«Сделай это завтра»: управление временем по Марку Форстеру
Название книги звучит провокационно, но соответствует содержанию. Марк Форстер, американский тайм-менеджер и автор теорий по личной организации, в самом деле советует отложить дела на завтра. Нужно только следовать правилам, чтобы действительно управлять временем, справляться с задачами и оставаться продуктивным.
Как всё успеть, откладывая на завтра
- Собрать непрочитанные email, домашние дела, открытые задачи и другие «хвосты» в один список и убрать с глаз долой.
- Записывать задачи, которые валятся за день, и браться за них только на следующий день. Схожие дела выполнять пачкой: ответить на письма, позвонить, подписать документы. Главное — закрыть весь дневной список заданий.
- Важно записывать каждую задачу — даже ответ коллеге в Скайпе. Если задание срочное и не терпит до завтра, так и быть — фиксируем и разбираемся с ним, но только в промежутке между задачами из списка на день.
- Каждый день первым делом расчищать «хвосты»: не обязательно все сразу, можно этапами. Когда завал разобрали, находим другое занятие — привычку или проект — и начинаем день с него, чтобы поставить на поток.
Чтобы приспособиться к системе Марк рекомендует техники
- Работай над видением. Постоянно спрашивай себя, что и зачем делаешь, насколько это важно и как повлияет на жизнь. Если действие не приносит пользу и противоречит целям, откажись от него и освободи время для чего-то более важного.
- Скажи нет многозадачности. Фокусируешься на каждой задаче и не отвлекаешься на другие, пока работаешь над ней. Одно дело за раз, часто и по-немногу.
- Установи границы. Выдели час на текст, два часа на отчёт — и переключайся, как только время истекло. Границы подходят и для выбора дел. Взял задачу — отказался от других. Нельзя полночи тусить в баре и следом вставать в шесть утра на йогу в парке: придётся выбрать.
- Пиши закрытые списки. Не добавляй новые дела в готовый список на день, распредели их на следующие.
- Борись с хаотичностью. Не доверяй задачам, которые создают много шума. Когда коллеги просят бросить всё и тушить пожар, в 90 % случаев они сами проебали сроки, не подумали о других отделах и неправильно спланировали время. Это не твоя проблема. Пожар — задача, которую не сделали вовремя, потому что тушили другой пожар. Правило не работает для пожарников, санитаров скорой и сотрудников службы спасения.
- Берись за несрочные задачи в первую очередь. Дела-молчуны обернутся катастрофой, если забивать на них.
A pseudo-emergency is one that is an emergency only because you have not done it earlier.
- Контролируй. Ведёшь проект или коллега пообещал помочь с данными для текста — контролируй. Фоллоу-ап — наше всё.
- Подписывайся, а не интересуйся. В увлечениях нет ничего плохого. Но до конца люди доводят только те дела, за которые отвечают. Разберись, на что готов подписаться, а на что забивать.
В жизни
Советы выглядт любопытно, но не все пока применимы к моей жизни. Не придумал ситуацию, в которой пригодится такой завет Марка:
День 1: Получаешь письмо.
День 2: Читаешь его, но не октрываешь приложенный файл.
День 3: Берёшься за вложение.
День 4: Если не закончил с ним, дочитываешь.
Тайм-менеджмент — близкая мне тема, поскольку дел хватает, а времени нет. Хочу качать навыки, больше успевать, учиться новому — Coursera, Главред, велосипед. Ещё бы находить время на готовку и прогулки на воздухе с родными и друзьями. Год назад понял, что выгляжу, как дровосек из анекдота про тупую пилу: «Я так занят, что мне некогда жить».
В январе узнал о 12-недельном годе. Если коротко: составляешь список целей на 12 недель, разбираешься, что нужно сделать для их достижения, разбиваешь на этапы. Так проступают планы на месяц, неделю и день — появляется расписание.
С днём сложнее всего — всегда находятся дела, не вошедшие в приоритеты на 12 недель. Система Форстера пришлась кстати. От части задач отказался совсем: под нож попало много рутины, приносившей в лучшем случае 20 % результата. Отключил email-уведомления, вырубаю звук на телефоне, не бросаюсь отвечать на короткие вопросы в мессенджерах, чем, возможно, раздражаю коллег. Но за три недели заметил, что правда успеваю больше.
Самое тяжёлое — случайности. Жизнь в принципе непредсказуема, а у пиарщиков профессия добавляет пару звёздочек сложности: у информационного поля и журналистов своё расписание. Но полагаться только на случайности нельзя: день пропадёт, а по проектам не сдвинешься. Уйти полностью в проекты тоже не выход: хреновый из меня пиарщик, если перестану отвечать журналистам.
Марк предлагает решение. Если утрировать, мозг человека делится на реактивный и рациональный. Реактивная часть отвечает за быструю реакцию: заметишь опасность и спасёшься. Она же заставляет хватать айфон, как только загорится уведомление, и проверять почту каждые пять минут. Рациональный мозг помогает сконцентрироваться, расставить приоритеты и расправиться со сложносочиненными задачами. Чтобы управлять временем, нужно усилить рациональный мозг и контролировать реактивный.
Коммуникатор иногда должен быть реактивным: хороший комментарий или удачная колонка — часто последовательность случайностей и реакций. Поэтому я закладываю время на реактивную работу, когда составляю закрытый список на день. Не пригодилось — не страшно: берусь за задачи из плана на завтра.
Считать полезно
Марк говорит, что эффективный работник знает свою пропускную способность (capacity): сколько дел он в состоянии закрыть за день без потери качества. Три недели я считал, сколько минут уходит на каждую задачу. Это муторно, но помогает точнее планировать день: теперь не отвожу на месячный отчёт час, поскольку знаю, что он съест три. А если начнёт капризничать и виснуть уставший ноутбук, то и все четыре.
Если сбиваешься
Бывает, что срываюсь: забываю, ленюсь, тушу пожар, ловлю простуду, лежу под прессом домашних дел. Когда оглядываюсь на накопившийся ком, чувствую, как подступают депрессия и паника. В такие моменты самое главное — выдохнуть и разобраться, что случилось и как этого не допустить в будущем. А потом задать вопрос, с которого Марк рекомендует начинать каждый проект:
What needs to be done now?
