Gestão inadequada dos documentos
Você consegue encontrar rapidamente o documento de um cliente quando precisa dele? Ou é sempre um transtorno para encontrá-lo em meio a tantos papéis na sala do arquivo? A gestão inadequada dos documentos em uma organização pode gerar muitos transtornos!
Por exemplo, quando não se tem um único responsável pelo acervo, geralmente todos os colaboradores tem acesso irrestrito ao arquivo e por consequência qualquer um pode pegar um documento quando quiser e guardar onde achar melhor. Dessa forma realmente não tem como manter os documentos organizados e até arquivos importantes podem acabar sendo extraviados!
Problemas da gestão inadequada dos documentos
Além do stress de não ter encontrado o documento rapidamente, uma gestão inadequada dos documentos pode gerar mais transtornos do que se imagina: extravio de documentos importantes, perca de tempo (e dinheiro) para encontrar documentos, perda de todo o acervo (em um incêndio por exemplo). Pode também acabar afetando o bom atendimento ao cliente e a produtividade.
Sem falar nos custos com aluguel de espaço físico para guardá-los ou com a compra de arquivos de aço, além do espaço ocupado inutilmente pelos papéis dentro da sua própria empresa.
Um problema que tem solução!
Como todo bom gestor que se preocupa com a produtividade você talvez se pergunte: nesses tempos modernos, com tanta tecnologia disponível, será que não há uma forma de simplificar a gestão dos documentos e agilizar esse processo assim como tantos outros que já são mais produtivos? Ou pior, quanto tempo e dinheiro estou perdendo com isso? Será que outras empresas têm esse mesmo problema também?
Se isso te deixa mais tranquilo, essa não é uma dor unicamente sua. Vários gestores também sentiram essa mesma necessidade e já estão gerenciando os documentos de uma forma mais eficaz, armazenando todos em meio eletrônico e até utilizando sistemas de gestão eletrônica de documentos.
Tenha o documento na tela do seu computador
Adote também a gestão eletrônica de documentos na sua empresa e comece agora mesmo a ter os benefícios que uma gestão eficaz dos arquivos proporciona. Na próxima vez que precisar dos documentos de um cliente você precisará apenas fazer uma pesquisa, ou ir na pasta do cliente e pronto, o documento estará na tela do seu computador!
Acompanhe dicas para melhorar a gestão de documentos no blog do documento! E fique a vontade para compartilhar sua experiência conosco pelos comentários, e caso tenha alguma dúvida fale com um dos especialistas da Digitaldoc pelo telefone (45) 3264–2037, ou visite nosso site.
Autor: Silvane Gass. Gestora da Qualidade na Digitaldoc Software Ltda.
