Caça às Bruxas e Fantasmas

Eliminando processos empoeirados e recuperando zumbis
No filme “Os Caça-Fantasmas”, Peter, Raymond e Egon são professores universitários de parapsicologia e metalurgia. Eles estavam preparados e prontos com sua inovação, uma mochila de prótons que captura ectoplasma, uma trampa para aprisionar e transportar fantasmas, e um receptor de armazenamento. Quando os negócios descobriam que estavam infestados com fantasmas,e viram que isto assustava os clientes, Os Caça-Fantasmas fizeram crescer e muito o seu negócio.

Com o tempo as aplicações, processos, regras vão ganhando poeira sobre as prateleiras da empresa, estão desconexas. O que causa grande aflição sobre seus funcionários e impactam seus clientes, os tornando como “Zumbis” executando e consumindo serviços, só porque eles são assim. Compreender a arquitetura da empresa nos sentido de organização, processos, tecnologia, aplicações, é fundamental para sair a caça dos silos, incoerências, ineficiências, e até em muitos casos, “pac-mans” de dinheiro, que não geram retorno algum.

Muitas empresas empenham esforços genuínos em ampliar as suas condições de criar, comunicar e entregar valor. Porém, em muitos casos, esta iniciativa parte em direção de ações “da porta para fora”. Nada contra. A grande questão é que a maioria delas desconsidera seu potencial interno a ser utilizado nestas construções e, em alguns casos, traz mais problemas de fora pra dentro do que soluções ágeis e contextualizadas. Há muito mais ativos instalados nas organizações do que se pensa. Nesta direção, percebe-se que organizações procuram buscar soluções externas pois
têm pouca habilidade em trabalhar a forma como resolve os seus problemas. Normalmente o que fazem é procurar por culpados. Assim, as pessoas têm medo de arriscar e incorrer no erro. Esse modelo é perpetuado “de cima para baixo” e, além de exorcizar a criatividade, cria um ambiente desagradável na organização, um lugar mal assombrado.

Em contrapartida, os problemas existentes devem ser encarados como uma oportunidade de aprendizado. Ao invés de procurar os culpados, procurar as causas raiz para, de fato, solucioná-las. Com esta mentalidade, as pessoas se sentem mais à vontade para criar e aprender. Embora existam um bom número de elementos possíveis de serem abordados, alguns são críticos e merecem a atenção pois, ao serem trabalhados, podem aumentar consideravelmente a possibilidade de melhorias substanciais apenas olhando o “fazer interno” da empresa.

Redução dos silos: enquanto cada setor pensar apenas no seu âmbito, a transformação não ocorre nem se forçar a porta. Muitas empresas são incapazes de fazer com que seus setores se comuniquem e cooperem para um objetivo em comum, o sucesso do negócio. Normalmente, os silos se manifestam onde não há preocupação com a comunicação efetiva ou com a manutenção da cultura organizacional.

Identificação e melhoria de processos: a gestão de processos preza pela interação sinérgica entre as diferentes atividades que são desempenhadas por uma empresa, considerando múltiplas áreas. Neste sentido, é importante ter em mente que a busca pela melhoria deverá considerar que os processos podem ser otimizados, criados novos, mas também eliminados, reconfigurados, na maioria das vezes.

Redução da verticalização: a verticalização excessiva em diversos momentos dificulta e desgasta certos processos, inclusive os relativos à inovação. Este modelo gera dependência da liderança forte no topo. Se a gestão é fraca, todas as estruturas hierárquicas podem sofrer por uma má decisão tomada pelo superior. Na horizontalização, os colaboradores tornam-se mais motivados pois não há tanta burocracia na administração dos problemas, sob os quais podem determinar tempo e modo com os quais lidam com o desafio.

Atuação multidisciplinar e transdisciplinar: a transformação digital demanda um esforço coletivo e integrado de toda a organização. Neste sentido, encontra menor atrito em organizações que atuam privilegiando a abordagem de projetos fluidos, com visão sistêmica e orientados para reconhecer a importância de cada elemento gerador de valor nos processos, bem como valorizando as experiências e o conhecimento resultante destas interações, mesmo diante da heterogeneidade.

Manter a casa limpa e de acumulação de “coisas”, além de enxugar a máquina, permite encontrar artefatos que já não eram mais lembrados, como dados, a possível correlação destes dados, aplicações que podem ser consolidadas, eliminadas, ou substituídas por plataformas e SaaS (Software as a Service). Os insights nesse processo de caça as bruxas e fantasmas permite a organização questionar sob a ótica de valor e foco nos clientes, o que de fato é importante e o que é mandatório, e como pensar de forma diferente sobre estes aspectos buscando eficiência e inovação dentro do seu ecossistema.


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Feito com ♥ por Richard Hechenbichler e contribuições de Gustavo Schmal, Mario Flores Neto, Leo Diniz Treulieb.

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