¿Por qué documentar el diseño? Caso Bancolombia — parte 1

En el equipo de Diseño de Experiencia de Bancolombia la documentación de diseño hace parte de nuestras buenas prácticas y es el pan de cada día entre los equipos de diseñadores visuales, esto nos ha permitido trabajar en conjunto con un objetivo en común: crear experiencias que sean atractivas, intuitivas y coherentes.

Ya sea que estemos diseñando una aplicación móvil, un sitio web o cualquier otro producto, la documentación es una práctica obligatoria e innegociable para nosotros dentro del proceso de diseño.

Es por eso que queremos contarte cómo abordamos el proceso de documentación, nuestra experiencia y aprendizajes, pero sobre todo cómo desde el mundo de los diseñadores y los desarrolladores trabajamos juntos para garantizar que nuestros productos sean correctamente construidos y lleguen oportunamente a nuestros clientes.

Antes de empezar quizás te estés haciendo las preguntas: ¿un diseñador visual documentando?, ¿un diseñador no solo debería diseñar y ya?, ¿en serio es necesario documentar? La respuesta es SÍ, el rol dentro de la organización no solo es diseñar, sino también crear puentes de comunicación para ser claros y efectivos entre lo que diseñamos y lo que esperamos que nuestros equipos de implementación nos entreguen. Entre nuestras prácticas también está el QA visual y el diseño de interacción, pero esos son temas que podemos profundizar en otra publicación.

La documentación nos permite crear especificaciones claras, precisas y comprensibles para todas las personas involucradas en el proceso de diseño, es por eso que la documentación es un elemento bastante útil para futuros diseñadores dentro de la organización, así como para implementadores y otros interesados que estén involucrados en los procesos de diseño.

El arte de la colaboración

Ya que estamos hablando de diseñadores y desarrolladores es importante mencionar que la colaboración entre diseñadores y el equipo de implementación es clave para el éxito de la documentación y del proyecto. Los diseñadores solemos tener ideas creativas, nos esforzamos un montón en crear soluciones de diseño, prototipamos, testeamos con clientes, iteramos, refinamos, creamos MVPs; pero cuando queremos llevar a implementación, el resultado final quizás no cumple con las expectativas iniciales, y por más que la documentación sea robusta y específica, señalar a un responsable podría resultar sencillo (el implementador puede señalar que el diseñador no conoce las capacidades técnicas, mientras que el diseñador puede señalar que el desarrollador no está implementando los diseños tal cual los había suministrado).

Si esto te está sucediendo es quizás porque no te estás comunicando a tiempo con el equipo de implementación, y esto puede que no sea la mejor idea. Nos referimos específicamente a que tus ideas creativas deben ser técnicamente viables y de esta manera el equipo de desarrollo las podrá implementar, y es que para nosotros trabajar en colaboración entre diseñadores e implementadores ha resultado ser clave para identificar posibles problemas tempranamente, comprender las capacidades de las herramientas, comprender cómo funcionan los servicios y resolverlos antes de que se conviertan en un gran problema.

Como el equipo de desarrollo ve al equipo de diseño. Por favor, no permitas que esto suceda.

Aquí quizás te estés preguntando: ¿y cómo involucro a un desarrollador en el proceso de documentación de diseño?, la respuesta no es tan complicada, en Bancolombia si bien los desarrolladores no son los encargados de dar lineamientos de experiencia de usuario, sí tienen el conocimiento técnico que nos ayuda a dar un panorama más específico y realista de lo que queremos diseñar (no se trata de que el desarrollador nos diga qué sí se puede hacer y qué no), pero tener un punto de vista del equipo tecnológico nos ayuda a estar alineados para que la documentación sea clara, especifica y funcional.

Como el equipo de diseño ve al equipo de desarrollo.

Esta es una cruda realidad que aplica en cualquier proyecto de diseño donde estén involucrados implementadores y diseñadores. Los diseñadores creamos experiencias pensando en el cliente (DCU), los desarrolladores crean experiencias basados en tiempos de entrega, calidad del código, capacidades tecnológicas, pruebas, etc. Los dos roles tenemos objetivos que en el papel suenan muy diferentes y es por eso que en Bancolombia nos asegurarnos en estar siempre alineados y estar hablando un mismo lenguaje apuntando a un objetivo en común: nuestros clientes.

El valor de la documentación

Aunque puede parecer que documentar el diseño no representa muchos beneficios, es importante destacar que la documentación puede ser extremadamente valiosa para los equipos de trabajo y para la organización en general. Es por eso que queremos compartirte algunos beneficios que desde nuestros equipos de diseño hemos evidenciado al documentar:

1. Enfocamos a todos los interesados en la misma dirección: un punto de referencia claro y compartido que ayuda a garantizar que todos los diseñadores e implementadores dentro de la organización estemos trabajando hacia el mismo objetivo, reducimos la incertidumbre de confusión o malentendidos y aseguramos que los diseñadores no tengan diferentes interpretaciones sobre un mismo diseño.
2. Aseguramos homogeneidad: nos ayuda a que todos los equipos tanto en diseño como en implementación estemos alineados según los patrones visuales en conjunto con los lineamientos de marca.
3. Mejoramos la comunicación: cuando la información sobre un diseño está disponible en la documentación, los miembros del equipo no necesitamos reunirnos constantemente para discutir pequeños detalles del diseño. Esto puede ayudar a reducir el tiempo perdido en reuniones innecesarias y a aumentar la productividad de los equipos.
4. Ayudamos a establecer un registro histórico: a recordar decisiones de diseño importantes, al mismo tiempo que nos sirve como una referencia para futuros proyectos.
5. Hacemos más fácil la vida de los desarrolladores: la documentación que entregamos desde diseño proporciona especificaciones claras que hacen que el trabajo de los desarrolladores sea más eficiente, esto nos evita errores y malinterpretaciones que pueden resultar muy costosas.
6. QA visual: cuando llega el momento en que el equipo de desarrollo ha implementado nuestro diseño y hace entrega del prototipo funcional, es aquí cuando la documentación se convierte en un recurso fundamental para comparar el diseño vs. lo implementado.

Un lugar para todo

¿Te has sentido alguna vez abrumado o frustrado buscando información en diferentes proyectos, carpetas o correos electrónicos dispersos en varias aplicaciones? En Bancolombia también enfrentábamos este desafío en el pasado. Solíamos trabajar con Sketch y almacenar la información y documentación en carpetas compartidas en la nube, lo que dificultaba la colaboración y la comunicación entre equipos.

Sin embargo, todo cambió cuando centralizamos toda nuestra información en una plataforma pública de consulta y contribución de recursos. ¡Fue un verdadero cambio en el juego! Ahora, gracias a esta plataforma, podemos actualizar la información de forma controlada, trabajar de forma colaborativa en un solo lugar, sin importar el rol que desempeñe cada miembro del equipo.

Si quieres saber cuál es y de qué manera ha impactado nuestro proceso, espera próximamente la segunda entrega de este artículo, donde te contaremos, además, qué incluye una buena documentación, en qué momento hacerlo, cuál es la clave de su éxito y cómo puede ser su modelo de gobierno.

Jorge Armando Trujillo Gomez

¡Hola!, Soy Armando, Visual Design en Bancolombia, con una experiencia de 10+ años. Mi pasión es el diseño visual y como por medio del diseño visual + diseño de experiencia de usuario se logran crear productos y experiencias excepcionales que generen ese “efecto wow”. Siempre persigo calidad, consistencia y agilidad en cada proyecto.