Проблемы с многозадачностью

Хочется задеть такую проблему которая очень актуальна для предпринимателей, IT специалистов или маркетологов — это многозадачность.

Давайте разберем все по пунктам.

Как понять что ты не успеваешь за всеми задачами?

Это странно, но многие люди просто не понимают того что они просто прогибаются под гнетом нерешенных задач.

Первый признак того что у вас проблема многозадачности это то что вы всегда переносите запланированные задачи на завтра. Согласитесь часто бывает что с утра ты себе планируете список задач на день и к вечеру понимаете что 75% как минимум вы переносите на завтра….

Решается все это просто: Во первых правильно планируйте свой день. К примеру возьмем 100% своего времени(не учитывая обеденный перерыв) и разделим его следующим образом:

  • 50% выделяем под большие задачи
  • 20% выделяем под мелкие задачи или задачи которые “очень срочные”
  • 25% времени выделяем на самообучение
  • 5% времени выделяем на отдых

Эта разбивка рабочего времени не подойдет всем, но на мой взгляд такая сегментация является самой удобной для маркетолога или IT специалиста.

Исходя из данной разбивки мы можем себе спланировать утром объем задач, учитывая все срочные, незапланированные таски которые могут вам прийти во время рабочего дня.

Второй момент это то что если вы страдаете многозадачностью то вы часто забываете мелкие задачи.

Да, часто идя домой мы ударяем себя по лбу вспоминая что вас просили что то сделать срочное, но вы потом переключились на более крупную задачу и забыли это сделать. И завтра приходится оправдываться и извинятся….

Советую вам пользоваться стикерами) Серьезно, самые обычные бумажные стикеры помогут вам помнить обо всех просьбах или мелких задачах. Или же попробуйте такие программы как Evernote или Onebox. Это удобно, так как вы можете установить приложения этих инструментов на свой смартфон и ставить в них напоминания. Так как в основном мы все 90% времени ходим везде со своим электронным девайсом то напоминание мы точно увидим)

Третий пункт это моральная усталость от количества работы. В каждой компании бывает очень много задач для работников, и часто вы приходите домой подавленными, вам не хочется ничего делать и вы соответственно, грубо говоря, забиваете на свои задачи и планы.

Здесь выход такой какой описан в выше о планировании рабочего дня. Но хочу написать одну поправку: если вам приходит какая то задача от коллеги с пометкой “Все пропало!! Подгорает!!” то не стоит сразу откладывать все и скорее её выполнять. Я бы советовал закончить ту задачу которая у вас в процессе и уточнить реальные сроки задачи. Как правило работники других отделов хотят что бы их задачи выполнялись как можно быстрее и часто преувеличивают их реальную важность. Поэтому и стоит уточнять детали. В 70% случаев это будет задача которую можно будет запланировать на завтра или даже послезавтра. Таким образом вы будете придерживаться своего запланированного графика и меньше уставать морально.

Четвертый пункт это отвлечение на социальные сети и чаты с друзьями. Я бы сказал что это является “пожирателем” рабочего времени у 70% работников, особенно это касается работников IT сферы. Здесь мой вам совет: поставьте все чаты в скайпе, которые не касаются в режим инкогнито. Сделать это можно вставив в сообщение данного чата эту строку /alertsoff . Эта консольная команда выключит все уведомления чата где вы общаетесь с друзьями и вы будете меньше отвлекатся на них. Что же касается социальных сетей то просто заблокируйте их на своем ноутбуке. Самый простой способ это сделать это попросить своего системного администратора ограничить доступ к социальным сетям так какого то комплексного решения увы нет. Разве что вы будете себя контролировать и пользоваться счетчиком рабочего времени Toggl. Проконтролировав себя пару дней вы увидите реальную картину и поймете куда вы тратите слишком много времени.

Хочется подчеркнуть что все эти методы я опробовал на себе так как сам страдаю проблемой многозадачности и хочу сказать что мне данные методы помогли. Я промониторил 7 дней куда я трачу свое рабочее время с помощью Toggl и увидел что много времени уходит на переписку с друзьями и соц сети (реально 15% рабочего времени я на это тратил). Если честно я этого даже не замечал. После этого я выключил уведомления которые не касаются работы и систематически не сижу в соц сетях(если не нужно по работе, так как я работаю своего рода маркетологом). Это увеличило мою работоспособность. Далее я завел себе привычку в понедельник утром составлять большой чек лист задач которые я должен закрыть на этой неделе и каждый день я сижу и иду строго по нему. Конечно, каждый день ко мне могут обратится 10-ки человек с различными мелкими задачами. Эти задачи я заношу в отдельный чек лист и ставлю deadline когда мне нужно сделать ту или иную задачу. И соответственно я знаю что завтра у меня 2 мелкие задачи которые нужно закрыть и дальше я могу идти по своему основному списку задач. Это реально помогает мне в работе и моя работоспособность выросла примерно на 30%. Советую вам попробовать так же планировать ваше рабочее время.

Спасибо за внимание!