Informação garante o sucesso da negociação

Muitas vezes em nosso dia a dia, seja em uma negociação comercial ou em um simples contato com o cliente, necessitamos de informação de forma rápida e precisa. Obter a informação no momento exato e com precisão pode ser o diferencial para o sucesso da negociação.

Com a digitalização e o armazenamento eletrônico dos documentos, sua busca fica muito mais ágil e de fácil acesso.

Em uma negociação por telefone por exemplo, você poderá consultar todos os documentos do cliente com apenas uma busca, não sendo necessário finalizar a ligação e retornar depois, influenciando diretamente na deliberação imediata do assunto.

Evite erros de comunicação e garanta a negociação

Uma grande dificuldade, seja em empresas de pequeno, médio ou elevado porte é garantir que a informação circule de forma correta e clara, para que ao final da operação o resultado seja o esperado. Compartilhar a informação com a ajuda de um software especializado em gerenciamento eletrônico de documentos, pode evitar erros de comunicação e por conseguinte a perca ou desvio da informação.

Quando gerenciamos a informação de forma padronizada e controlada melhoramos nossos processos. Se alguém por ventura necessitar faltar ao trabalho ou se uma máquina der problema, não ficamos refém desse conteúdo que estava centralizado em uma apenas uma pessoa.

Manter esse histórico do cliente, pode evitar equívocos futuros em novas transações. Também em casos onde o responsável não esteja presente ou por ventura tenha se desligado da empresa, a informação do que foi acordado estará disponível e de fácil acesso a qualquer um que possa assumir essa negociação.

Controle de acesso a Informação.

Dentre outras vantagens, manter a documentação em um sistema específico de gestão, possibilita controlar o nível de acesso a Informação. Planilhas, contratos, propostas comerciais, declarações ou qualquer outro documento, pode ser editado ou apenas consultado pelo usuário conforme sua necessidade e suas permissões no documento.

Também é possível consultar as versões atuais e anteriores do documento, em casos em que o mesmo tenha sofrido alguma alteração ou atualização no decorrer do processo.

Ter o controle da Informação é um ponto estratégico que pode garantir o sucesso de uma negociação.

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Autor: Jane de Araújo Manenti. Gerente Administrativo/Financeiro na Digitaldoc Software.

Postado inicialmente no Blog do Documento.