«Сделай это завтра»: управление временем по Марку Форстеру

Denis Frolov
May 16, 2016 · 5 min read
Image for post
Image for post
Источник — Амазон
Image for post
Image for post
В 2012 году Марк Форстер прокрастинировал в Твиттере: @AutofocusTM

Название книги звучит провокационно, но соответствует содержанию. Марк Форстер, американский тайм-менеджер и автор теорий по личной организации, в самом деле советует отложить дела на завтра. Нужно только следовать правилам, чтобы действительно управлять временем, справляться с задачами и оставаться продуктивным.

  1. Собрать непрочитанные email, домашние дела, открытые задачи и другие «хвосты» в один список и убрать с глаз долой.
  2. Записывать задачи, которые валятся за день, и браться за них только на следующий день. Схожие дела выполнять пачкой: ответить на письма, позвонить, подписать документы. Главное — закрыть весь дневной список заданий.
  3. Важно записывать каждую задачу — даже ответ коллеге в Скайпе. Если задание срочное и не терпит до завтра, так и быть — фиксируем и разбираемся с ним, но только в промежутке между задачами из списка на день.
  4. Каждый день первым делом расчищать «хвосты»: не обязательно все сразу, можно этапами. Когда завал разобрали, находим другое занятие — привычку или проект — и начинаем день с него, чтобы поставить на поток.
  • Работай над видением. Постоянно спрашивай себя, что и зачем делаешь, насколько это важно и как повлияет на жизнь. Если действие не приносит пользу и противоречит целям, откажись от него и освободи время для чего-то более важного.
  • Скажи нет многозадачности. Фокусируешься на каждой задаче и не отвлекаешься на другие, пока работаешь над ней. Одно дело за раз, часто и по-немногу.
  • Установи границы. Выдели час на текст, два часа на отчёт — и переключайся, как только время истекло. Границы подходят и для выбора дел. Взял задачу — отказался от других. Нельзя полночи тусить в баре и следом вставать в шесть утра на йогу в парке: придётся выбрать.
  • Пиши закрытые списки. Не добавляй новые дела в готовый список на день, распредели их на следующие.
  • Борись с хаотичностью. Не доверяй задачам, которые создают много шума. Когда коллеги просят бросить всё и тушить пожар, в 90 % случаев они сами проебали сроки, не подумали о других отделах и неправильно спланировали время. Это не твоя проблема. Пожар — задача, которую не сделали вовремя, потому что тушили другой пожар. Правило не работает для пожарников, санитаров скорой и сотрудников службы спасения.
  • Берись за несрочные задачи в первую очередь. Дела-молчуны обернутся катастрофой, если забивать на них.

A pseudo-emergency is one that is an emergency only because you have not done it earlier.

  • Контролируй. Ведёшь проект или коллега пообещал помочь с данными для текста — контролируй. Фоллоу-ап — наше всё.
  • Подписывайся, а не интересуйся. В увлечениях нет ничего плохого. Но до конца люди доводят только те дела, за которые отвечают. Разберись, на что готов подписаться, а на что забивать.
Image for post
Image for post

Советы выглядт любопытно, но не все пока применимы к моей жизни. Не придумал ситуацию, в которой пригодится такой завет Марка:

День 1: Получаешь письмо.

День 2: Читаешь его, но не октрываешь приложенный файл.

День 3: Берёшься за вложение.

День 4: Если не закончил с ним, дочитываешь.

Тайм-менеджмент — близкая мне тема, поскольку дел хватает, а времени нет. Хочу качать навыки, больше успевать, учиться новому — Coursera, Главред, велосипед. Ещё бы находить время на готовку и прогулки на воздухе с родными и друзьями. Год назад понял, что выгляжу, как дровосек из анекдота про тупую пилу: «Я так занят, что мне некогда жить».

В январе узнал о 12-недельном годе. Если коротко: составляешь список целей на 12 недель, разбираешься, что нужно сделать для их достижения, разбиваешь на этапы. Так проступают планы на месяц, неделю и день — появляется расписание.

С днём сложнее всего — всегда находятся дела, не вошедшие в приоритеты на 12 недель. Система Форстера пришлась кстати. От части задач отказался совсем: под нож попало много рутины, приносившей в лучшем случае 20 % результата. Отключил email-уведомления, вырубаю звук на телефоне, не бросаюсь отвечать на короткие вопросы в мессенджерах, чем, возможно, раздражаю коллег. Но за три недели заметил, что правда успеваю больше.

Image for post
Image for post

Самое тяжёлое — случайности. Жизнь в принципе непредсказуема, а у пиарщиков профессия добавляет пару звёздочек сложности: у информационного поля и журналистов своё расписание. Но полагаться только на случайности нельзя: день пропадёт, а по проектам не сдвинешься. Уйти полностью в проекты тоже не выход: хреновый из меня пиарщик, если перестану отвечать журналистам.

Марк предлагает решение. Если утрировать, мозг человека делится на реактивный и рациональный. Реактивная часть отвечает за быструю реакцию: заметишь опасность и спасёшься. Она же заставляет хватать айфон, как только загорится уведомление, и проверять почту каждые пять минут. Рациональный мозг помогает сконцентрироваться, расставить приоритеты и расправиться со сложносочиненными задачами. Чтобы управлять временем, нужно усилить рациональный мозг и контролировать реактивный.

Коммуникатор иногда должен быть реактивным: хороший комментарий или удачная колонка — часто последовательность случайностей и реакций. Поэтому я закладываю время на реактивную работу, когда составляю закрытый список на день. Не пригодилось — не страшно: берусь за задачи из плана на завтра.

Image for post
Image for post
Марк Форстер хвастается закрытыми списками. Источник — Тайм-менеджмент-саксес.

Марк говорит, что эффективный работник знает свою пропускную способность (capacity): сколько дел он в состоянии закрыть за день без потери качества. Три недели я считал, сколько минут уходит на каждую задачу. Это муторно, но помогает точнее планировать день: теперь не отвожу на месячный отчёт час, поскольку знаю, что он съест три. А если начнёт капризничать и виснуть уставший ноутбук, то и все четыре.

Бывает, что срываюсь: забываю, ленюсь, тушу пожар, ловлю простуду, лежу под прессом домашних дел. Когда оглядываюсь на накопившийся ком, чувствую, как подступают депрессия и паника. В такие моменты самое главное — выдохнуть и разобраться, что случилось и как этого не допустить в будущем. А потом задать вопрос, с которого Марк рекомендует начинать каждый проект:

What needs to be done now?

Image for post
Image for post

Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch
Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore
Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade

Get the Medium app

A button that says 'Download on the App Store', and if clicked it will lead you to the iOS App store
A button that says 'Get it on, Google Play', and if clicked it will lead you to the Google Play store