Sampaikan ke Direktur atau Business Owner perusahaan Anda, kalau BPM maupun otomasinya saat ini begitu penting

Pengantar

Business Process Management atau BPM dapat dilihat dari beberapa sudut pandang atau pengertian. Ada yang memaknai bahwa BPM sebagai sebuah metodologi untuk perbaikan dan peningkatan efisiensi proses, ada juga yang memahami sebagai sebuah pendekatan teknologi untuk melakukan otomasi proses bisnis.

Kedua pendekatan tersebut pada hakikatnya bisa diterima dan dipahami, artinya BPM ini memang menyatukan dua hal menjadi sebuah keilmuan baru dimana orang-orang manajemen bisa berkolaborasi dengan praktisi Teknologi Informasi secara lebih mudah lagi. Sebagai sebuah keilmuan praktis, maka BPM ini menggabungkan metodologi dengan kemajuan teknologi untuk memudahkan pengelolaan aktivitas operasional bisnis.

Perpaduan antara metodologi perbaikan proses dan kemajuan teknologi akan memudahkan untuk membuat sebuah sistem manajemen operasional menjadi lebih transparan, kolaboratif, dan adaptif disamping aspek peningkatan efisiensi serta produktivitas. BPM menawarkan kemudahan dan benefit lainnya bagi perusahaan atau organisasi. Kajian tentang hal ini akan dijelaskan lebih lanjut.

Saat ini penggunaan teknologi dalam menyederhanakan dan mempercepat proses dalam operasional bisnis sudah tidak bisa ditawar-tawar lagi. Siapa yang cepat untuk mengimplementasikannya, maka dia yang akan terlebih dahulu mendapatkan benefitnya.

BPM akan memegang peranan penting masa depan terutama dalam membantu perusahaan untuk mengelola aktivitas operasional bisnis. BPM dapat bertindak sebagai pengubah sebuah permainan bisnis. BPM menyediakan sejumlah manfaat guna mencapai keunggulan kompetitif perusahaan.

Implementasi BPM dalam sebuah perusahaan biasanya dimulai dari level Top Management (Direksi atau C-Level lainnya), selanjutnya bergerak menuju ke bawah hingga menyentuh ke seluruh lapisan karyawan. Kadang implementasi BPM juga bisa dilakukan secara lokal atau bagian tertentu di sebuah perusahaan, tergantung kepada kebutuhan bisnis.

BPM akan membantu pemberdayaan seluruh stake-holder yang berada dalam perusahaan, baik pihak manajemen maupun karyawan, bahkan juga pihak eksternal sekalipun yang terkait dengan perusahaan. Tidak ada bisnis yang bisa berjalan sendiri, mesti membutuhkan kolaborasi dengan pihak-pihak eksternal. Integrasi dan kolaborasi proses antar ekosistem ini akan memberikan dampak yang cukup besar dalam meraih efisiensi tertinggi.

Selanjutnya apa yang mesti disampaikan kepada Direksi atau Business Owner tentang BPM ini?

Idealnya direksi atau C-level lainnya (CEO, COO, CMO, CTO, CFO, CIO, dst), bahkan Business Owner pun sudah sepatutnya memahami dan memperhatikan aspek pengelolaan operasional bisnis: bagaimana tim manajemen sebaiknya menata, mengelola, menjalankan, dan meningkatkan kualitas operasional bisnis baik secara kebijakan maupun eksekusinya secara berkelanjutan. Prinsip Operational Excellence mesti dipahami dengan baik, tidak boleh asal mendesain suatu sistem bisnis yang akan diterapkan di perusahaan.

Pada dasarnya, BPM akan membantu perusahaan untuk memperoleh keunggulan kompetitif melalui beberapa strategi, diantaranya:

1. Peningkatan kualitas layanan dan kepuasan pelanggan.
2. Operational Excellence dan produktivitas.
3. Business Agility, kemampuan perusahaan untuk beradaptasi terhadap perubahan bisnis.
4. Motivasi dan kolaborasi antar seluruh karyawan.
5. Manajemen Risiko.

Yuk bisa disimak apa-apa yang mesti disampaikan kepada Top Management perusahaan agar bisnis bisa bertumbuh layaknya perusahaan korporasi.

1. BPM membantu untuk menetapkan Tata Kelola perusahaan yang lebih baik.

Manfaat utama yang bisa didapatkan dari implementasi BPM adalah berasal dari perencanaan, eksekusi, pengukuran, pembelajaran, dan perbaikan yang berkelanjutan. BPM menerapkan konsep Agility, perubahan untuk perbaikan yang dilakukan secara berulang-ulang tiada henti.

Perusahaan yang baik mestilah mempunyai sebuah tata kelola, aturan, norma, maupun standar lainnya agar memastikan bahwa segala sesuatu yang dikerjakan di perusahaan memang telah sesuai dengan apa yang ditetapkan. Bagaimana mungkin perusahaan tanpa ada tata kelola yang baik bisa mencapai visi perusahaan yang telah dibuat dengan benar? Apakah dapat sebuah perusahaan tiba-tiba bisa menggapai sebuah visi tanpa melalui sebuah proses?

Proses merupakan bagian terpenting dari tata kelola perusahaan. Tanpa adanya proses, maka perusahaan mengalami kebutaan dalam mencapai tujuan. Visi ini mengacu kepada apa yang ingin diraih, sedangkan proses merupakan jalan masuk untuk mencapai visi. Proses akan menjelaskan cara bagaimana sebuah visi akan digapai. Proses berbicara tentang rangkaian aktivitas-aktivitas apa saja yang perlu diatur dan dikelola, tentu saja dengan cara yang paling efektif dan efisien.

Tata kelola perusahaan yang baik mestilah mencerminkan sebuah konsep manajemen modern yang mampu beradaptasi terhadap segala perubahan kondisi bisnis. Konsep serta filosofi Business Agility mesti diperkenalkan kepada pelaku bisnis. Tidak dapat dipungkiri, bahwa tidak ada satupun kondisi bisnis yang ideal, apalagi zaman sekarang yang dikenal ganas terhadap status quo. Siapa yang berbangga dengan kondisi statis saat ini apalagi masa lalu, maka dia akan tergilas dengan sendirinya oleh keadaan yang tak menentu.

Mengingat zaman sekarang sudah berubah seiring dengan perkembangan teknologi dan pemikiran manusia, maka cara menetapkan tata kelola pun juga perlu dilakukan penyesuaian. BPM mempunyai metodologi dalam mengelola aktivitas berbasis proses, yang dikenal dengan Design, Modeling, Execution (Automate), Monitoring, dan Optimization (Improvement).

Metodologi yang diterapkan dalam BPM ini dapat diselaraskan dengan metode lain yang juga mengacu kepada filosofi Agile, misal P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) yang populer di Sistem Manajemen Kualitas (Quality Management System) dan diadopsi oleh berbagai macam industri secara luas. Selain itu metodologi BPM juga identik dengan siklus D-M-A-I-C (Define-Measure-Analyze-Improve-Control) yang dianut oleh Six Sigma.

Seperti pendekatan metodologi lainnya, BPM sebagai sebuah metodologi dapat diaplikasikan ke dunia nyata untuk setiap organisasi atau perusahaan, mulai dari yang terkecil hingga terbesar, dari yang sederhana hingga kompleks, dari pendekatan teknis ke bisnis, dan mencakup semua sektor industri, baik finansial, layanan publik, edukasi, kesehatan, perdagangan, manufaktur, jasa, distribusi, komunikasi, transportasi, real estate, pertanian, perkebunan, gas dan hasil tambang, dan masih banyak sektor lainnya.

Perusahaan dapat mengimplementasikan BPM secara bertahap dan inkremental (meningkat), mulai dari unit terkecil hingga pada akhirnya bisa diadopsi oleh seluruh bagian di perusahaan. Bahkan implementasi BPM juga bisa dilakukan antar ekosistem di luar perusahaan. Idealnya untuk melahirkan ekosistem Business Agility yang baik, maka seluruh entitas organisasi atau bisnis akan saling terintegrasi. Dengan demikian akan didapatkan efisiensi operasional yang maksimal. Layanan antar bisnis akan makin mudah, transparan, dan cepat. Banyak biaya yang akan terpangkas dengan sendirinya dengan adanya integrasi proses.

BPM membantu jalannya pelaksanaan tata kelola maupun kebijakan lain yang dibuat oleh perusahaan. Mekanisme eksekusi proses akan mudah ditetapkan dengan menggunakan otomasi proses bisnis. Saat ini relatif cukup banyak teknologi yang bisa digunakan untuk otomasi proses bisnis secara sederhana dan cepat jika dibandingkan sebelumnya. Pemilihan solusi otomasi proses bisnis tinggal menyesuaikan dengan anggaran investasi yang ditetapkan perusahaan.

Selain memudahkan otomasi proses bisnis, solusi BPM juga mampu untuk memantau atau memonitor proses yang sedang berjalan. Hal ini akan membantu untuk mempercepat mengetahui proses mana yang mengalami kebuntuan atau macet, siapa yang terlibat, berapa waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masing-masing tahapan aktivitas, hingga bagaimana sebuah proses berjalan. Sangat banyak manfaat yang didapatkan dari BPM terutama dalam pemantauan aktivitas jalannya proses secara waktu nyata (real-time).

Dari informasi yang didapatkan pada fase monitoring tersebut, maka selanjutnya akan memudahkan untuk melakukan pengukuran performa, baik hasil maupun proses. KPI (Key Performance Indicator) maupun PPI (Process Performance Indicator) akan mencerminkan sebuah hasil pengukuran yang bersifat objektif, bukan subjektif lagi.

Pengukuran yang didapatkan tersebut selanjutnya akan digunakan sebagai dasar untuk melakukan perbaikan atau inovasi lainnya. Siklus ini akan kembali berputar seperti sebelumnya namun dengan inkremental atau adanya sesuatu yang meningkat secara value yang akan diperoleh oleh perusahaan. Iterasi atau putaran siklus seperti ini mencerminkan bahwa tata kelola perusahaan bersifat dinamis, bukan sesuatu yang statis atau pasti. Tidak ada yang bisa menjamin sebuah kepastian, pada dasarnya semua bersifat tidak pasti atau floating. Dengan demikian tata kelola yang baik adalah yang mampu beradaptasi dengan perubahan.

BPM menawarkan kemudahan dalam Business Agility atau kemampuan untuk beradaptasi terhadap perubahan yang bisa dinikmati dan digunakan oleh manajemen maupun karyawan dalam menjalankan operasional bisnis. BPM menyediakan seperangkat tools yang membantu mereka dalam mengelola operasional bisnis agar proses bisa berjalan lebih efisien. Dengan demikian mereka akan mempunyai waktu yang lebih banyak untuk fokus dalam memikirkan Added-Value yang diperlukan untuk memenuhi kepuasan pelanggan dibandingkan dengan sibuk mengurusi aktivitas atau proses yang tak teratur. Manajemen dan karyawan pada akhirnya akan merasa lebih nyaman dan terproteksi dari kondisi ketidakpastian dari jalannya aktivitas operasional bisnis. Tentu saja hal ini juga akan meningkatkan motivasi mereka untuk membesarkan bisnis secara bersama-sama. Sistem yang transparan, mendukung kolaborasi, dan adaptif terhadap perubahan.

Adanya sistem manajemen proses yang baik dan terkendali, maka selanjutnya akan berpotensi untuk meningkatkan serta memaksimalkan Return-on-Investment (ROI) serta mendongkrak secara signifikan Revenue dan Motivasi serta mengurangi Cost. BPM memudahkan people dalam mengeksekusi process dengan menggunakan kemajuan teknologi terkini. Tata kelola pada dasarnya mengelola aspek manusia dan pekerjaan, untuk kesekian kali sangat selaras dengan filosofi BPM ini.

“Tata kelola perusahaan mesti bersifat adaptif dalam arti mampu menyesuaikan dengan perubahan kondisi bisnis. BPM berperan untuk mengembangkan tata kelola yang dinamis.”

2. ERP perusahaan tidak dapat menangani semuanya.

Bisa jadi saat ini perusahaan Anda telah mempunyai seperangkat senjata yang setia menemai jalannya bisnis, mulai sistem ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), DMS (Document Management System), HRIS (Human Resources Information System), AMS (Asset Management System), dan sejumlah tools mengerikan lainnya yang mendukung operasional bisnis.

Atau sebaliknya, perusahaan Anda hanya mempunyai alat bantu teknologi seadanya, semisal pengolah data Spreadsheet, pencatat transaksi penjualan semisal POS (Point of Sale), aplikasi akuntansi sederhana, atau beberapa jenis aplikasi yang sifatnya lokal atau satu fungsional saja.

Solusi atau aplikasi terpisah tersebut, baik yang levelnya sederhana maupun kompleks pada umumnya tidak disediakan oleh vendor yang sama. Setiap vendor biasanya mempunyai spesialis untuk menyediakan solusi tertentu. Jarang ada vendor yang menyediakan solusi general dan lengkap untuk memenuhi kebutuhan perusahaan secara terintegrasi. Terkadang sebuah perusahaan mempunyai beberapa aplikasi sistem yang terpisah dan tidak jarang harus melakukan pekerjaan yang sama secara berulang. Apalagi jika aplikasi yang ada bukan mengacu kepada kebutuhan riil konsumen.

Pada umumnya, pengadaan aplikasi menggunakan dua model, yaitu berbasis custom sesuai kebutuhan pelanggan atau produk yang dibuat sebelumnya oleh vendor dan langsung siap digunakan. Umumnya yang paling banyak ditemui adalah pelanggan lebih memilih menggunakan produk jadi daripada membangun sistem secara custom sesuai dengan kebutuhan. Ada beberapa pertimbangan yang mendasari pilihan tersebut, antara lain masalah waktu implementasi dan biaya. Pada umumnya, kalau model produk bisa langsung digunakan saat itu juga. Jika ada pengaturan atau konfigurasi, namun tidak memerlukan waktu yang lama. Selain itu, harga pengadaan produk relatif lebih terjangkau jika dibandingkan dengan pengadaan secara custom.

Jarang perusahaan yang memilih solusi custom seperti ERP, selain pertimbangan biaya yang cukup mahal, maka waktu pengembangannya pun tidak bisa cepat. Walaupun saat ini cukup banyak pilihan ERP yang bisa di-custom, namun tetap saja membutuhkan waktu yang relatif lama jika memang benar-benar ingin memenuhi setiap aspek kebutuhan pelanggan. Kustomisasi yang ditawarkan oleh ERP biasanya bersifat global dan general. Padahal setiap bisnis pada dasarnya bersifat unik dan tak sama. Karakteristik keunikan seperti ini dipengaruhi salah satunya oleh Business Maturity.

Perusahaan yang telah menggunakan solusi teknologi informasi untuk membantu jalannya operasional bisnis terkadang mengalami permasalahan baru dari penggunaan teknologi tersebut. Fitur maupun fungsional teknologi yang digunakan sudah tidak bisa memenuhi kebutuhan bisnis yang makin berubah maupun bertambah. Perusahaan juga mengalami ketergantungan dengan berbagai macam solusi yang berasal dari banyak vendor mempunyai standar sendiri-sendiri, termasuk arsitektur teknologi dan database-nya.

Banyak orang dalam perusahaan mulai mengalami stres dalam menjalankan sistem dan komplain pun juga mulai bermunculan. Hal ini dipicu ketika aktivitas atau proses yang berkembang tidak bisa dipenuhi lagi oleh sistem yang statis. Mereka akhirnya memaksakan diri untuk tetap menggunakan sistem lama walaupun justru malah membuat beban kerja makin meningkat. Kondisi saat ini sudah berbeda dibandingkan dengan dulu saat aktivitas maupun proses masih sederhana dan belum ditata.

“Sesudah beberapa tahun kemudian… tiba-tiba Anda mengalami kebingungan dengan sistem yang selama ini digunakan. Semua telah berubah!”

Bagaimana BPM dapat memainkan peran untuk mengatasi hal itu?

BPM merupakan pendekatan manajemen bisnis yang dapat digunakan untuk membantu perusahaan dalam meningkatkan transparansi dan visibilitas terkait dengan bagaimana perusahaan Anda sesungguhnya dijalankan hingga level detail.

Anda dengan mudah dapat mengetahui secara transparan:

1. Proses apa saja yang saat ini sedang dijalankan.
2. Siapa saja yang terlibat dalam proses.
3. Aktivitas, data, maupun informasi apa yang sedang dikerjakan oleh manajemen maupun karyawan dalam sebuah proses.
4. Kapan aktivitas dalam proses tersebut mulai dijalankan, butuh berapa lama aktivitas diselesaikan. Apakah melebihi waktu yang telah ditentukan atau tidak?
5. Bagaimana rangkaian aktivitas dalam proses dibentuk mulai dari awal hingga akhir.
6. Di mana terjadinya bottleneck atau kemacetan sebuah proses.
7. Indikasi-indikasi awal terjadinya kecurangan atau fraud yang dilakukan oleh orang yang terlibat dalam proses berdasarkan data, informasi, maupun pola jalannya proses.
8. Proses versi berapa yang saat ini berjalan.
9. Berapa jumlah proses yang dijalankan dalam satuan waktu tertentu, misal harian, mingguan, bulanan, hingga tahunan.
10. Seberapa responsif dan kolaboratifkah orang-orang yang terlibat dalam jalannya sebuah proses.
11. dll

Informasi-informasi tersebut sangat dibutuhkan untuk membentuk pengetahuan baru dalam memahami jalannya proses yang terjadi di perusahaan. Bagaimana sesungguhnya proses dijalankan, bagaimana performa proses dinilai maupun diukur, apa yang mesti dilakukan tak kala informasi jalannya proses mengindikasikan adanya sesuatu yang tak beres sedang terjadi, bagaimana cara meningkatkan efisiensi maupun produktivitas kinerja, bagaimana cara mengurangi biaya yang timbul, dan masih banyak pengetahuan lain yang bisa dibentuk berdasarkan informasi proses yang disediakan.

BPM akan sangat membantu dalam meningkatkan kapabilitas sistem ERP maupun lainnya. Bisa jadi dengan ERP saja, perusahaan mungkin merasa sudah memperoleh benefit yang banyak, apalagi jika dikombinasikan dan diintegrasikan dengan BPM, maka perusahaan akan mendapatkan benefit yang maksimal atas penggunaan teknologi informasi tersebut.

“Dengan meningkatnya visibilitas dan transparansi proses, maka manajemen akan mempunyai kontrol yang lebih baik lagi atas jalannya proses serta dapat mengambil keputusan maupun tindakan yang lebih cepat dan tepat.”

3. BPM menjembatani jurang pemisah antara sisi Manajemen dan Teknologi.

Bisnis mesti dikelola secara benar dan profesional, bukan hanya sekedar dipandang sebagai sebuah entitas untuk menghasilkan uang saja. Pengelolaan bisnis secara profesional ini dimaknai bahwa bisnis itu mesti dijalankan seperti sebuah korporasi, bukan bertindak sebagai pedagang. Bisnis bukan hanya menjual produk atau layanan semata, namun lebih jauh lagi apakah produk atau layanan tersebut dapat memuaskan pelanggan ataukah tidak. Bagaimana menghasilkan produk atau layanan yang berkualits hingg mendapatkan penilaian terbaik dari pelanggan.

Pengelolaan bisnis zaman sekarang sudah tidak bisa mengenyampingkan lagi peranan teknologi. Teknologi sangat mempengaruhi bagaimana manusia menjalankan aktivitasnya, termasuk di dalamnya adalah bisnis. Pengelolaan bisnis ala korporasi sudah harus melibatkan teknologi, terutama sistem informasi yang benar-benar membantu jalannya operasional bisnis.

Teknologi informasi cukup banyak jenis dan tipenya, nah sekarang teknologi informasi seperti apa yang benar-benar bisa memenuhi kebutuhan operasional bisnis sebuah organisasi, khususnya perusahaan. Apakah teknologi informasi yang berorientasi hanya untuk pencatatan data tertentu saja? Apakah teknologi informasi yang menawarkan integrasi keseluruhan data dalam perusahaan? Atau teknologi informasi yang membantu jalan atau pemantauan proses semata? ataukah teknologi yang bisa memenuhi kebutuhan secara integral, baik mengelola data maupun proses secara bersamaan?

Jika cukup banyak pilihan yang tersedia, kira-kira apa yang sebaiknya dipilih? Pertimbangan apa yang mendasari pemilihan tersebut?

Melalui BPM, perusahaan dapat dengan mudah mengembangkan sebuah otomasi proses bisnis guna membantu jalannya operasional bisnis. Otomasi proses bisnis bermakna bahwa proses yang dijalankan dalam perusahaan akan dipandu dan diarahkan oleh sistem dengan menggunakan bantuan teknologi informasi. Orang-orang yang terlibat dalam sebuah proses akan dengan sangat mudah dikelola, mereka akan disajikan gambaran proses bisnis secara transparan dan bersifat waktu nyata (real time).

Untuk membangun sistem seperti ini maka dibutuhkan suatu kolaborasi yang mudah antara sisi Manajemen dan Teknologi Informasi. BPM menjembatani kedua sisi ini dengan menghadirkan sebuah metodologi dan keilmuan praktis bagaimana otomasi proses bisnis mesti dibangun. Otomasi proses bisnis akan memberikan dampak positif yang sangat signifikan dalam hal efisiensi operasional bisnis.

“Perusahaan memerlukan otomasi proses bisnis agar memudahkan orang-orang menjalankan proses secara terstruktur, terkendali, dan terarah sesuai dengan standar yang telah ditentukan.”

4. Ketika operational excellence dapat membantu membuat sebuah perbedaan.

Apapun hasil yang dicapai oleh perusahaan dalam menghasilkan sebuah produk atau layanan pada akhirnya hanya berujung kepada sebuah kualitas yang baik atau buruk. Kualitas dari produk atau layanan ini mencerminkan bagaimana sisi operasional bisnis dikelola, mulai dari perencanaan, pendelegasian, pelaksanaan, pengawasan, penilaian, hingga perbaikan.

Hasil merupakan keluaran (output) dari sebuah proses yang berisi rangkaian aktivitas yang saling terkait. Hasil mencerminkan proses, hal ini bermakna bahwa kualitas sebuah produk atau layanan yang baik berarti dihasilkan dari proses yang baik pula. Lebih dalam lagi, produk terbaik hanya akan dihasilkan dari rangkaian aktivitas terbaik yang dijalankan secara konsisten dan baku sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Penyimpangan eksekusi terhadap proses yang telah ditetapkan, maka tentu saja akan menghasilkan sebuah kualitas produk atau layanan yang tidak baik.

BPM sangat berperan penting dalam membantu mewujudkan Operational Excellence, sebuah upaya menciptakan nilai keunggulan pada setiap proses operasional melalui penerapan berbagai prinsip, sistem, dan tools untuk menuju perbaikan berkelanjutan. Dengan menggunakan BPM, maka idealnya proses-proses yang dijalankan dalam sebuah perusahaan akan dengan mudah ditelusuri dan dinilai. Disamping itu tim manajemen juga akan lebih mudah lagi mengawasi, memahami akar masalah yang terjadi, hingga melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan suatu masalah.

BPM dapat bersinergi dengan konsep Operational Excellence dalam hal melakukan perbaikan berkelanjutan. BPM akan membantu bagaimana perusahaan seharusnya melakukan optimasi proses-proses yang ada sehingga dapat menghasilkan produk dan layanan yang lebih baik lagi dengan cara meningkatkan efisiensi kinerja yang lebih tinggi, mengurangi biaya, mengingkatkan pendapatan yang disertai dengan peningkatan indeks kepuasan pelanggan.

Semua pihak manajemen dapat dengan mudah melakukan review terhadap proses-proses yang telah dijalankan, lebih dapat menyederhanakan aktivitas-aktivitas serta struktur yang terdapat dalam proses, bisa lebih fokus lagi pada pengiriman value kepada pelanggan, dan yang lebih penting lagi adalah dapat membentuk kultur perusahaan yang berorientasi inovasi dan perbaikan berkelanjutan.

Operational Excellence yang baik dalam sebuah perusahaan selanjutnya dapat diduplikasikan ke unit bisnis lain untuk melakukan scaling-up bisnis secara horizontal. Sudah semestinya duplikasi ini diharapkan akan dapat membawa dampak yang sama dari perusahaan sebelumnya. Inti dari Operational Excellence adalah pengelolaan proses yang baik disertai dengan penggunaan prinsip dan teknologi yang baik pula.

Tidak sama antara perusahaan yang dikelola secara asal-asalan dengan perusahaan yang dijalankan secara terencana. Operational Excellence adalah kunci bagaimana menjalankan operasional bisnis dengan sangat efisien.

“BPM mampu meningkatkan Time-to-Market dengan tetap mempertahankan kualitas produk atau layanan kepada pelanggan.”

5. Ketika Agility menjadi kunci sukses perkembangan sebuah bisnis

Adakah yang merasa nyaman dengan sebuah kondisi statis, di mana tak ada satu pun perubahan yang terjadi? Apakah Anda menginginkan status quo dalam bisnis Anda? Jika jawabannya “iya”, maka bersiap-siaplah datangnya tsunami kehancuran bisnis.

Sudah cukup banyak kisah atau pun referensi yang dapat dijadikan pelajaran bagaimana para raksasa bertekuk lutut menyerah pasrah saat menghadapi yang namanya “era kecepatan dan inovasi” menghantam bisnis mereka. Tak tanggung-tanggung, hanya dalam hitungan bulan, para raksasa pun tiba-tiba tak berdaya seperti anak kecil yang baru belajar bisnis.

Reaksi yang mereka berikan terasa hambar dan tak berguna saat menghadapi kecepatan dan inovasi yang datangnya seperti halilintar. Kecepatan dan inovasi yang berasal dari para pemain “bau kencur” kemarin sore ini benar-benar tak dapat diduga. Dan parahnya, kecepatan dan inovasi tersebut tak mengenal ampunan maupun belas kasihan. Para goliath dibuat tak berdaya dan tak meninggalkan bekas kejayaan masa lalu.

Apa yang sesungguhnya terjadi pada bisnis raksasa tersebut yang tiba-tiba tak berkutik dan mengibarkan bendera putih? Mereka tak memahami dengan baik apa yang dimaksud dengan Business Agility. Business Agility bukan sekedar masalah terkait dengan riset atau inovasi semata, namun lebih ditekankan kepada kemampuan beradaptasi terhadap setiap perubahan yang mempengaruhi jalannya bisnis, dinasti masa depan. Kemampuan di sini dimaknai dengan seberapa cepat atau responsifnya sebuah bisnis dalam melakukan reaksi atas sebuah aksi. Siapa yang lambat, maka siap-siap akan mendapatkan hukuman yang tak kenal kompromi.

Business Agility mempunyai prinsip dan nilai yang mesti dipahami dan dijalankan oleh perusahaan yang ingin bertahan dalam jangka waktu lama. Business Agility mendorong peningkatan nilai individu-individu yang ada dalam perusahaan, meningkatkan interaksi dan kolaborasi antar individu, meningkatkan efisiensi kinerja, menjadikan aktivitas lebih transparan, perbaikan berkelanjutan secara berulang-ulang dan inkremental, serta keinginan untuk terus belajar dan bertumbuh kembang.

Untuk menghadapi perubahan kondisi bisnis yang datangnya tiba-tiba, perusahaan sudah semestinya mempunyai kemampuan untuk melakukan tindakan antisipasi terhadap setiap perubahan sekecil apapun. Tindakan pencegahan akan lebih murah jika dibandingkan dengan tindakan perbaikan. Perusahaan harus lebih dini dan cepat untuk bertindak dibandingkan dengan para kompetitor.

Perusahaan yang mempunyai pengelolaan manajemen proses yang baik, transparan, standar, dan efisien akan lebih mudah dalam melakukan tindakan antisipasi terhadap perubahan. BPM akan membantu mempersiapkan kebutuhan-kebutuhan dalam rangka pengambilan tindakan antisipasi yang dibutuhkan. Perubahan atau kondisi dinamis tidak dapat dicegah, namun masih bisa diantisipasi dan ditangani. Antisipasi yang baik membutuhkan sebuah kultur Business Agility yang baik pula.

“BPM membantu terwujudnya perusahaan yang menganut konsep Business Agility, yaitu selalu siap untuk menghadapi perubahan kondisi bisnis baik dari internal maupun eksternal secara cepat dan tepat.”

6. Meningkatkan motivasi karyawan

Karyawan maupun tim manajemen yang bekerja dalam sebuah perusahaan tentulah menghendaki adanya keteraturan dalam bekerja. Mereka berharap dapat menjalankan aktivitas secara cepat, efisien, dan mudah, serta memperoleh penilaian yang sifatnya objektif. Mayoritas mereka bergabung dengan perusahaan karena motivasi ingin mendapatkan uang dengan jalan bekerja secara benar dan nyaman. Sebuah pendekatan yang adil antar perusahaan dan karyawan. Perusahaan akan menjalankan kewajibannya atas hak yang telah didapatkan dari orang-orang yang bekerja di perusahaan tersebut, begitu pula sebaliknya. Hubungan dua arah yang semestinya perlu dikelola dengan benar dan adil.

Transparansi sistem sangat dibutuhkan untuk memberikan adanya kepastian aktivitas pekerjaan yang baik. Setiap orang yang bekerja dalam perusahaan idealnya memahami dan mengetahui proses apa saja yang mesti dilakukan oleh mereka. Seberapa pahamkah mereka terhadap aktivitas-aktivitas yang mesti dikerjakan? Apakah mereka memahami visi perusahaan dan bagaimana cara untuk mencapainya? Bagaimana cara perusahaan menilai kinerja mereka secara objektif? Apakah mereka lebih menyukai bekerja secara individu atau secara kolaboratif? Masih banyak pertanyaan yang bisa diajukan untuk mendapatkan gambaran lebih lengkap terkait penilaian mereka terhadap perusahaan khususnya terkait dengan kemudahan menjalankan pekerjaan.

Pada dasarnya manajemen dan karyawan berharap agar perusahaan memberikan kemudahan mereka dalam menjalankan aktivitas atau proses. Kemudahan ini bisa didapatkan jika perusahaan mempunyai sebuah sistem dan tools yang akan memberikan panduan kepada mereka secara transparan dan akuntabilitas. Mereka akan tidak merasa nyaman ketika bekerja di sebuah perusahaan yang tidak memiliki sistem yang baku dan transparan. Apalagi jika tak ada aturan sama sekali yang memberikan arahan bagaimana sebuah proses mesti dijalankan.

Ada kalanya bahkan operasional bisnis perusahaan hanya tergantung kepada satu atau dua kepala saja, tentu hal ini akan membuat orang-orang lain yang bekerja di perusahaan menjadi serba mengalami kebingunan. Perusahaan tidak boleh memiliki ketergantungan kepada individu, hal ini akan menjadi sumber kekacauan dalam operasional bisnis.

Kebijakan, aturan, struktur organisasi, proses, prosedur, instruksi, tanggung jawab, deskripsi pekerjaan, dan yang lainnya mesti harus ditetapkan dan clear. Ketiadaan hal-hal tersebut dalam sebuah perusahaan akan menjadi modal kehancuran sebuah bisnis. Bisnis wajib mempunyai sistem yang baik.

Ketika sebuah perusahaan mempunyai sistem yang baik, maka orang-orang yang bekerja akan merasa nyaman dan terlindungi. Mereka pun akan semaksimal mungkin memberikan yang terbaik bagi perusahaan. Bahkan pada tingkatan tertentu, mereka menganggap bahwa perusahaan adalah merupakan bagian dari keluarga besar yang mesti dibela dan dipertahankan semaksimal mungkin. Perusahaan pun akan dianggap sebagai tempat yang terbaik untuk mengeksploitasi kemampuan terbaik yang mereka miliki.

Bagaimana BPM dapat meningkatkan motivasi karyawan?

BPM akan meletakkan dasar bagaimana cara perusahaan untuk mewujudkan visi jangka panjang ke dalam langkah taktis dan detail dalam operasional bisnis. BPM menjadikan proses lebih transparan dan mudah dipahami oleh orang-orang yang terlibat. Aktivitas-aktivitas dalam proses juga akan jauh lebih sederhana dan bisa diotomasikan dengan menggunakan teknologi informasi sehingga pekerjaan akan lebih cepat diselesaikan.

Efisiensi pekerjaan secara tidak langsung akan meningkat dan dapat mengurangi bahkan meniadakan kesalahan komunikasi dan koordinasi antar orang yang terlibat dalam proses. Manajemen dan karyawan dapat saling berkolaborasi, saling mengingatkan, dan tentu saja saling bekerja sama agar sebuah proses dapat selesai dengan cepat. Kondisi seperti ini lambat laun akan membentuk sebuah kultur team-work dan saling respek antar karyawan.

Transparansi menjadi kunci utama dalam sebuah sistem, menjadikan semua lebih mudah ditelusuri, dijangkau, diawasi, dan ditelaah. Penilaian akan berdasar pada data dan informasi yang bersifat objektif. Karyawan akan merasa nyaman atas penilaian kinerja yang didasarkan pada data dan fakta apa adanya.

BPM menyatukan antara aspek strategi, kebijakan dan pengawasan, orang-orang yang terlibat dalam proses, teknologi, dan metodologi dalam sebuah kajian yang bersifat integral dan menyeluruh atau holistik. Implementasi BPM yang baik akan mendapatkan efisiensi maksimal dalam operasional bisnis yang pada akhirnya akan mempengaruhi suksesnya bisnis.

“BPM akan membuat karyawan dan tim manajemen merasa lebih nyaman dalam menjalankan pekerjaan secara transparan dan saling berkolaborasi.”

7. Meningkatkan pengawasan dan pengelolaan manajemen risiko yang lebih baik

Bisnis merupakan kegiatan yang mempunyai nilai risiko dengan tingkat maupun kadar yang tak sama. Setiap bisnis mestilah mengandung risiko disamping juga peluang. Keduanya ibarat dua sisi pada sebuah keping logam, berjalan beriringan. Namun dengan pendekatan pemahaman yang baik akan makna risiko, maka bisa dipahami bahwa dibalik setiap risiko akan memuat peluang jika kita dapat memprediksi kemunculannya serta melakukan penanganan yang baik.

Mitigasi risiko memberikan pemahaman bahwa kita wajib mengetahui segala aspek yang memicu probabilitas munculnya risiko. Peluang munculnya risiko bernilai antara 0 dan 1. Nilai 0 artinya bahwa perluang munculnya risiko tidak mungkin terjadi, sedangkan nilai 1 bermakna bahwa risiko mesti terjadi. Kemampuan untuk melakukan prediksi terhadap terjadinya risiko inilah yang menjadi dasar mitigasi risiko yang perlu ditetapkan oleh perusahaan.

Cukup banyak identifikasi yang bisa dilakukan dalam rangka memprediksi risiko dari jalannya sebuah operasional bisnis di perusahaan. Sebagai contoh, proses penerbitan Perintah Pembelian (Purchase Order). Dalam proses penerbitan Perintah Pembelian barang ini mengandung berbagai macam risiko yang tentu saja merugikan pihak perusahaan atau pihak lain. Proses untuk menerbitkan Perintah Pembelian ini masuk dalam rantai-nilai (value chain) Procure-to-Pay. Ada beberapa risiko yang bisa diidentifikasikan pada satu proses ini, diantaranya:

1. Terjadi tindakan kecurangan penetapan harga beli oleh pihak pembelian tak kala melakukan kesepakatan jahat dengan pihak pemasok.
2. Ketidakmampuan pihak pemasok dalam memenuhi permintaan pembelian baik dari sisi jumlah, waktu, maupun spesifikasi yang telah ditetapkan.
3. Ketidaksesuaian antara barang yang dipesan dengan barang yang diterima.
4. Kualitas barang yang dikirim oleh pemasok di bawah ketentuan seperti yang tertera di Perintah Pembelian.
5. dll

Kebijakan pengawasan dan manajemen risiko yang buruk akan mempengaruhi operasional bisnis perusahaan. Hal ini akan memicu terjadinya tindak kecurangan korporasi baik yang disengaja maupun tidak. Bahkan terjadinya pun bisa secara masif yang melibatkan banyak pihak dalam perusahaan alias dilakukan secara berjamaan. Hal ini tentu saja wajib dihindari, setidaknya mengurangi intensitas terjadinya tindak kecurangan korporasi.

BPM hadir untuk mempertegas mekanisme kebijakan pengawasan jalannya proses yang baik dan rigid. Setiap jalannya aktivitas dalam sebuah proses mesti harus dapat diawasi dan dikontrol secara transparan. Rangkaian aktivitas akan membentuk sebuah proses, sedangkan rangkaian proses akan menciptakan sebuah rantai-nilai (Value Chain) yang saling terkait dan tidak dapat dipisahkan.

Dengan demikian, pengawasan haruslah bisa dilakukan dalam skala aktivitas, proses, dan value chain. BPM akan mengarahkan bagaimana melakukan eksekusi setiap tahapan aktivitas secara transparan, termasuk juga pengawasan serta penilaiannya. Sistem mampu mencatat semua aktivitas yang dilakukan oleh orang-orang yang terlibat dalam proses, sehingga memudahkan pihak terkait untuk melakukan tindakan yang diperlukan. Tidak ada ruang gelap dalam eksekusi jalannya proses pada perusahaan yang telah mengimplementasikan BPM dengan baik dan konsisten.

Kultur yang terbentuk di perusahaan yang telah menjalankan BPM secara benar adalah adanya mekanisme pengawasan secara menyeluruh di dalam perusahaan. Pengawasan sifatnya bukan hanya lokal, namun melibatkan semua pihak dalam rangkaian proses. Dengan demikian, akuntabilitas kegiatan dalam perusahaan akan terjaga kualitasnya. Tidak ada satupun proses yang tidak bisa dipantau dan diawasi oleh perusahaan, semuanya dalam sebuah kendali manajemen.

Kebijakan pengawasan yang baik akan memudahkan untuk melakukan identifikasi terjadinya risiko. Kalau pun toh risiko terjadi, maka perusahaan dengan cepat dalam melakukan upaya penanganan risiko yang telah ditetapkan dalam mekanisme mitigasi risiko. BPM dibutuhkan tidak dalam rangka meniadakan risiko, namun mengurangi dan mempermudah penanganan terjadinya risiko serta mencari nilai opportunity yang ada saat risiko benar-benar telah hadir.

“Bisnis berjalan tanpa adanya sistem sama halnya memberikan kesempatan terjadinya penyimpangan dan tindak kecurangan korporasi.”

Kesimpulan

BPM dapat membantu meningkatkan efisiensi secara keseluruhan, menurunkan biaya, membantu terciptanya kultur bekerja secara kolaboratif dan semangat saling membantu antar karyawan, menjadikan sistem lebih transparan, meningkatkan motivasi karyawan untuk lebih berkarya secara maksimal, meningkatkan kepercayaan diri antara tim manajemen dan karyawan, meminimalkan atau mencegah tindakan yang dapat merugikan perusahaan, serta benefit lain yang bisa diperoleh secara langsung maupun tidak langsung.

Keseluruhan aspek benefit yang bisa dirasakan oleh orang-orang yang bekerja di dalamnya akan mempengaruhi juga performa perusahaan dan berkontribusi meningkatkan Return-on-Invenstment (ROI). Dengan demikian BPM bukan sekedar terkait dengan masalah penghematan biaya (cost saving) saja, namun lebih dari itu, menjadikan perusahaan memperoleh keuntungan yang lebih.

BPM menjadikan semua yang terlibat dalam perusahaan akan merasa senang, baik pemilik, manajemen, karyawan, pemasok, mitra lain, dan tentu saja tak ketinggalan adalah para pelanggan pun pada akhirnya juga turut bahagia. Sebuah mekanisme rantai yang saling terkait dan mengikat satu sama lainnya.

Kapan bisnis Anda akan menerapkan BPM?