을 파악할 수 있게 할 필요는 없겠죠?
3. This? That? What?!
불명확한 대명사를 사용해서 혼동을 주지 않도록 하는게 중요합니다. ‘I received this report. Can you please check if that is correct?’라고 써있다면 도대체 무슨 내용일까요? 다음 문장처럼 쓰는게 더 정확한 의미가 전달되겠죠? ‘I received the attached financial report. Can you please check if the numbers are correct?’
4. NO SHOUTING, No 빨간펜
영어권에서 이메일이나 메세지에 전체를 대문자로 쓰는건 소리를 지르는걸 의미합니다. 특정 부분을 빨간색 폰트로 하는것도 뭔지 상대방에게 강요나 명령처럼 보일 수도 있으니 삼가를 바랍니다.
5. 이모티콘, 물결무늬는 노노
저도 특히 아시아권에서 오는 이메일에 가끔 ‘Thank you~~~’ 혹은 ‘Sorry for the delay ㅡㅡ;’ 등을 볼때가 있는데 서구권에는 무슨 뜻인지 알지도 못 할뿐더러, 장난처럼 보일 수 있으니 사용하지 마세요. 오래전에 한국에 있는 헤드헌터한테 받은 이메일에 ‘감사합니다~~~~ ^^;’라고 써있더군요 — 바로 삭제.
6. 간결하고 명확하게
예전에 수학자 파스칼이 지인에게 보낸 편지에 ‘편지를 너무 길게써서 미안하지만 시간이 너무 없었다네’ 라고 했다죠. 전달하고자 하는 메시지를 간결하게 표현하는게 주저리 주저리 적는것보다 어렵지만, 그 만큼 공을 들인 흔적과 프로다운 인상을 준답니다.
7. SEND 누르기 전 다시 한번 확인
1–6까지 팁은 잘 따라졌는지, 스펠링이 틀린건 없는지 꼭 다시 확인하는 습관을 가지세요. 저도 이메일 보내기 전에 다시 확인하다보면 실수를 고치거나, 더 명확한 의사전달이 되게 수정하게 되는 경우나 종종있습니다.
8. 이메일 서명은 꼭 포함 ( 7가지라며 왜 8번!? )
비지니스 이메일에 연락처, 직함등은 기본 중에 기본! 저는 보내는 사람 이름조차 없는 이메일도 받아봤습니다만, 제대로된 이메일 서명이 없다면 신뢰성이 없어보이고 심지어 피싱으로 오해받을 수도 있어요.
제 이메일 서명 :)
위에 팁들은 정말 간단해 보이지만 쉽게 잊게되는 것들입니다. 조금만 신경쓴다면 여러분도 프로다운 영어 이메일을 쓸 수 있습니다.
