Ini 18 Hal yang Sebaiknya Kamu Ketahui Kalau Pengen Exchange ke Luar Negeri!

Zurich (Kota ke-4 Termahal di Dunia), 11th July 2017

Ini berdasarkan pengalaman yang saya dan teman-teman saya alami. Bukan hanya menuliskan kesempatan exchange yang ada, tapi juga untuk menceritakan pengalaman yang relevan dan yang bisa bermanfaat. Yang pasti ini bukan kunci sukses ke luar negeri karena setiap orang punya takdir dan jalannya masing-masing.


1. Motivasi

Saya hanya orang desa yang selama 17 tahun hidup di Trenggalek; yang dulu bersekolah di SMP N 1 Durenan (bukan SMP favorit); dan rumah saya belasan Km dari pusat kabupaten yang sebagian orang Indonesia tidak tahu letak Kabupaten Trenggalek. Bahkan, sebagian besar teman saya dari luar negeri ga tau Indonesia itu dimana. Saya sudah menikah, alhamdulillah. Seakan-akan sudah tua ya penulisnya? Ga juga, saya sudah 23 tahun menjalani hidup dan semoga bisa bermanfaat disisa umur saya ini.

Dari deskripsi di atas, saya memiliki dua sumber motivasi terbesar, yaitu : tempat asal dan keluarga. Banyak orang meremehkan cita-cita bersekolah ke luar negeri ketika tahu dari mana asal saya. Belum lagi jika dilihat dari kemampuan ekonomi orang tua, keluarga saya hanya termasuk dalam kategori kalangan menengah kebawah. Tapi jika dipikir baik-baik, semua kekurangan itu ada nilai positifnya. Seandainya saja saya berasal dari keluarga konglomerat, maka saya tidak akan se semangat itu untuk memiliki cita-cita bersekolah ke luar negeri karena keluarga kami pasti bisa memberikan dukungan materil selama berkuliah.

Jadi, gunakanlah kekuranganmu sebagai motivasimu. Seperti kata Mas Dendi yang 4 tahun lalu pernah aku tanya tentang kiat-kiat untuk exchange ke Jepang.

2. TOEFL / IELTS / GRE (Sertifikasi Bahasa Asing)

Dokumen-dokumen itu dibutuhkan untuk memenuhi persyaratan berbagai program. Hampir 70% program pertukaran pelajar ataupun studi ke luar negeri pasti membutuhkan sertifikat keahlian bahasa inggris ini. Kalau kamu mau ke luar negeri, jangan kebanyakan mikir hal-hal lain sebelum kamu yakin dengan kemampuan bahasamu. Dalam hal ini, saya merekomendasikan untuk mempelajari bahasa inggris dengan baik karena bahasa ini yang paling banyak dipakai secara internasional.

Berbicara masalah bahasa, sebenernya di jepang pun mereka jarang yang bisa berbahasa inggris dengan lancar. Tetapi kalau kamu ke kota / universitas, saya cukup yakin akan ada yang bisa berdialog bahasa inggris. Di negara maju yang bahasa utamanya bukan English, biasanya pendidikan S1 nya menggunakan bahasa nasional, kemudian jenjang S2 ke atas menggunakan English.

Jadi siapkan saja bahasa Inggris mu dari sekarang, terutama speaking skill. Dulu sih aku sepakat sama temen kosan (Odie sama Aris) buat ngobrol pake bahasa inggris biar ada temen latihan. haha.. Dan jangan lupa ambil test TOEFL secepatnya karena hasilnya ga bisa langsung jadi. Jangan sampe kamu melewatkan sebuah kesempatan exchange gara-gara tidak punya TOEFL atau IELTS.

3. Visa dan Passport

Visa itu beda sama passport ya.. haha.. jujur aja aku baru tahu ini setelah diterima exchange ke Jepang 2 tahun yang lalu.

Lupakan dulu tentang visa! Kamu harus tau apa itu passport. Jadi passport itu semacam KTP mu yang berlaku secara internasional. Kalau di Indonesia kan kamu selalu pakai KTP buat ngurus SIM, nikah, dsb. Nah.. kalau di luar negeri itu pakainya passport.

Passport ini bisa dibilang sebagai modal awal kamu yang sangat wajib. Tanpa passport kamu ga akan bisa kemana-mana. Bahkan, dulu pas aku masih TPB, mas Dendi bilang kalau yang penting itu punya passport dulu. Awalnya sih males ngurus dan mikirnya, “Apasih passport? temen-temen kosan aja ga ada yang punya passport kok.”

Alhamdulillah aku ini orangnya memang suka jadi yang paling geje (Ga Jelas). Inget banget aku dulu ngurus passport itu pake uang pinjeman. Pinjem uang Aris 400 ribu kalo ga salah. Aku sih mikirnya itu investasi buat masa depan. Terus dulu itu bayar utangnya dari uang beasiswa dan dari uang ngajar di bimbel privat. Jadi jangan sampai menunda-nunda mengurus paspor cuma karena tidak punya uang ya guys..!

Kemudian tentang visa, visa adalah lembaran kecil yang ditempel di buku passport. Lembaran kecil itu menandakan kalau kita memang dibolehkan secara legal buat memasuki suatu negara. Jadi kalau kamu ke Eropa, kamu harus punya visa khusus, we call it Schengen Visa. Silahkan baca di sini buat baca cerita istri aku yang ditolak apply visanya. Alhamdulillah pas apply visa lagi ternyata mbak istri dapet visanya. Ada sih beberapa negara di dunia yang membebaskan visa buat orang Indonesia yang ke sana. So, jangan malas untuk googling!!

4. Curriculum Vitae

Well, yang satu ini masih berasa aneh banget buat kedua orang tuaku. Ayahku yang notabene adalah seorang guru SMP pun tidak tahu menahu. Curriculum Vitae ini sering disingkat CV. Dokumen ini berbentuk PDF yang isinya tentang pengalaman kamu secara umum. Format CV itu bebas dan cenderung unik untuk berbagai hal. Misalnya kamu mau apply buat program yang berkaitan dengan pengabdian masyarakat, maka tunjukkan kalau kamu pernah ada ketertarikan dengan hal itu. Begitupun jika kamu apply untuk riset, maka jangan terlalu banyak menunjukkan pengalaman organisasinya.

Kalau mau tau contoh CV, silahkan buka tautan berikut untuk mendownload CV terbaru saya. Sekali lagi saya tekankan kalau CV itu bebas dan tidak ada format spesifiknya. Biasanya saya meminta CV teman yang sudah diterima disuatu program tertentu. Kemudian saya jadikan CV dia sebagai acuan ketika saya ingin mendaftar program yang sama.

Sangat penting kita menyadari bahwa semua itu tidak ada yang instan. Saya dulu sangat kaget ketika melihat CV teman-teman, misalnya Kak Bagus Hanindhito, Kak Pandu, dan Mas Dendi. Mereka adalah sebagian kecil orang-orang yang bilang kalau hal yang besar itu dimulai dari yang kecil. Pencapaian saya saat ini belum ada apa-apanya jika dibandingkan dengan CV Professor saya di tautan ini. Yang terpenting buat saya bukan seberapa panjang CV kita, tetapi seberapa besar manfaat yang bisa kita berikan untuk orang lain. Semoga sharing tentang CV yang singkat ini dapat bermanfaat!

5. Surat Rekomendasi

Ini biasanya diperlukan kalau kegiatannya berhubungan dengan keahlian khusus. Misalnya untuk riset ke luar negeri atau internship, biasanya pihak universitas atau perusahaannya meminta rekomendator dari kampusmu. Ada hal yang sangat penting untuk diketahui tentang isi surat rekomendasi, sebaiknya suratnya itu bukan hanya berisi tentang pernyataan “I recommend si X to join this program .. blablabla”. Namun juga berisi tentang hal-hal detail yang mencerminkan keahlian kamu.

Jadi kamu sebaiknya tidak ngasal mencari rekomendator. Carilah dosen yang memang tahu kamu dan dekat dengan kamu selama perkuliahan. Dosen biasanya tidak mau menuliskan surat rekomendasi dari nol, tetapi menyuruh kamu membuat draft nya. Dosen yang bersangkutan kemudian akan mengoreksi draftnya dan mengirimkan surat rekomendasi finalnya ke panitia penyeleksi.

Untuk program-program exchange atau internship yang bagus, biasanya surat rekomendasi harus dikirimkan sendiri kepada panitia penyeleksi oleh rekomendatormu. Jadi seakan-akan surat rekomendasi itu memang objective berdasarkan penilaian rekomendatormu tanpa sepengetahuanmu. Kamu hanya diminta email rekomendatormu ketika melakukan pendaftaran. Jadi jangan lupa follow up terus ke rekomendatormu apakah sudah ada email dari panitia penyeleksi terkait pengiriman surat rekomendasinya.

6. Proposal Dana

Ini yang tidak boleh luput dari perhitungan anggaranmu. Terutama jika memang kamu tidak punya uang pribadi yang cukup untuk meng-cover pengeluaran selama di luar negeri. Pada dasarnya proposal dana memang bersifat simbiosis mutualisme. Maksudnya gini, kalau kamu mewakili universitasmu dalam suatu ajang / kegiatan di luar negeri, maka kamu berhak mendapatkan dukungan dana dari kampus. Namun tidak semua kegiatan bisa didanai. Misalnya saja di fakultas STEI, kami hanya mendapat pendanaan jika kegiatannya berhubungan dengan kegiatan akademik, itupun terbatas untuk biaya transport saja.

Selain itu, kamu bisa kok mengirimkan proposal dana ke BUMN atau perusahaan besar lain, misalnya BNI, PLN, Pertamina, dsb. Besaran yang didapat pun biasanya 8 digit atau lebih. Mereka menyebutnya uang sponsorship, Corporate Social Responsibility (CSR), atau sebutan tertentu yang intinya memang untuk pendanaan kegiatan diluar company. Syaratnya, kamu tinggal membuat proposal dana aja dan mengirimkannya ke mereka.

Proposal dana itu isinya secara umum tentang deskripsi kegiatan yang akan kamu lakukan, kebutuhan uangnya berapa, keuntungan yang kamu dapat dan keuntungan bagi instansi terkait. Proposal ini juga harus disetujui oleh pemegang jabatan tertentu. Misalnya, jika hendak mengajukan proposal dana ke STEI, maka harus disetujui oleh Kaprodi terlebih dahulu. Untuk proposal dana ke company, kamu bisa googling detailnya di internet. Bismillah aja.. kalau emang rezeki pasti ga akan kemana!

7. Exchange Group

Buat saya hal ini adalah kebutuhan. Exchange group yang saya maksud adalah grup tempat berbagi kesempatan ke luar negeri. Saya tergabung ke beberapa grup di FB dan di Line. Yang paling gampang, kamu bisa search di google : “Exchange opportunity”. Nanti akan ada berbagai hasil dan tentu saja kamu bisa search dengan kata kunci yang lebih spesifik, misalnya: “Exchange opportunity japan 2017”.

Ada website yang bisa kamu subscribe dengan email untuk mendapat update terbaru, ada juga grup FB misalnya YouthOpp. Intinya, kamu harus stay updated dengan berbagai kesempatan exchange yang ada. Selain dari browsing, kamu juga bisa bikin grup dengan teman-teman sejawatmu dengan komitmen untuk saling berbagi kesempatan exchange. Dengan adanya grup seperti ini, kamu akan mendapatkan motivasi yang lebih besar dibanding orang lain. Jadi ketika ditanya, “kamu pengen ga ke luar negeri?”. Jawabannya bukan cuma “iya”, tapi dengan segudang ikhtiar atau usaha yang mendukung mimpimu untuk ke luar negeri itu.

8. Eligibility

Sebelum kamu terlalu serius dengan suatu opportunity, ada baiknya kamu baca eligibility statement nya 3 sampai 5 kali. Jangan sampai kamu apply ke suatu program yang persyaratannya tidak bisa kamu penuhi. Misalnya, ada beberapa program pertukaran pelajar yang mensyaratkan umur dan pendidikan terakhir. Kalau kamu tidak sesuai dengan persyaratan itu, sudah jelas-jelas kamu tidak akan diterima di program tersebut. Passport, TOEFL, status pendidikan, itu biasanya menjadi persyaratan yang lumrah di setiap program pertukaran pelajar. Pokoknya harus teliti dan jangan menyerah kalau sulit mendapatkan opportunity yang sesuai dengan keadaan kamu.

9. AIESEC

Ini adalah organisasi yang sangat menarik. Buanyak banget blog di internet yang bercerita tentang AIESEC ini. Buat saya, AIESEC ini adalah pintu gerbang ke dunia luar. Saya yang 3 tahun lalu belum punya pengalaman apapun dan belum pernah ke luar negeri, secara ajaib tahu dengan organisasi ini yang sudah membantu saya ke Thailand selama 2 bulanan.

Saya dulu ke Thailand untuk melakukan kegiatan volunteering. Disana saya mengajar bahasa Inggris ke anak SD, SMP, hingga SMA. Seruuu!! Program yang saya ikuti adalah Global Volunteering (GV). Dalam program itu kamu bisa ke berbagai negara di dunia untuk melakukan pengabdian masyarakat. Saat itu saya hanya menghabiskan uang 2 juta rupiah untuk hidup di Thailand selama program berlangsung. Alhamdulillah akomodasi dan konsumsi disediakan oleh host family nya.

Selain volunteering, kamu juga bisa bergabung dengan program internship atau istilahnya Global Internship Program (GIP). Ada banyak banget tentang GIP ini, tinggal search di google aja ya.. Saya punya pengalaman mengikuti GIP di Tokyo, Jepang selama 3 bulan. Ini juga ga kalah seru dengan GV, apalagi di program ini kita mendapat gaji.

AIESEC itu tersebar di berbagai kota di Indonesia. They are “not for profit organization”. Jadi itu bukan biro perjalanan atau semacamnya. Mereka diurus oleh mahasiswa juga. Misalnya saja kalau di Bandung itu ada AIESEC LC Bandung yang diurus oleh mahasiswa dari Bandung, termasuk ITB, UNPAD, Marnat, dsb.

10. AFS

AFS ini adalah organisasi yang bisa membantu anak SMA di Indonesia buat exchange ke USA. Aku cukup menyesal tidak tahu organisasi ini ketika SMA. Aku kenal dua orang yang merupakan alumni AFS. Berdasarkan cerita mereka, AFS ini akan menyeleksi siswa-siswa SMA dari seluruh Indonesia, kemudian menempatkannya di sekolah yang ada di USA.

Aku cukup yakin ada beberapa anak SMA yang baca tulisan ini, jadi silahkan saja kalian googling sendiri tentang AFS dan persyaratannya. Seru banget loh kalau bisa ke luar negeri pas SMA, apalagi ke Amerika.

11. Erasmus Mundus

EM ini adalah organisasi dari Uni Eropa yang bisa ngasih beasiswa untuk pertukaran pelajar, riset, dan kegiatan lain di universitas sana. Kalau kamu langsung googling, pasti susah sih nyari list EM Scholarship yang cocok sama kamu. Coba kamu masuk ke sini, terus pilih Indonesia di kolom “new search”. Nanti kamu akan tahu list program apa saja yang available untuk mahasiswa dari Indonesia. Ada banyak banget program dari EM ini, misalnya: IMPAKT, INTACT, LOTUS+, Alfabet, gLink, dsb.

Rata-rata sih ada belasan mahasiswa dari berbagai belahan Indonesia yang diterima program EM ini. Jadi jangan terlalu pesimis dengan asal universitasmu. Mereka biasanya lebih menilai pengalaman kamu dan motivation letter kamu. Aku kenal ada beberapa anak ITB yang dterima program Erasmus Mundus, diantaranya: Choirunisa Fatima dan Ikhlasul Amal.

12. Indo2SV

Kalau kamu anak Informatika / Ilmu Komputer / Computer Science, coba klik website ini dulu. Disitu sudah lengkap banget penjelasannya. Bahkan ada link yang di rekomendasikan untuk menyusun resume dengan baik.

Buat kami para IT Engineer, Silicon Valley adalah ladang emas. Perusahaan besar seperti Facebook, Yahoo, LinkedIn, dsb ada di sana. Sampai saat ini terbilang cukup susah untuk bekerja disana. Rasanya bisa dihitung pake jari jika mengacu jumlah lulusan BE (Bachelor of Engineering) Indonesia yang tiap tahunnya diterima kerja di sana.

Saya sangat mengapresiasi usaha teman-teman mentor di Indo2SV yang bersedia membantu para junior-juniornya buat bekerja di sana. Sayangnya saya sudah tidak cukup umur untuk menjajal mentorship mereka. Semoga adek tingkat yang baca tulisan ini bisa termotivasi untuk ikut kegiatan mentorship di Indo2SV.

13. International University Partnership

Kamu yang lagi nyari-nyari tempat kuliah, jangan lupa perhitungkan hal ini juga. Sebenernya semakin bagus sebuah universitas, maka semakin bagus pula kerjasamanya dengan dunia internasional. Buat kamu yang kuliah di itb, ini ada link IRO ITB. Begitupun di UGM, UI, dan beberapa universitas lain.

Dengan membuka website international relation tersebut, kamu akan sadar betapa banyaknya kesempatan keluar negeri yang tersedia berkat kerjasama yang dimiliki kampusmu. Jujur saja, hanya sekitar 20% teman saya yang benar-benar tahu tentang IRO. Kebanyakan dari mereka tidak peduli dan menganggap kalau seleksinya susah. Buat saya, “lebih baik mencoba kemudian gagal daripada tidak mencoba sama sekali”.

Ada trik menarik nih buat kamu yang haus exchange opportunity. Layaknya manusia biasa, petugas di international relation kadang juga khilaf. Mereka mungkin terlalu fokus mengurus seleksi program tertentu hingga lupa mengupdate website nya. Jadi, kamu jangan sungkan bertanya tiap minggu ke kantornya langsung. Selain itu, kamu juga bisa membandingkan website IRO (International Relation Office) berbagai universitas. Bisa saja kamu mengirimkan email ke panitia exchange program untuk menanyakan apakah kamu boleh mendaftar atau tidak. Saya dulu pernah menemukan kesempatan exchange menarik di websitenya UGM, terus saya ternyata boleh daftar walaupun dari ITB. Tapi sayang jadwalnya bentrok dan akhirnya saya abaikan.

14. International Faculty Partnership

Untuk memiliki kerjasama antar university, biasanya pasti diawali dengan kerjasama antar fakultas. Di fakultas saya, STEI, ada beberapa exchange opportunity yang khusus buat mahasiswa STEI. Opportunity tersebut tidak ada di website IRO. Jadi kamu harus rajin-rajin curhat ke dosen kalau pengen ke luar negeri. Jika memang ada kesempatan, insyaallah kamu akan diberitahu oleh dosen tersebut.

Kalau di Informatika, biasanya kesempatan exchange seperti ini tersembunyi. Seleksi dilakukan oleh Kaprodi dengan memanggil beberapa mahasiswa yang menurut beliau potensial. Di angkatanku dulu, ada 9 mahasiswa yang dikirim untuk riset ke Ishikawa, Jepang, tepatnya di Japan Advanced Institut of Science and Technology (JAIST). Program semacam ini hampir bisa dipastikan kalau fully funded loh!

15. International Government Partnership

Program kerjasama antar pemerintah ini biasanya dimuat di website kementerian. Ada juga yang memang tiap tahun buka, misalnya Asean-Jenesys. Pokoknya rajin-rajinan browsing di internet aja. Sejauh yang saya pernah apply, semua program exchange tipe ini fully funded. Saya punya satu teman yang berasal dari Tulungagung yang pernah ikut program Asean Jenesys tersebut.

Dia tinggal di jepang selama dua bulan kalau ga salah. Terus tinggalnya itu di desa bersama keluarga asli jepang. Biasanya memang mensyaratkan harus bisa sedikit bahasa Jepang sih. Silahkan pastikan semua persyaratannya sebelum mendaftar program apapun.

16. International Conference (Publikasi Ilmiah)

Buat kamu yang baru tingkat 2 atau 3, jangan menunggu Tugas Akhir dulu buat nulis paper. Kalau kamu punya ide menarik dalam keilmuanmu, coba deh konsultasikan dengan dosen mu. Beliau pasti sangat senang kalau kamu ajak mengerjakan sebuah ide riset. Apalagi jika ide risetnya memang impactful dan original.

Konferensi internasional pertama yang saya ikuti

Dengan menulis paper, kamu bisa mengirimkan paper mu itu ke konferensi internasional. Kalau diterima (lolos seleksi), kamu pasti diminta untuk mempresentasikan makalah atau papermu di konferensi tersebut. Yang namanya konferensi internasional pasti sebagian besar lokasi konferensinya ada di luar Indonesia, jadinya kamu bisa jalan-jalan deh..

17. Internship Program

Ribuan perusahaan yang ada di dunia ini pasti membutuhkan regenerasi karyawan atau pekerjanya. Hal yang paling umum mereka lakukan adalah dengan memberikan kesempatan internship atau magang. Salah satu web yang saya sangat rekomendasikan adalah ini. Itu adalah internship opportunity untuk company di Jepang.

Dulu saya iseng-iseng aja apply terus ternyata dipanggil buat wawancara di Singapura. Wawancaranya di biayain, jadi bisa sekalian jalan-jalan juga. Sebenarnya ada banyak website lain yang bisa kamu temukan dengan searching di google pake “internship opportunity”. Biasanya kamu cuma disuruh log in terus lengkapin data diri kamu beserta pengalaman kamu.

Buat yang belum tau LinkedIn. Coba sekarang bikin akunnya dan mulai isi pengalaman-pengalaman kamu. Di LinkedIn juga sangat sering ada tawaran internship. Kamu tinggal nge follow LinkedIn company-company yang kamu mau. Nanti updatenya akan muncul di berandamu layaknya Facebook. BTW, ini LinkedIn aku yang memang belum sering aku update. hehe

18. Joint Research Collaboration

Berhubung saya sangat suka hal-hal yang berbau “penemuan”, maka riset menjadi sesuatu yang paling menarik. Program semacam ini biasanya bisa didapat dari relasi kita. Misalnya, kamu bisa nanya ke dosenmu apakah ada kesempatan riset di luar negeri. Biasanya para dosen itu masih memiliki koneksi dengan universitas tempat beliau kuliah dulu. Dari situ nanti kamu bisa bertanya lebih detail tentang kerjasama risetnya. Jika beruntung, nanti kamu bisa diundang ke universitas asing itu dengan dukungan beasiswa tertentu. Kalau di Jepang biasanya dikasihnya beasiswa JASSO.

Selain itu, ada juga program riset yang memang terbuka dan bisa kamu daftar sekarang juga, misalnya Kerjasama Riset dengan UChicago. Tapi sayangnya keilmuan risetnya hanya terbatas dibidang tertentu. The last but not least, kamu bisa apply Openlab Summer Student Program 2017, at CERN. Openlab ini juga berupa program riset kok. BTW, ini cerita ku pas diterima di Openlab dan ini cerita 36 jam perjalanannya ke Geneva.

See you on another story!! Thanks for reading..


Geneva, 16th July 2017