職場溝通必學|如何降低『溝通成本』

東東
東東
Nov 2 · 5 min read

既然這是篇談降低溝通成本的文章,就不廢話直接進入重點。首先來談談:

什麼是溝通成本?為什麼要降低?

職場中的溝通,你以為只是講講話而已嗎?溝通其實非常消耗時間和精神,除非是傳統製造業生產線,不然以現在愈來愈複雜的各種專案工作,溝通實在占掉很大比例的工作時間。就算只是一個臉書粉專小編吧,要寫什麼貼文、呈現什麼感覺、提供哪些資訊、跟那些部門協作 … 有多少東西要溝通?

但我們的時間是有限的,腦力也是,耗費太多時間心力在溝通上,執行的部分就少了、也沒力氣進修學習了。一定要設法降低溝通所耗費的成本,才能更提升工作效率作出更大的產出。

降低溝通成本,指的是要達到四個目標:

省時間 (變快)

省腦力 (變簡單)

減少情緒勞動 (保持心情平穩)

減少溝通失誤 (不犯錯)

要做到這四個目標,不必是溝通大師,掌握一些基本原則並稍加練習後,大家都能做得到。改變職場環境從自己開始,提升溝通能力 > 降低溝通成本 > 更快樂的工作環境。

先來幾個最基本,應該看過幾篇這主題文章就都會看過的溝通原則:

★ 對事不對人

★ 不用情緒字眼

這不用多解釋,一看就知道是為了目標三【減少情緒勞動】

這部分與其說是原則技巧,不如說偏個人心智成熟度,但還是可以透過練習做到。

接著是溝通最重要的兩個 W

★ WHY — 為什麼要做這次溝通?

★ WHAT — 這次溝通要溝通什麼?

舉例:

因為發現公司最近報價後的成交率變低了 (why),想討論一下報價後的後續追蹤與成交流程是否有要調整的地方 (what)。

因為目前丟需求給我的方式會打斷我的工作流降低效率 (why),想討論一下調整丟需求給我的方式 (what)。

每一次溝通前,務必確認自己能夠回答這兩個問題:為什麼要做這次溝通?這次溝通是要溝通什麼內容?

這可以同時達成很多目的:省時間、省腦力和減少溝通失誤。

接著是第三重要的 W

★ WHO — 針對那個 WHY 和 WHAT,這件事應該找那些人溝通?

很簡單的判斷原則是:這件事跟誰有息息相關?誰會受到最多影響?以及誰有決策權?

這說起來簡單但真的蠻重要的,你不需要每件事都跟每個人溝通,那樣非常消耗團隊整體的溝通成本。只跟對的人溝通,一樣可以同時達成省時間、省腦力和減少溝通失誤。

還有一個常用技巧:★ 在溝通後同步認知、確認結論

這主要是為了減少溝通失誤。再最後確認一次大家對於溝通的結論有共識,或大家都同意沒有共識這也是一種共識。

整理一下目前共提了六個小原則:

★ 對事不對人

★ 不用情緒字眼

★ WHY — 為什麼要做這次溝通?

★ WHAT — 這次溝通要溝通什麼?

★ WHO — 針對那個WHY和WHAT,這件事應該找那些人溝通?

★ 在溝通後同步認知、確認結論

這都是非常非常基本的,沒有任何理解難度,只需要提醒自己與多練習就能做到。

再來我們談談稍微進階一點點的。

隨著專案愈來愈複雜、變動愈來愈快速、要跨的界愈來愈多,溝通內容的複雜度也等比提高,就算掌握了上述六原則,其實溝通還是很花時間,很耗腦力,開個兩場會大概已累癱一天也別想還能再多做什麼工作。

所以接下來要談的部分主要是在針對:

如何更有效地在溝通中達成省時間、省腦力?

講起來還是很簡單,就幾件事:

建立分類邏輯、判斷標準、操作原則

舉例:

到底一件事情算是銷售、公關、研發、還是內部管理? 例如客訴率很高,這牽涉到那些環節?各自要怎麼切?

要建立起幾個主要分類,然後是要怎麼判斷一件事情要歸屬於哪個或哪幾個類? 判斷準則要列出來。

還有更多是各類別之下再各自的判斷標準,例如要怎麼判斷一個新產品要不要開發? 一個廣告要不要投? 投多少? 要不要招聘更多員工? 要怎麼判斷一個員工適任不適任?

以上都是關於判斷,再來是關於操作。

例如當判斷後決定要開發一個新產品,開發新產品時的原則是? 花費多少預算、多常開發時間、是否在大量量產前先在市場實測? 投廣告的原則是? 一個員工超適任或不適任的後續處理原則是?

有分類、有判斷依據、有操作原則,整個溝通就有所依循,而不是天馬行空的任意遨遊。多數人在討論事情的時候都很發散,然後每件事都是特例,每個細節都要鑽研。如果是作藝術品那也許就是得這樣,但一般工作不是作藝術,身為職場底層小螺絲釘,我們其實很忙沒有那麼多時間和腦袋作無止盡的溝通討論。

當討論的是有前例的東西,找出過去的準則原則;

當討論的是沒有前例的東西,先建立準則原則。

當然這個建立準則原則的過程非常花時間,通常會發現非常多的價值與認知衝突,但這是屬於一勞永逸型的溝通。好好溝通幾次把這些東西建立出來,甚至建立出『建立準則的準則』、『建立原則的原則』,那未來真的會輕鬆很多。

而且這些是自己可以帶得走的東西,實際上的那份紙本原則或許到不同公司都不一樣,但這個溝通心法則是綁定於自身,可以跟著自己成為自身專業中的一環,我是覺得非常值得花時間投資在自己身上。

以上,1800字,#降低溝通成本之術 !!

東東

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東東

活動策展 / 數位行銷 / 空間運營 / 社群經營,是一個 NFII 罕病患者。覺得生活與工作的平衡來自做你喜愛的事。好讀書,不求甚解;每有會意,便欣然大食。https://www.facebook.com/neohexwu

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