Algunas cosas que aprendí sobre cómo optimizar el tiempo, ser más productivo y más feliz

Emiliano Cosenza
Jul 23, 2017 · 6 min read
Poppy Field — Claude Monet, 1881.

Cada vez que pienso en cómo nos quedamos atrapados en el laberinto de las distracciones, me acuerdo del escritor Nicholas Carr.

En Superficiales: ¿Qué está haciendo Internet con nuestras mentes?, explica que la concentración es un esfuerzo contranatural, porque la tendencia a la distracción es parte de la biología de nuestra mente.

Para colmo, muchos productos digitales luchan como perros hambrientos por nuestra atención, a tal punto que el esfuerzo por concentrarse en lo que queremos hacer se vuelve una proeza.

¿Estaremos condenados a la distracción?

¿Vale la pena el tiempo que invertimos en las aplicaciones que usamos? Time well spent nos propone hacernos esa pregunta y reclama que se diseñe más en busca del bienestar, que en capturar y mantener nuestra atención.

En busca del cielo azul

Andy Puddicombe –experto en mindfulness y fundador de Headspace– tiene una metáfora excelente. Propone pensar la mente como un cielo diáfano, amplio y claro, que a veces se cubre de nubes que nos distraen.

¿Cómo podemos despejarlas? Andy dice que intentarlo será peor, porque podemos perdernos en nuestra propia ansiedad por lograrlo. No importa la cantidad de nubes que haya, sólo hay que recordar que el cielo azul siempre estará ahí. Como cuando viajamos en avión, no hay más que esperar a que atraviese las nubes para verlo.

Ilustración de Headspace.

Para diseñar productos digitales –en realidad, para cualquier cosa que hagamos–, necesitamos la mente diáfana, enfocada y sin distracciones.

Hasta acá, todo muy lindo. Pero, en un contexto de varios proyectos, largas listas de tareas, equipos multidisciplinarios y un mundo de información a un clic, siempre me pregunto cómo !@#$%& llegamos al cielo azul.

Después de años de charlas con colegas, éxitos y fracasos, aquí van algunas ideas y técnicas que fui usando para hacerlo.

Una jaula para las distracciones

Así como la tendencia a la distracción es natural, el foco también lo es. Lo cierto es que en realidad nunca lo perdemos, sino que simplemente queda oculto tras las nubes de distracción.

Para superarlas y ver de nuevo el cielo azul, lo mejor es aislarlas, al menos por un tiempo, con la Pomodoro Technique.

Se trata de crear “pomodoros”: una cuenta regresiva de 25 minutos que funciona como una suerte de jaula para las distracciones y le da libertad a la concentración. Durante ese tiempo, el mundo deja de existir y sólo hacemos lo que nos propusimos hacer.

Entre pomodoro y pomodoro tenemos un break de 5 minutos, lo suficiente para relajar nuestra atención y renovar fuerzas para la tarea que sigue.

Un ciclo de cuatro pomodoros, ideal para que las distracciones se queden encerradas dos horas y media.

¿Hay que escribir un e-mail automático? ¿Cuántos pomodoros nos llevaría? ¿Dos, cuatro, seis? ¡Qué corra el timer!

Prioridad que no se agenda es cartera 🐊

“La clave no es priorizar tu agenda, sino agendar tus prioridades”.

Stephen R. Covey.

Tomemos al tiempo y a nuestra energía diaria como lo que verdaderamente son: recursos limitados y, por suerte, renovables.

El día nos pone límites y la forma más inteligente de respetarlos es agendar las prioridades, enfocar nuestro tiempo y energía en lo importante. Se trata, en definitiva, de hacer una inversión consciente de nuestros recursos principales, que traerá mejores resultados en lo que producimos y nos dejará aire para renovarnos de cara al día siguiente.

La prioridad que no se agenda pierde contra tareas menores y distracciones; el resultado suele ser frustrante: casi no nos queda tiempo y energía para lo importante. Y, al final de la jornada, resoplamos con la mente exhausta y con menos chances de que al día siguiente retomemos con las baterías completamente cargadas.

En el contexto del que venimos hablando –múltiples proyectos, equipos y tareas–, las prioridades no siempre están súper claras. Pero verlas y organizarlas es un arte que simplemente lleva vida, horas de vuelo.

Por eso, quizás, lo mejor es concentrarse en otro arte, mucho más difícil de dominar, que nos permite agendar las prioridades con más eficacia: el arte de decir “no”.

Antes de decirle “sí” a todo, es mejor dar un paso al costado y evaluar la situación. En Do less, get more, Sháá Wasmund comparte un checklist muy útil para hacerlo:

La adaptación es mía.

En pocas palabras, no está mal decir “no”, si significa decir “sí” a lo importante.

Una rana por día, después del desayuno

De chico aprendí este chiste y nunca lo olvidé:

- ¿Alguna vez viste un elefante detrás de una margarita?

- No.

- Viste qué bien se esconde.

Cuando lo sufrimos un día o dos no es gran cosa, pero termina siendo un problema si se vuelve habitual. Por eso, hay que estar atentos: cada vez que nos encontremos con una margarita, miremos si no hay un elefante acechando detrás.

Lo primero que deberíamos resolver en el día es la tarea más desafiante, la más prioritaria, o la que más probabilidades tiene de que la dejemos para después.

“Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse
will happen to you the rest of the day”.
Mark Twain.

Cuando uno empieza así, con algo grande y desafiante, todo lo que queda por delante es pan comido, porque la mayor parte del día ya está cumplido.

Estas son algunas técnicas sencillas para seguir el consejo de Mark Twain, servir la rana después del desayuno y olvidarse de los elefantes:

  • Bloquear en la agenda dos o tres horas de trabajo profundo e ininterrumpido.
  • Ser realista y planear una tarea grande e importante, junto a otras dos o tres tareas chicas por día y nada más.
A los que tienen iOS les recomiendo la app One Big Thing. Hace un tiempo la usé para planificar una tarea grande por día y me funcionó muy bien.

Más productivo, más feliz

Si bien es natural que nos distraigamos, no estamos condenados a hacerlo por siempre. Estas técnicas son apenas una de las tantas formas de evitar que las distracciones nublen nuestros propósitos y bajen nuestra productividad.

¿Cómo sabremos si funcionan? Animándonos a probarlas y luego prestando atención si:

  • El foco y la concentración se volvieron habituales.
  • Cerramos cada día con la satisfacción de haber logrado el objetivo.

Más allá de la productividad, estas técnicas también nos ayudan a disfrutar lo que hacemos y a mejorar nuestra calidad de vida en el mediano plazo.

Entonces, quizás, el mejor indicio para saber si funcionan sea la sensación de que uno es más productivo y más feliz. 😎


Si te gustó lo que leíste, recomendame con el corazón; con el tuyo 😄 y con el de aquí abajo. 💚

Thanks to Paula Bizzanelli

Emiliano Cosenza

Written by

UX Writer and Conversational Designer 🤖. Pannonica and BeBot.design founder. Consultant. Ex UX at Mercado Libre. Journalist and jazz lover.

Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch
Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore
Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade