Message Context System

Ancora oggi lo strumento per comunicare più utilizzato nelle aziende è la posta elettronica. Si proprio lei, la nostra cara “vecchia email” gioie e dolori di molti dipendenti.

Trovare decine di email da leggere, nella propria casella di posta, può far perdere molto tempo, anche perché molte sono li per eccesso di scrupolo da parte di chi le ha inviate, tanto una email in più non fa mai male :).

Questo spam a fin di bene è principalmente un problema organizzativo e gli effetti dannosi di tale pratica sono direttamente proporzionali alla dimensione delle aziende stesse.

Occorrerebbe forzare le persone a pensare prima di inviare una mail, rispondendo a domande del tipo:

Qual è il contesto informativo a cui è rivolta questa mail?

Rispondere a questa domanda non è semplice, per questo ho iniziato a lavorare ad una progetto software il cui obiettivo è quello di migliorare il modo di comunicare dentro una organizzazione.


L’idea di base è quello di contestualizzare il messaggio, in modo che il mittente possa inviarlo senza dover dichiarare esplicitamente i diretti destinatari, ma piuttosto di indicando di cosa tratta il messaggio che vogliamo inviare.
Un messaggio così fatto sarà spedito ad un servizio software il quale, in base alle informazioni in suo possesso, deciderà chi sono i destinatari.

Un esempio può chiarire l’idea:

from: Antonio Di Motta
to: <orgname>.process.new
message body:
La presente è per informarvi che è stata rilasciata una nuova normativa aziendale per la gestione delle stampanti…

Il servizio software avrà a disposizione un indice interno del tipo:

<orgname>.process.* => employee1, employee2
<orgname>.process.new => employee3
<orgname>.process.change => employee4
…….

Dopo aver consultato l’indice, il messaggio verrà inoltrato ad employee1, employee2 e employee3, ma non ad employee4 in quanto risulta interessato solo ai cambiamenti dei processi aziendali già presenti.

Un software di questo tipo può essere classificato come Message Context System (MCS) e garantisce l’invio solo dell’email necessarie, in quanto costringerebbe gli autori a riflettere su quale sia l’ambito informativo da considerare e di conseguenza imporre una organizzazione alle comunicazioni interne.

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