GTD — como lidar com email e ser mais produtivo

Aliar a metodologia GTD com sua caixa de email: mente clara e email zero!

Tomo a liberdade de compartilhar um e-mail que troquei com um amigo meu, sobre como trabalhar gtd no e-mail ....
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Fala Mestre!

Bom demais ver você usando o GTD também!

Seguinte:

1. Caixa de Entrada: Deve estar VAZIA, pelo menos 1x/dia.
Isso não significa tratar/concluir todos os emails e sim esclarece-los, separe um horário do dia (ou mais) para tratar a caixa de entrada, o que levar menos de 2 minutos para fazer, FAÇA, o que levar mais decida o que fazer com 
o email (não tratar, só classificar em uma das pastas abaixo e conforme o fluxograma do David Allen (anexo).

2. Algum Dia: Tudo o que você não irá tratar essa semana.
Assim, tudo o que for de email que você receba e decida que não irá trabalhar com ele na semana, coloque aqui, por exemplo, um projeto a começar, uma demanda futura ou pedido que não tenha urgência.

2. Próximas Ações: Tudo o que VOCÊ tem que fazer e não depende de mais ninguém. 
O objetivo aqui é que o que está nessa pasta deve ser resolvido/conduzido o mais rápido possível, ou seja, é a principal caixa sua, tem tempo? Abra o email e trabalhe nessa lista (sempre do primeiro para o ultimo, TODOS são importantes)

3. Delegados: O que você demandou para alguém.
Quando envio o email, clico no "enviar e arquivar", assim já arquivo direto nessa pasta. Quando recebo a resposta, deleto o antigo e deixo o novo. Sempre que demando alguem por essa pasta coloco um "sinal" no inicio do titulo do email (no meu caso #D), você pode colocar !B por exemplo, assim quando retornar uma resposta e que no titulo esteja o !B, você sabe que trata-se de uma msg que você delegou.

4. Projetos: emails vinculados a um projeto especifica e que não demanda ação, é informativo ou de apoio.

5. Referencias: mesma coisa mas sobre assuntos diversos.
Dica: Tentar ser o mais abrangente possível, sem muitas subpastas.

Após esclarecer e colocar os itens em cada pasta, você tem os seguintes desafios:

a) Esvaziar a caixa de entrada diariamente
b) Deixar a pasta Próximas Ações a mais zerada possível
c) A cada 2 ou 3 dias repassar as "cobranças" da pasta delegados
d) Fazer uma Revisão semanal (a cada semana, claro) 
= revisar a pasta do "algum dia" e trazer para "próximas acoes" as ações que você decidir trabalhar na semana
= revisar emails de projetos e referencias e ver se tem alguma ação a fazer.
= Revisar emails da pasta Delegado

Dica: pegue tudo que esta antigo (mais de 2semanas) na caixa de entrada e coloque em uma subpasta do algum dia. Assim, na revisão semanal,você pode ir aos poucos tratando-se essas Ações.

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