Come ho (semi)automizzato l’impaginazione di un catalogo
Con l’ausilio di un foglio di calcolo, la generazione di una font e il Data Merge di InDesign, ho notevolmente ridotto il tempo necessario per impaginare un catalogo con più di 1000 prodotti
Trovandomi di fronte alla necessità di impaginare un catalogo composto da più di 1000 prodotti (nello specifico il catalogo di un rivenditore di cappelli ed altri accessori), ho necessariamente dovuto trovare degli artifici che mi permettessero di farlo in modo non tradizionale.
Ero a conoscenza di alcuni plug-in per InDesign che già dai nomi sembrano creati proprio per quello (EasyCatalog, InCatalog, Pagination), ma dopo una rapida valutazione li ho esclusi perché piuttosto complessi e relativamente costosi se acquistati per fare un solo lavoro.
Dall’altra parte conoscevo anche i limiti del Data Merge di InDesign (Stampa Unione nella versione italiana), che non permette di fare layout multipli nello stesso documento né di definire delle condizioni per mostrare o meno alcuni elementi.
In questo articolo, riassumo i passaggi che mi hanno permesso di impaginare un catalogo di 316 pagine in un tempo accettabile.
Sommario (o una somma di piccole cose)
- La struttura dei dati
- Il progetto grafico
- Il foglio di calcolo
- Generazione di una font con i simboli
- Data Merge in InDesign
- Editing
- I limiti superati e quelli insuperabili
1. La struttura dei dati
Per ogni articolo viene mostrata una serie di informazioni di natura diversa.
- testi
- foto
- qr-code
- simboli (ad un colore)
- bandiera (a più colori)
Sebbene i testi, il qr-code e le foto siano più o meno facilmente gestibili con le funzioni di Data Merge di InDesign, i simboli e la bandiera italiana richiedono degli espedienti che vedremo più avanti.
Alcune informazioni sono sempre presenti (l’ID, la descrizione, i materiali, il qr-code, la foto principale), altre sono facoltative (il simbolo per gli assortimenti, la bandiera italiana), altre ancora possono comparire in numero variabile (i simboli delle peculiarità, le varianti colore).
2. Il progetto grafico
La struttura della pagina è molto semplice: il formato A4, una volta definiti i margini, è diviso in 3 righe e 2 colonne, in modo da ricavarne 6 moduli. Due moduli orizzontali possono essere uniti per formare uno spazio doppio e quattro moduli adiacenti per formare uno spazio quadruplo.
In questo modo è possibile mettere in risalto alcuni articoli assegnando 2 o 4 spazi a seconda dell’importanza che il committente vuole dare ad ogni articolo. Gli spazi più grandi verranno inoltre assegnati in automatico tramite il conteggio delle varianti colori. Se il numero delle varianti colore è maggiore di 5 c’è bisogno di uno spazio doppio. Se è maggiore di 11, c’è bisogno di uno spazio quadruplo.
All’esterno della gabbia, nel piè di pagina, si trova il nome della categoria (inserito solo una volta nella pagina mastro e gestito come variabile di testo) ed il numero di pagina. Sul taglio, la rubricatura con i colori che identificano le quattro sezioni permette di saltare velocemente da una sezione all’altra.
Per i caratteri tipografici ho scelto un graziato ed un bastone in pesi diversi. Il carattere principale è Valnera di Riccardo De Franceschi (CAST Foundry), un graziato a basso contrasto con delle particolari terminazioni angolari. Sebbene esprima al meglio le sue caratteristiche in dimensioni display, è inconfondibile se usato per i testi correnti e mantiene un’ottima leggibilità anche in corpi inferiori ai 6pt. Il bastone è Mrs Eaves Modern di Zuzana Licko (Emigre) ed è usato per l’ID, i titoletti e le testatine.
3. Il foglio di calcolo
Per avere una panoramica completa degli articoli e quantificare il numero di pagine, anche per lavori assai meno complessi di questo, ho l’abitudine di riportare i dati in un foglio di calcolo. A maggior ragione credo che per un lavoro come questo sia indispensabile. Per questo catalogo l’ho fatto su Google Sheets, in modo che anche il committente ed altri collaboratori potessero accederci per il completamento e la revisione dei dati. Questa è una copia ridotta e anonimizzata del foglio che ho usato.
Dal gestionale del committente ho ottenuto dei file .csv (comma separated values) composti da una serie di colonne (codice, descrizione, materiali, colori, misure, peculiarita…) che ho successivamente importato in Google Sheets.
È meglio evitare le lettere accentate nei nomi delle colonne per non avere problemi con il Data Merge di InDesign
Il catalogo è diviso in quattro sezioni (uomo, donna, bambino, ombrelli) riportate in quattro fogli dello stesso documento, a loro volta divise in categorie di prodotti (baseball, berretti, coppole, cuffie…).
L’importazione dei valori dal .csv in realtà è solo una piccola parte del lavoro svolto sul foglio di calcolo. In seguito ho aggiunto numerose colonne per poter gestire i simboli abbinati alle peculiarità, il qr-code, la foto principale ed altre informazioni che non vengono mostrate nel catalogo ma che sono utili per la fase preparatoria, come il conteggio delle varianti colore, le pagine mastro da assegnare, il numero di pagina corrispondente sul catalogo.
I valori multipli nelle colonne materiali, colori e misure sono separati da barre verticali, così da poterli individuare e sostituire in InDesign con delle interruzioni di paragrafo o di colonna. Per fare in modo che le barre verticali siano evidenziante con un colore diverso, Alex Ivanov ha scritto un apposito script.
Per popolare le caselle di controllo delle peculiarità (fibre naturali, interno in pile, elasticizzato…) ho usato una formula che controlla se nell’omonima colonna peculiarita è presente lo stesso ID.
=IF(IFERROR(SEARCH(“26”;$G2);0);TRUE;FALSE)La stessa cosa avviene per la bandiera che identifica il Made in Italy e per i simboli dei colori e delle misure assortite.
Un’ulteriore formula controlla per ogni riga quali caselle sono spuntate e concatena delle lettere che, vedremo in seguito, permetteranno di mostrare i simboli delle peculiarità.
=CONCATENATE(IF(O2;”n”;””);IF(P2;”i”;””);IF(Q2;”h”;””);IF(R2;”t”;””);IF(S2;”x”;””);IF(T2;”e”;””);IF(U2;”l”;””);IF(V2;”d”;””);IF(W2;”a”;””);IF(X2;”u”;””);IF(Y2;”p”;””);)Anche la generazione della url verso la quale punterà il qr-code avviene tramite la concatenazione di due stringhe di testo. Affinché InDesign generi correttamente il qr-code, il nome della colonna dovrà iniziare con il simbolo # e l’indirizzo dovrà essere preceduto dalla stringa URL:.
=CONCATENATE("URL:http://www.dominionascosto.it/prod/";E2)Revisione dei dati da parte del committente
A questo punto il committente accede al foglio di calcolo e sceglie quali articoli mettere in evidenza assegnandogli 2 o 4 spazi. È importante che l’ultima pagina di ogni categoria non risulti parzialmente vuota, per questo il committente fa riferimento alla colonna spazi vuoti sull’ultima pagina ed interviene affinché sia minore di 4. Tramite la formattazione condizionale, tale valore è evidenziato in rosso finché non è minore di 4.
Gli spazi da 2 e da 4 vengono precedentemente assegnati in automatico tramite il conteggio delle varianti colore.
=IF($J2<=5;1;IF($J2>11;4;2))Riordinamento degli articoli e assegnazione delle pagine mastro
Data la struttura del layout, è necessario riordinare gli articoli affinché si incastrino nelle pagine. Ad esempio due articoli che occupano 4 spazi non possono essere consecutivi perché non entrerebbero su una pagina che ha 6 spazi, così come è necessario che gli spazi singoli vadano sempre in coppia. Vanno quindi riordinate alcune righe per fare in modo che la somma degli spazi di ogni gruppo, che poi rappresenterà una pagina, sia sempre 6.
Dopodiché ad ogni pagina viene assegnata la corrispondete mastro tra le 12 possibili combinazioni.
Esportazione dei dati
Ultimato il lavoro sul foglio di calcolo, i dati vengono esportati in un formato compatibile con il Data Merge di InDesign. Visto che nel campo descrizione possono esserci delle virgole, invece del formato .csv (comma separated values) ho usato il formato .tsv (tab separated values).
Ma prima di esportare i valori va applicato un filtro sulla colonna spazi. Infatti avremo bisogno di tre base dati per poter ripetere la stampa unione degli spazi da 1, da 2 e da 4.
Attenzione perché in Google Sheets il filtro ha effetto soltanto sulla visualizzazione. Per esportare solo le righe filtrate, è necessario copiare le celle ed incollarle in un nuovo documento.
4. Generazione di una font per i simboli
Per poter automatizzare l’inserimento dei simboli, ho creato un’apposita font. Dopo aver disegnato i simboli in Illustrator, li ho incollati in Glyphs Mini.
In questo modo i simboli verranno gestiti in InDesign come comuni elementi di testo, con il vantaggio di poterli facilmente posizionare e formattare.
Per colorare i simboli, ho prima creato un stile carattere per ognuno nel quale viene definito il colore, e poi un’unico stile paragrafo chiamato peculiarità nel quale vengono definiti tanti stili GREP per quanti sono i simboli. Nel momento in cui viene trovata una determinata occorrenza, viene associato il corrispondete stile carattere. Alla n verrà associato lo stile carattere fibre naturali, alla e lo stile elasticizzato e così via.
5. Data Merge in InDesign
Finito il lavoro sul foglio di calcolo e preparata la font per i simboli, si passa su InDesign per generare tramite il Data Merge i blocchi degli articoli che in seguito verranno assemblati nell’impaginato finale. Non mi dilungherò su tutti i passaggi necessari per completare il Data Merge perché non è lo scopo di questo articolo. In rete si trovano risorse in abbondanza sull’argomento, come questo tutorial dettagliato di Stefano Bernardi.
Il template da 1 spazio con tutti i segnaposto inseriti si presenta in questo modo.
Analizzando il template si riconoscono immediatamente due blocchi di testo, quello principale che inizia con l’ID e quello delle varianti colore in un riquadro a cinque colonne. Poi ci sono altri due blocchi di testo sulla destra: quello che inserisce l’eventuale simbolo degli assortimenti e quello che permetterà di mostrare la bandiera italiana. Essendo questo un elemento a più colori, andrà gestito in modo diverso dagli altri simboli che verranno inseriti attraverso la font precedentemente creata. In seguito vedremo con quale espediente è stato raggiunto il risultato.
Una volta verificato con l’anteprima che tutto funzioni, si avvia il Data Merge che genererà un nuovo documento che conterrà tante pagine per quanti sono i record. La stessa operazione andrà ripetuta per i blocchi da 2 spazi e da 4 spazi. Ottenuti i tre documenti si passerà ad assemblarli in quello che sarà l’impaginato finale.
1 spazioAssemblaggio dei blocchi nell’impaginato finale
Su quello che sarà il documento InDesign con l’impaginato finale, creeremo tante pagine per quante sono quelle calcolate nel foglio Google. E prendendo come riferimento la colonna mastro del foglio Google, assegneremo le pagine mastro seguendo la stessa sequenza.
A questo punto, si tratterà di copiare ed incollare i blocchi dai tre documenti multipagina precedentemente ricavati dal Data Merge seguendo come ordine il numero evidenziato in rosso, che poi sarà eliminato.
6. Editing
Una volta assemblati tutti i blocchi da 1, 2 e 4 spazi nell’impaginato finale, è possibile con due query di ricerca sostituire le barre verticali che separano le voci degli elenchi materiali emisure con un’interruzione di paragrafo (^p) e quelle dei colori con un interruzione di colonna (^M), in modo da disporre il nome di ogni colore sotto ad ogni riquadro. Per identificare uno o l’altro elenco, si restringe la ricerca tramite il corrispondente stile paragrafo.
L’espediente per mostrare (o meglio nascondere) la bandiera
Come anticipato, la visualizzazione della bandiera italiana va affrontata diversamente dagli altri simboli, che sono monocromatici e quindi sono gestiti come normali elementi di testo attraverso la font personalizzata. A meno di non ricorrere ad uno dei formati ancora poco diffusi e supportati, non è possibile ottenere elementi a colori da una font.
Non avendo il Data Merge di InDesign la possibilità di definire una condizione per visualizzare o meno un elemento, è stato necessario ricorrere ad un espediente. La bandiera viene coperta da un rettangolo bianco qualora non fosse prevista. Sopra alla bandiera è posizionato un riquadro di testo che rimarrà vuoto se il prodotto è fatto in Italia, altrimenti conterrà un rettangolo bianco, ottenuto tramite la lettera b della font personalizzata, che coprirà la bandiera sottostante. Una soluzione poco elegante ma che funziona alla perfezione.
7. I limiti superati e quelli insuperabili
Quando ho iniziato a lavorare su questo catalogo non immaginavo fino a che punto potessi spingermi con le funzioni del Data Merge. Sapevo che avrei potuto facilmente importare i dati testuali e già così avrei risparmiato molto tempo e azzerato il rischio di errori. Confidavo anche che, a suon di tentativi, sarei riuscito a generare i codici qr-code e a collegare le immagini.
Riuscire ad automatizzare l’inserimento dei simboli e della bandiera italiana invece non era prevedibile, e soltanto trovandomi di fronte a questi nuovi ostacoli è scaturita la necessità di trovare soluzioni insolite.
Nonostante tutto, resta ancora molto lavoro manuale da fare che non sono riuscito a ridurre. L’inserimento delle foto delle varianti colore è impossibile da automatizzare senza uno dei plug-in citati all’inizio. E l’assemblaggio dei blocchi nel documento finale è assai lungo e richiede particolare attenzione affinché siano posizionati correttamente. L’uso delle guide magnetiche facilita l’operazione ma non impedisce eventuali errori, soprattutto quando va fatto mille volte.
Continuerò quindi a sperimentare nuovi approcci e a testare nuovi strumenti nel tentativo di eliminare, o almeno ridurre, tutte le operazioni ripetitive.
