Organizzare un evento. Da dove si parte?

Dove si comincia e cosa c’è da sapere per organizzare un evento? Se c’è una cosa che proprio ci piace sono le liste e gli eventi. Andarci e organizzarli.

Ma da dove si parte per organizzare e gestire al meglio un evento, senza dimenticare tutti i fattori e non andare fuori di testa?

Qui vi diamo un po’ di concetti e le nostre amate liste!

L’evento è uno strumento/medium a cui ogni soggetto-istituzione-brand, può ricorrere per comunicare se stesso, la propria identità, mission, marchio, immagine, intenzione, insomma avete capito no?!! Prima di tutto bisogna partire da un’analisi degli elementi di un evento:

1) Spazio

Si fa presto a dire il luogo in cui si svolgerà l’evento. Ecco un po’ di distinzioni:

– C’è il luogo come spazio scenico e lo spazio rappresentato
– Lo spazio può essere accentrato o decentrato (in quest’ultimo caso è necessario chiedersi se i luoghi sono vicini). Da considerare il nuovo fattore costituito dalla medialità, che può servire per collegare i luoghi. Grazie alla medialità il luogo si dilata.
– Si può essere in presenza di uno spazio interno o esterno,e talvolta possono essere compresenti (pensare a tutte le eventualità)
– È necessario chiedersi se lo spazio di cui ci stiamo occupando ha una storia, un “genius loci”, se è quindi narrativamente connotato, oppure se si tratta di un “non luogo”(Marc Augé)
– Si può essere in presenza di una compenetrazione tra elementi naturali e elementi costruiti dall’uomo: questi ultimi a loro volta possono esser caratterizzati da una finalità specialistica (teatro) oppure da una finalità generica (auditorium)

2) Tempo

E qui potremmo andare avanti per ore… tra pianificazioni varie, pre-durante-post evento.

– C’è una bella differenza tra tempo interno (la durata) e il tempo rappresentato (il tempo a cui si allude)
– È necessario porsi le seguenti domande: quando inizia? quando finisce? esistono delle tappe precedenti e/o successive? si tratta di un tempo continuato o segmentato?
– Come il tempo dell’evento si situa nel calendario complessivo del periodo dell’anno. Va a sovrapporsi ad altri eventi troppo importanti o concorrenti, allora forse è meglio ritagliarsi un altro segmento temporale
– Quali e quanti tempi vengono raccontati nell’evento

3) Testo performativo

– Il testo performativo è quello che succede in uno spazio e in un tempo
– Per comporre un testo performativo è necessario mettere in relazione segni e azioni provenienti da codici differenti (verbale, visivo, uditivo, tattile, olfattivo, gustativo)
– Nel testo performativo assume particolare importanza la PROSSEMICA (E.T. Hall, 1963), ossia la disciplina che studia la comunicazione attraverso l’uso dello spazio
– Le azioni, i segni, i codici sono strumenti funzionali al montaggio del testo performativo, in cui rivestono particolare importanza la musica e la luce

4) Attore

Chi/che cosa è il soggetto dell’azione? È necessario chiedersi qual è lo statuto dell’attore:

– chi è? cos’è?
– qual è la sua provenienza?
– è attivo o passivo?
– in che rapporto è con gli attori e gli spettatori?

5) Spettatore

Il ruolo dello spettatore è sempre attivo, poiché l’integrazione fantastica gioca un ruolo fondamentale durante la fruizione non lasciando spazio alla passività. Da tenere conto che lo spettatore può poi essere fermo, o in movimento. Le azioni dello spettatore sono:

– assistere
– visitare
– partecipare

Queste azioni sono determinanti nella fase di progettazione poiché permettono di rispondere alle domande: quale tipo di azione prevedo? Dove colloco lo spettatore nello spazio? In che rapporto è con gli altri spettatori? Bisogna chiedersi cosa si vuole narrare attraverso quello che si progetta e quale tipologia di risposta ci attendiamo dallo spettatore.

Ecco un po’ di considerazioni di base, imprescindibili prima di partire con la progettazione di un evento.