¿Cuáles son las competencias de un equipo de Design Ops?
Muchas veces, cuando se habla de las funciones de una persona o de un equipo de Design Ops, se compara a la figura de una persona que dirige una orquesta. Pero ¿Qué es exactamente lo que dirige?
Por mi forma de ser soy muy de meter todo en cajitas (metafóricamente hablando), en tener todo etiquetado y correctamente organizado. Más allá de darme mucha paz mental creo que ayuda a entender las cosas de manera más sencilla.
Cuando empezamos a organizar el equipo de Design Ops del proyecto en el que estoy participando empecé a hacer este ejercicio de organizar en cajas todo lo que estábamos haciendo. Este ejercicio ha terminado siendo, desde mi punto de vista, la mejor forma de definir cuáles eran las competencias del equipo de Design Ops.
También te digo que cuando empecé con este ejercicio lo primero que hice fue chusmear como lo hacían otras grandes compañías. No hay mucho por ahí publicado pero por lo poco que pude ver (Spotify o Zalando) está claro que no hay un patrón común. Es decir, las Operaciones de Diseño son las que se ajustan a las necesidades de la compañía y no al revés, como es lógico.
What Is Design Ops (at Zalando)?
Dialling Up the Joy, Turning Down the Pain: Design Ops at Spotify
Te diría que, en primer lugar analices cuales son las necesidades reales de tu compañía y hagas un ejercicio de clusterización, como cuando haces un card sorting. Esto te será de gran ayuda para definir cuáles serán los campos o ámbitos de actuación de DesignOps en tu organización.
Aún así, por si te sirve de ejemplo, aquí te paso como lo estamos (o intentamos) haciendo en nuestro caso.
Herramientas:
Desde el equipo de Designó Ops nos encargamos de todo lo relativo a las herramientas utilizadas en el equipo de diseño. Y cuando digo todo me refiero a todo, desde la parte inicial de contratación de cada una de ellas hasta la formación al equipo cada vez que hay alguna novedad significativa, gestión de roles, facturación…
Todo lo realmente interesante lo documentamos, tanto en vídeo como por escrito, para que cualquier persona del equipo pueda consultar esta información cuando quiera.
Esto implica, evidentemente, de estar al día de cada una de las actualizaciones que hay en las herramientas y mantener la documentación siempre al día. Pero es que como decía la peli: “Un gran poder conlleva una gran responsabilidad”. Aún así en otro posta os hablaré de la figura del “Desing Expert” y como nos apoyamos en ella para gran cantidad de cosas.
Procesos:
En este caso se trata de la definición, adaptación e iteración de toda la parte de procesos. Cuando hablamos de procesos entendemos que los hay de dos niveles: procesos principales y procesos secundarios. Por procesos principales hablamos, por ejemplo, de cuales son los pasos que hay que dar a la hora de abordar una iniciativa, mientras que cuando hablamos de procesos secundarios nos referimos a cómo hacer un testing con usuarios.
Se ve claro, no? Un subproceso es algo que forma parte de una proceso mayor pero que por su nivel de complejidad o profundidad también merece la pena ser definido.
Si te has fijado bien he hablado de definición, adaptación e iteración. Por un lado nos encargamos de una definición general a modo de referencia para todo el equipo. Si por algún motivo el proceso no se ajusta a las necesidades concretas de ese equipo le ayudamos a adaptarlo de la mejor manera posible. Y por último, estamos con los oídos bien abiertos escuchando al equipo de diseño para hacer los cambios oportunos cuando haga falta.
Todo esto, una vez más lo documentamos para que esté siempre accesible a todo el equipo. En este caso no es tan habitual que haya cambios o actualizaciones como pasaba en el caso de las herramientas (por suerte).
Ceremonias:
Las ceremonias son sin duda otro de los artefactos que más ayuda al equipo de diseño de cara a hacer mejor se trabajo. Desde el equipo de Operaciones de Diseño, y en base a la necesidades concretas de los equipos, se definen e iteran las diferentes ceremonias.
Es muy probable que una vez las definas no las tengas que cambiar pero si el equipo crece, por ejemplo, quizás tengas que revisarlas e ir haciendo ajustes.
Una vez más todo esto queda perfectamente documentado para que todo el mundo entienda que se busca conseguir en cada una de estas ceremonias y como hacerlas de la manera más eficiente posible.
Personas:
En este punto tenemos que ser cuidadosos de no entrar en el terreno de People. Pero tranquilidad, que hay para todo el mundo. Muchas veces, y como es lógico, los equipos de People no suelen tener un conocimiento técnico de los diferentes oficios (diseño, tecnología, data…) que hay en la compañía y en el caso del equipo de diseño, es donde entra la persona o el equipo de Design Ops.
Aquí entran en juego aspectos como el mapa de skills, leveling, capacitación, performance… Aspectos que si no tienes un conocimiento profundo de qué es esto de pintar píxeles de colores no llegues a hacer del todo bien.
Cultura:
Si bien la empresa en la que trabajemos ya debería de tener su cultura definida, quizás sea interesante que el equipo de diseño cuente con una cultura y valores propios (alineados con los de la empresa evidentemente).
Estos aspectos, en muchas ocasiones infravalorados en las organizaciones, serán los que articulen grandísima cantidad de decisiones del equipo de diseño. En nuestro caso por ejemplo el que la persona que va a incorporarse a la compañía esté alineada con la Cultura y Valores del equipo de diseño nos parece fundamental.
Desde el equipo o la persona de Design Ops será la encargada de la definición, pero sobre todo, de su entendimiento y adopción por parte del equipo. Si, por ejemplo, la honestidad es uno de los valores del equipo de diseño desde Design Ops se decidirá qué o cómo hacer para que esta esté presente en el día a día.
Métricas:
El contar con diferentes KPIs o métricas que ayuden a medir la salud del equipo, performance, calidad… del trabajo realizado por los equipos o personas de diseño es algo muy ansiado en todas las organizaciones. En nuestro caso hemos ideado varios artefactos que nos ayudar a poder diferentes tipos de indicadores, tanto cuantitativos como cualitativos, que nos ayudan a tener mucho más contexto e información: grado de satisfacción de los stakeholders con el trabajo realizado por el equipo de diseño, carga de trabajo, nivel de motivación del equipo…
Esto ayuda una barbaridad a, en definitiva, que la compañía tenga más contexto y pueda tomar mejores decisiones.
Staff:
Esta quizás sea la parte menos agradecida pero sin duda muy necesaria. Cuando hablamos de Staff nos referimos a toda la parte de papeleo de cualquier compañía: vacaciones, permisos, bajas, imputación de horas… Es cierto que en muchas compañías estas cosas se gestionan desde el equipo de Labor o RRHH pero si el equipo es muy grande quizás también te toque meter la mano aquí. Al menos en la parte de documentación y comunicación.
Soporte y seguimiento:
Tenemos que pensar que en muchas ocasiones las personas de DesignOps somos las pesadas que tan solo dan más trabajo o lo complican un poco más. Esto al menos suele ser el pensamiento habitual de primeras, cuando toca adoptar las nuevas propuestas. Luego ya, una vez las adopta e interiorizan, es cuando sientes que aquellas instrucciones realmente han sido de ayuda a hacer sus vidas un poco más fáciles.
Pero hasta que eso ocurre vemos que a la gente le cuesta ponerlas en práctica, que no lo hacen del todo bien, que tienen dudas… por este motivo hemos identificado que es importante dar cierto seguimiento a cada una de las iniciativas que se empujan desde DesignOps y acompañar al equipo de diseño.
En nuestro caso hemos creado una serie de ceremonias que nos ayudan a estar cerca del equipo y ayudarles a que las terminen aplicando de la manera más rápida y menos dolorosa posible.
Esto es todo todo. Ojalá gracias a esta información, más información que puedas pillar de otros posts y la identificación de necesidades de tu compañía puedas definir cuales son las competencias de DesignOps en tu organización.
