Melhoria Contínua com Daily Retrospectives

Introdução

No mundo tradicional e ágil, as equipes, em sua grande maioria, “rodam” retrospectivas com o intuito de gerar ações que tragam melhorias para o time de uma forma geral, desde traços comportamentais até processos como um todo.

Entende-se por equipe, segundo Paulo Caroli, um grupo de pessoas, trabalhando colaborativamente focadas em um objetivo comum, onde cada indivíduo do grupo ajusta suas ações, hábitos e preferências em benefício do todo.

De forma simples, a retrospectiva é um momento onde a equipe se reúne para avaliar o que aconteceu na última iteração. É um olhar no passado, mãos no presente e pés no futuro. É o momento de compartilhar o aprendizado, seja bom para manter ou ruim para melhorar. É um feedback de amplo espectro.

Problema

Toda retrospectiva deve levar à uma ação, caso contrário a reunião da mesma torna-se obsoleta onde os assuntos abordados não saem da subjetividade. O facilitador deve preparar com antecedência qual abordagem e ferramenta utilizará, adequar o ambiente e contextualizar a todos que estão na agenda.

Como já foi dito, o foco sempre será a ação, ou seja, o output da reunião são planos de ação que levem o time à uma evolução na próxima iteração. Nesta reunião define-se:

  • O que fazer: qual a ação a ser executada que trará resultados de melhoria?
  • Como fazer: esta ação será realizada de que maneira?
  • Quem fazer: quem será(ão) o(s) responsável(eis) pela execução?
  • Quando fazer: a ação será executada quando?

Tudo isso é o insumo pós agenda da retrospectiva. Até aí, tudo bem. Qual é o problema então?

Bem, imagine que seu time rode retrospectiva semanalmente, pois a sua iteração possui uma cadência semanal. Toda semana você terá novos planos de ação que alimentarão o backlog de melhorias a serem implantadas pelo time. Isso aconteceu conosco, com o tempo, vemos que o backlog de ações aumentou exponencialmente e que as melhorias foram pouca ou quase nada percebidas.

Isso se deu pelo fato do acompanhamento dos planos serem exatamente no mesmo dia em que novas sugestões entrariam no backlog, ou seja, na próxima agenda de retrospectiva. Foi percebido que o coração do indivíduo, dentro desta agenda, está mais focado em colocar mais itens no backlog, do que rever os que já estavam lá.

Isso tornou-se um grande problema, porque não dizer, dilema. Pois a agenda ficava cada vez menos atraente e sem valor, porque os itens que haviam sido tratados na semana anterior, continuavam no backlog e cada um dos indivíduos do grupo tinham outras sugestões a pautar.

Como pensamos em resolver a situação?

Resolvendo o Problema

Pensamos em uma estratégia e o desenvolvedor Thiago Lelis colaborou com a possível solução e começamos a experimentar.

Fizemos uma retrospectiva em que este problema do esquecimento dos planos de ação foram levantados e criou-se então o senso de urgência. Ficou definido criar um quadro kanban simples (a fazer, fazendo e pronto) com as atividades mais importantes e que a partir de então, o quadro era visitado diariamente.

Como se fosse uma daily meeting, a equipe parava de frente ao quadro das ações de retrospectiva e pontuavam o que estava em andamento, o que tinha impedimento e o que precisava ser puxado para atuar.

Isso gerou um resultado positivo, pois o time estava sempre de olho no quadro e sentiam-se “incomodados” e despertados a sair da zona de conforto e dar sequencia às ações “combinadas” na última agenda da retrospectiva.

Percebeu-se duas mudanças substanciais:

  • Engajamento (todos sentiam-se donos do negócio)
  • Comportamento (as relações indivíduo/indivíduo e indivíduo/tarefa melhoraram)

Com o passar do tempo, atuando sobre o quadro, as melhorias foram também aplicadas no próprio kanban de retrospectiva: sentiu-se a necessidade de criar a política de limitar o trabalho em progresso (wip). Com isso, a dica que fica é sempre entender qual o WiP razoável para que as ações realmente fossem absorvidas e finalizadas.

Resultado

Como já mencionado anteriormente, sentiu-se houve uma grande melhora em duas macro-esferas: técnica e comportamental, algumas das quais citarei abaixo:

  • Code review
  • Qualidade de código
  • Maior engajamento ao quadro de execução de tarefas
  • Maior aproximação com a área cliente (comunicação)
  • Share learning (compartilhamento de aprendizado)
  • Melhorou a quebra das user stories/tasks.

Espero ter contribuído com mais esta experiência.

Até a próxima ┌(^_^)┘