Berandai-andai: kenaikan jabatan/pangkat hemat kertas
Saya berandai-andai bagaimana caranya agar usulan kenaikan jabatan/pangkat tidak perlu menghabiskan banyak kertas.
Pasti sudah banyak yang memikirkan ini, hanya kesempatan yang belum datang jadi sistem masih manual dan bertumpu sepenuhnya kepada kertas.
Pasti banyak juga yang mengusulkan sisfo berbasis web, php dll. Apa itu PHP? Jangan tanya saya. Saya hanya dosen geologi.
Yang saya usulkan bukan sistem canggih, cukup Google Drive atau sistem lain yang mirip.
Berikut skemanya. Diambil di ruang rapat hari Rabu minggu lalu.
Oiya, kalau ada bapak/ibu yang berminat, dokumen saya bisa jadi “kelinci percobaan”.
Usulan ini berangkat dari beberapa hal:
- pengalaman saya sendiri yang saat ini sedang menyusun usulan kenaikan jabatan. Saya selalu bekerja di Google Drive dengan memanfaatkan Google Docs, sebagai antisipasi kemalasan saat harus berpindah-pindah komputer saat mengisi dan memverifikasi data. Bila tiap semester dosen sudah rajin mengupdate rekaman karya dilengkapi dengan alamat onlinenya, apakah juga perlu diprint?
- di ITB, kampus saya, sudah ada sistem online yang memantau kegiatan dosen, dua kali dalam tiap semester. Satu kali di awal semester, dosen wajib mengisi Form Rencana Kegiatan (FRK) selama satu semester. Satu kali lagi di akhir semester, dosen wajib mengisi Form Evaluasi Diri (FED). Isinya tentu saja verifikasi dari FRK, karena pasti ada saja kegiatan yang tidak terlaksana atau bahkan ada kegiatan baru yang tidak terjadual sebelumnya. Form tersebut mirip dengan form tabel usulan kenaikan jabatan. Bila form digital sudah sama “plek” dengan form yang diminta Dikti, apakah masih juga perlu diprint?
- kebutuhan akan versi digital dari dokumen usulan. Saya mengamati bahwa dokumen yang kita print (terdiri dari form tabel usulan, form penilaian dan komentar dari reviewer, dan lampiran-lampiran karya ilmiah), pada akhirnya akan discan menjadi pdf file. Bukankah ini adalah duplikasi pekerjaan. Bila sejak awal kita sudah bekerja secara digital, apakah dokumen masih harus diprint untuk kemudian discan lagi?
- kondisi karya ilmiah saat ini yang sebagian besar (bila tidak boleh dibilang seluruhnya) telah ada di dunia maya. Sebut saja: bila kita menulis makalah untuk jurnal nasional atau internasional, hampir dipastikan media tersebut telah memiliki website. Karya kita pun seandainya diterima, pasti akan tayang di situs jurnal tersebut. Kasus lain, bila kita mengirimkan abstrak atau poster ke konferensi baik nasional maupun internasional. Sama saja, pasti abstrak, poster, slide kita akan berakhir sebagai alamat di jagad internet. Bahkan di banyak kasus telah pula dilengkapi dengan digital object identifier (doi). Dengan kode tersebut, maka makalah kita tidak akan tertukar dengan makalah milik orang lain. Kasus lain, dokumen SK mengajar, SK sidang dll, juga banyak yang telah diunggah ke dalam sisfo arsip surat di universitas masing-masing. Sama juga, dokumen-dokumen tersebut telah berganti nama dengan alamat url http://aaa.bbb.ccc. Bila sudah tersedia online dan semua orang dapat membukanya (bila diberi alamatnya), apakah masih perlu diprint juga?
- saat ini telah banyak organisasi yang memberikan layanan repository online, misal ORCID, Google Scholar Profile, ResearchGate, dll. Kesemuanya menyediakan fasilitas untuk menyimpan karya ilmiah disertasi metadata yang sangat lengkap, plus doi. Jadi yang diperlukan adalah kerajinan kita mengunggahnya. Bila sudah diunggah, apakah juga masih perlu diprint?
Yang saya usulkan di sini bukanlah teknologi canggih. Hanya layanan penyimpanan data online yang memungkinkan admin berbagi folder dan file dengan orang lain. Bukankah sangat sederhana bila folder pengusul hanya dapat dibuka oleh pengusul, dan folder penilai hanya dapat dilihat oleh para penilai. Sang admin 9di tingkat fakultas dan universitas) bertindak selaku pengawas dan wasit.
