Dicas para reduzir o tempo para encontrar o documento na empresa

Se você trabalha com arquivo físico, muitas vezes já deve ter se deparado com a seguinte situação: precisamos da nota X do mês de março de 2002. E agora, quem vai até a sala do arquivo em busca do documento?

A ação seguinte é desprender uma pessoa de sua função para ir até o arquivo, que normalmente é um local abarrotado de caixas e com acúmulo de ácaros, onde a procura levará um bom tempo e alguns espirros para os alérgicos de plantão.

Tudo isso gera muitos transtornos, só o tempo que leva até encontrar o documento, o qual muitas vezes não está no local correto, já é um grande desperdício.

Seus documentos à um clique de distância!

E se todos os documentos estiverem ao alcance de um clique, com uma busca rápida e de fácil acesso?

Isso é possível com a digitalização e gestão eletrônica de documentos.

A digitalização combinada com a organização eletrônica dos documentos possibilita agilizar processos, aumentar a produtividade, reduzir custos com o armazenamento físico dos documentos, ter a informação disponível e compartilhada a qualquer momento e com segurança.

Você pode optar por organizar seus documentos em uma pasta no seu computador e então compartilhar com os colaboradores de sua empresa, ou pode utilizar um software gestor de documentos que é concebido exatamente para esta necessidade.

E aquele documento que antes demorava tanto para ser encontrado, agora é só fazer uma pesquisa e pronto, em alguns segundos você terá ele na tela do seu computador, sem precisar ir até a sala do arquivo para encontrá-lo e nem para devolvê-lo.

Este tipo de situação também ocorre na sua empresa? Fique à vontade para relatar sua experiência!

Quer saber mais? Entre em contato conosco: (45) 3264–2037. www.digitaldoc.com.br

Autor: Jane de Araújo Manenti. Gerente Administrativo/Financeiro na Digitaldoc Software.