Organizando um Startup Weekend

O Desafio

Após ter participado da organização do Startup Weekend Turismo, um evento maravilhoso, fui incentivado pelo meu grande amigo Rafael Leite a encarar um novo desafio: organizar o primeiro Startup Weekend Internet of Things do Brasil!

Resolvi aceitar o desafio, mas sabia que ter uma equipe eficiente seria fundamental!

Reunimos todos os interessados em uma primeira reunião no espaço da ACATE. Todos os que apareceram não tinham nenhuma experiência na organização de um SW. No máximo foram voluntários em SW’s passados e daí a luz de alerta acendeu!

Não iria contar com a experiência de ninguém da equipe, eu seria o mais experiente do grupo. Todos novos e muito motivados com a temática, mas sem nunca terem organizado nenhum Startup Weekend! “Onde eu estava me metendo ?”

Envolvendo a FIESC

Fui informado que a FIESC tinha interesse em promover um Startup Weekend em uma data próxima. Fomos orientados pela Techstars a conversar com a FIESC para chegar a um acordo do que fazer. Lá fomos nós! Convoquei a experiência do Rafael Leite para tentar convencer a FIESC de que o SW é, por si só, um evento de educação!

Chegando lá, o responsável nos apresentou seu trabalho na educação, maravilhoso por sinal! Chegamos a um acordo de adiantar o SW Education para o final do ano e convidamos o Anderson, que desejava o SW Education pra mesma data, para a organização do IoT e lá veio mais um integrante sem experiência.

Patrocínio

Fomos para a segunda reunião. Planos a mil, ideias, camisetas, copos, backdrop. A galera estava motivada e eu pensando: “Teremos grana pra tudo isso? ”

Já tínhamos passado por momentos difíceis na última organização com relação ao patrocínio e eu sabia que seria uma tarefa árdua, ainda mais com uma equipe sem muita experiência e com, relativamente, poucos contatos!
Ainda havia o desafio de conseguir hardwares para o evento, se já foi difícil saber quais eram os equipamentos necessários, imagina conseguí-los emprestados! Aonde estava me metendo?

Saímos com a tarefa de conseguir patrocínio e local. A proposta de patrocínio foi feita e ficou fantástica. “Opa! Será que essa galera não é só de falar?!”. 
Fomos a luta!

Já nos primeiros momentos encontramos a SensorWeb, que gostaria de participar do movimento, com patrocínio e com participantes. Pensei: “Olha, pode ser que seja mais tranquilo encontrar o patrocínio!”

A “Amiga de São Paulo”

Na terceira reunião recebi a seguinte pergunta: “Tem uma amiga de São Paulo que gostaria de participar, pode?”, me questionou o sempre motivado Luis. Oras, o movimento é de voluntários! Não vamos negar ajuda! Não sabia o valor dessa decisão.

A identidade visual já tinha ficado linda e, de repente, as redes sociais começaram a bombar de uma forma que nunca tinha visto antes de um evento! Vi que a galera estava trabalhando bem demais!

Local

O Anderson nos apresentou o SENAI como local para o evento. Num primeiro momento, pra ser sincero, não gostei. As salas de aula separadas não era o que queria mas o local era ótimo, espaço para alimentação, estacionamento e uma instituição reconhecida e séria. Deliberamos e decidimos que lá seria!

Primeiro Lote

Agora, com o local definido, estava na hora de lançar o primeiro lote. Pensei: “Lá vamos nós sofrer com a falta de Designers! Será fácil achar esses tais de Makers?” — Tudo me passou pela cabeça e lá foi o primeiro lote pra venda.

Enquanto isso a busca por patrocínio se tornava um desafio grande, e olha que batalhamos forte. Muitos querendo participar com o que podiam mas o dinheiro estava difícil de encontrar e precisávamos dele para fechar o orçamento. Empresas grandes, médias e pequenas, nada estava aparecendo.

Nesse meio tempo falamos com a Techstars, a exigência foi um Facilitador fera! O Bernard aceitou o desafio e já entrou para o grupo do Whatsapp!

Uma semana depois os ingressos estavam esgotados! Todos! Designer, Makers, Negócios e Devs. Todos tinham sido vendidos em uma semana e o evento ainda estava longe! O número de questionamentos sobre o próximo lote era enorme!

Mais boas notícias

As mídias sociais continuavam bombando! Posts bem escritos, imagens lindas, informações relevantes, enfim, essa parte estava pra lá de profissional. “Essa dupla das mídias é extraterrestre, mandam bem demais!”

Na área do patrocínio tivemos uma ótima notícia de um parceiro antigo e fundamental, o SEBRAE! Ficamos felizes que eles estariam conosco novamente! Nada como um velho amigo de fato do movimento para ajudar! 
Mas a conta ainda não tinha fechado!

Segundo lote vendido, em pouquíssimos dias. Nem vimos já tinha fechado!

Desafios

Os Hardwares estavam se mostrando um desafio muito maior do que inicialmente haviam me vendido a ideia… opções apareciam, mas nada se concretizava! “Porque não fiz um SW normal?” — Pensei algumas vezes.

As contas não estavam fechando e o sono a noite não vinha com facilidade pensando em fechar as contas, o hardware. Ainda faltava muito e ninguém aparecia para fechar o que faltava. E, como sabemos, quando a conta não fecha a organização paga!

Quase lá!

O terceiro lote veio e foi em poucas horas! Acho que tinha muita gente em frente à tela pressionando F5! Graças às atividades de comunicação muito bem realizadas! Faltava mais de um mês para o evento e os ingressos se foram!

Começamos a convidar os mentores e jurados. Nomes pipocavam de todos os lugares mas queríamos pessoas que realmente fizessem diferença. Que pudessem abrilhantar o evento. Fomos sugerindo e anotando. Algo me chamou a atenção, poucos conheciam o evento, reflexo de uma galera que não organizou antes, não conhecia os nomes que estavam com frequência.
Novamente me preocupou, será que irão compreender o evento e demonstrar todo o seu potencial?

Confiando nas indicações fomos convidando os mentores, a grande maioria aceitou o desafio!

A equipe de jurados era algo que achei inatingível. Pessoas altamente capacitadas e com as agendas bem ocupadas. “Será que eles vão participar de um evento que é pequeno para o ambiente em que convivem?”, pensei. Mas os convites foram sendo aceitos e a responsabilidade por fazer um grande evento foi às alturas!

Mas as contas…

Mas ainda precisava fechar as contas. Lá se foi o dia das mães. O Fernando e eu reunidos para fechar as contas. Quem paga o quê, o que dá pra fazer, o que iremos cortar? Foram horas quebrando a cabeça e não tinha matemática que fechasse a conta. Ainda precisávamos de dinheiro. E assim, voltamos à caça com mais fome!

Soluções aparecendo!

Nesse meio tempo, o Anderson foi começando a nos dar boas notícias. Ao poucos, sempre aos poucos e acho que fazia pra aumentar a alegria. O SENAI aumentou seu envolvimento e começou a aumentar o patrocínio. Esse envolvimento final foi fundamental para que o evento fechasse a conta! E ainda nos disponibilizou o SPIN LAB, o laboratório de Hardware mais TOP de SC!

A galera da SMARTAPP apareceu “salvando a pátria”! O que faltava foi coberto! O evento estava feito! Internamente o alívio foi indescritível! 
Havíamos conseguido! Essa galera que nunca tinha participado de uma organização não foi boa, foi incrível! Tive a honra de vê-los se envolver, de fazerem e acontecerem, de investirem seus tempos em prol de todos. Essa galera ajuda a mudar o mundo e estive com eles!

O Evento

O evento nem preciso dizer como foi, vocês viram!
Aqueles mentores não tiveram nenhum problema em não ter uma larga experiência com o Startup Weekend, orientaram bem demais grande times, grandes ideias e grandes pessoas!

Os jurados foram fantásticos e era visível ver que estavam admirados com todas as equipes, com o que fizeram num final de semana. Não queria estar na pele deles para escolher os que seriam premiados. Vi que foi difícil a escolha, mas tinha a certeza que saíram dali com a convicção que todos foram vencedores.

Vi pessoas aprendendo, se desiludindo, mas não se desmotivando e perseverando, empolgados, chorando, fazendo contatos, maravilhados com SPIN LAB,… enfim, evoluindo!

Sou uma pessoa com muita sorte em poder proporcionar a todos esse momento! Cada momento de aprendizado, cada contato feito, cada colaboração para impactar positivamente uma pessoa, tem uma pontinha de responsabilidade essa equipe incrível que se doou para que esse momento ocorresse!

Parabéns Luis, Fernando, Leandro, Anderson, Alessandra, Thaynan e Thales. Rafael Leite e Eduardo Mattos que nos motivaram a fazer esse grande evento!

Recomendo a todos, participar, organizar, mentorar um Startup Weekend, não é fácil, mas a recompensa não tem preço!

Até o próximo Startup Weekend!
Eduardo Antunes
SistemaPET