Dicas para facilitar uma Inception remota

Recentemente, tive o desafio de facilitar uma Inception remotamente para alinhar o time sobre um novo produto que será concebido por eles. Digo desafio, pois presencialmente já demanda bastante energia das pessoas envolvidas nas atividades e eu ficava pensando: “como fazer isso através de uma tela de computador?”

Inception é um workshop dividido em várias etapas e atividades que irão direcionar a equipe na construção do produto/serviço ideal.

A sinergia entre as pessoas é que faz o sucesso das Inceptions. Para isso, segui algumas atividades do método Lean Inception, do Paulo Caroli. Preparar o ambiente para fomentar essa sinergia foi fundamental para que saíssemos da concepção com todos entendendo o que faríamos nos meses seguintes.

1ª Dica: Escolha uma ferramenta de quadro branco virtual

Como remotamente não temos nossas paredes e nossos amados post-its para anotar as ideias, usar uma ferramenta que simule esse ambiente colaborativo é fundamental. Atualmente existem duas ferramentas on-line que fazem bastante sucesso entre os agilistas, o Miro (que eu adoro) e o Mural. O legal é que, mesmo após fechar a janela do navegador, as informações permanecem salvas, podendo ser consultadas a qualquer momento.

Link do Miro: https://miro.com/

Link do Mural: https://www.mural.co/

2ª Dica: Prepare os cartazes das atividades

Presencialmente, nós preparamos os flipcharts das dinâmicas. No quadro branco virtual o mesmo deve acontecer. Você pode fazer manualmente seus próprios cartazes ou fazer o download de algum modelo pronto. É importante também fixar esses cartazes no quadro branco para que, quando as pessoas mexerem nos post-its durante as atividades, eles não se movam tirando da ordem as coisas.

Eu sempre uso os seguintes cartazes: https://www.caroli.org/cartazes-lean-inception-2/

3ª Dica: Utilize uma ferramenta de sala virtual

Com o quadro branco preparado com os cartazes, é hora de escolher uma ferramenta para se comunicar com o time. Existem várias ferramentas que permitem videochamadas em grupos, onde é possível enviar o convite para acessar uma sala de reunião virtual e permitir que pessoas de outras organizações fora da sua entrem nessas salas. As mais utilizadas pelas empresas são o Zoom, Microsoft Teams, Cisco Webex e Google Meet. Algumas empresas utilizam o Skype, mas o pessoal reclama bastante dele.

4ª Dica: É hora de reunir o time

Com tudo pronto, reúna as pessoas na sala virtual criada, no horário marcado e compartilhe a tela para explicar as atividades da Inception. Algumas pessoas preferem olhar a sua tela e pedir para você anotar no post-it as ideias, outras preferem acompanhar no seu próprio computador e anotar pessoalmente as ideias. Por isso, não esqueça de compartilhar o link do quadro branco da Inception com os colegas.

5ª Dica: Faça pausas

Ficar sentado na frente do computador por oito horas direto não é saudável para ninguém. Como estamos todos conectados virtualmente, e para que não haja desconforto, é importante fazer pausas a cada uma hora ou conforme o time combinar. Algumas empresas enviam kits com lanchinhos para a casa de cada integrante do time. É válido verificar se sua empresa dispõe de orçamento para isso, já que o coffee-break das Inceptions sempre foi um momento de relaxar as ideias para melhorar o foco. Quem é que não trabalha feliz de barriga cheia? rsrsrsrs

6ª Dica: Faça a consolidação

Após finalizar o workshop Inception, que pode durar de dois até cinco dias, marque uma nova sala virtual e convide todos os stakeholders envolvidos no projeto para apresentar os resultados da concepção. É legal fazer uns slides com as informações sintetizadas para apresentar esses resultados. Para quem não conseguir participar da consolidação, você pode enviar esse material por e-mail depois.

Espero que essas dicas simples te ajudem a facilitar uma Inception de forma leve e tranquila. E lembre-se! Fique em casa (se puder), lave as mãos e evite colocar as mãos no rosto. Até a próxima! ;)

Para saber mais sobre Lean Inception acesse: https://www.caroli.org/livro/lean-inception/