¿Cómo organizar tu tiempo como Community Manager? — Parte III

Hace ya algún tiempo publique ¿Cómo organizar tu tiempo como Community Manager? — Parte II, donde hable lo importante que es vaciar tu mente y tener todas las tareas importantes en un mismo lugar. Cuando realizamos muchas actividades al mismo tiempo cometemos el error de perder el enfoque de que es lo más importante que debemos, dedicar el tiempo aquellas tareas que realmente amerita nuestra atención como de nuestro tiempo, y no distraernos en otras actividades que no nos hace alcanzar nuestros objetivos principales.

Es muy común que cuando estamos realizando alguna actividad nos acordamos que debemos realizar otra actividad, lo cual nos trae como consecuencia el no realizar bien la actividad hasta no realizar lo que nos acordamos en ese momento. Para evitar perder el tiempo les recomendé que deben anotar toda actividad que llegue en su mete en un lugar, bien sea en una hoja de papel, cuaderno o programa que utilicen para gestionar sus tareas, la razón es muy sencilla “Vaciar tu mente”.

Ahora bien, ¿Qué hacemos después de vaciar nuestra mente y tener todas las tareas en un mismo lugar?

La repuesta es saber organizarla eficazmente, para poder atender lo que realmente es importante para nosotros en el momento o situación en la que nos encontremos. Para ello solo debemos responder unas series de preguntas claves:

  • ¿Realmente esta tarea o actividad me sirve? (Desechar)
  • ¿Esta tarea o actividad me llevará menos de 5 minutos? (Hacer)
  • ¿Esta tarea la tengo que hacer yo o se la puedo asignar a alguien más? (En espera)
  • ¿Esta tarea o actividad requiere más de una acción? (Proyecto)
  • ¿Qué necesito para realizar la tarea o actividad? (contexto)

El método que yo utilizó para organizar mis tareas el método mejor conocido como GTD de David Allen, les recomiendo realmente que si desean mejorar su productividad busquen información sobre dicho método.

Hagamos un ejercicio practicó de cómo organizar nuestras tareas, imaginemos que tenemos una lista de tarea que llamaremos bandeja de entrada, ya que en dicha lista es donde hemos vaciado todo lo que estaba en nuestra mente.

BANDEJA DE ENTRADA:

  • Llamar al Cliente X para coordinar nuestra próxima reunión.
  • Enviar por correo electrónico la propuesta al Cliente Y.
  • Ver cuantos nuevos seguidores tengo en Twitter.
  • Diseñar un nuevo arte para el Cliente X.
  • Entrega de informe estadístico el Cliente Z de sus redes sociales.
  • Leer nuevos post de Marketing de la página X.
  • Buscar información de ¿Cómo hacer un plan de social media?

Lo que debemos hacer a continuación es organizar dichas actividades respondiendo las preguntas anteriores:

  • Llamar al Cliente X para coordinar nuestra próxima reunión.
  • ¿Realmente esta tarea o actividad me sirve? R: SI
  • ¿Esta tarea o actividad me llevará menos de 5 minutos? R: NO
  • ¿Esta tarea la tengo que hacer yo o se la puedo asignar a alguien más? R: YO
  • ¿Esta tarea o actividad requiere más de una acción? (Proyecto) N: NO
  • ¿Qué necesito para realizar la tarea o actividad? (contexto) R: TELEFÓNO O CÉLULAR.

Como hemos notado el ejemplo anterior podemos organizar la tarea de forma que podamos saber que debemos hacer con ella, en este caso la tarea quedaría de la siguiente forma:

Llamar al Cliente X para coordinar nuestra próxima reunión (Mañana a las 03:00 p.m.) (Tiempo: 30 min.) (Necesito: Teléfono).

Vemos otro caso para entender mejor lo que debemos hacer:

  • Enviar por correo electrónico la propuesta al Cliente Y.
  • ¿Realmente esta tarea o actividad me sirve? R: SI
  • ¿Esta tarea o actividad me llevará menos de 5 minutos? R: NO
  • ¿Esta tarea la tengo que hacer yo o se la puedo asignar a alguien más? R: YO
  • ¿Esta tarea o actividad requiere más de una acción? (Proyecto) N: SI
  • ¿Cuáles son?
  • Hacer la investigación del cliente
  • Estudiar su mercado y competencia
  • Preparar propuesta
  • ¿Qué necesito para realizar la tarea o actividad? (contexto) R: Documento (Word), Correo.

Como quedaría la tarea:

Enviar por correo electrónico la propuesta al Cliente Y (jueves a las 5:00 p.m.) (Tiempo: 10 min.) (Necesito: Documento y correo):

  1. Hacer investigación del cliente (lunes a las 9:00 a.m.) (tiempo: 20 min.) (necesito: Firefox).
  2. Estudiar su mercado y competencia (martes a las 9:00 a.m.) (tiempo: 60 min.) (necesito: Firefox y Excel).
  3. Preparar propuesta (miércoles a las 9:00 a.m.) (tiempo: 60 min.) (necesito: Power Point).

Veamos el último caso:

  • Diseñar un nuevo arte para el Cliente X.
  • ¿Realmente esta tarea o actividad me sirve? R: SI
  • ¿Esta tarea o actividad me llevará menos de 5 minutos? R: NO
  • ¿Esta tarea la tengo que hacer yo o se la puedo asignar a alguien más? R: Asignar al Diseñador.

Notemos como queda la tarea al final:

Diseñar nuevo arte para el Cliente X (lunes 18/04/16) (responsable: diseñador) (estatus: en espera)

Hemos visto tres casos de tareas, una es aquella que debemos realizar nosotros y es una actividad o tarea única, la segunda es aquella que se transforma en un proyecto ya que requiere más de una acción y la tercera es una tarea que podemos asignar a otra persona y que solo nos queda solo hacerle seguimiento.

La clave está en responder correctamente las preguntas anteriores, pero seguro te debes estar preguntando ¿Qué ocurre si la primera pregunta es negativa? Y ¿Qué ocurre si la segunda pregunta es afirmativa? Bueno la respuesta es sencilla, si la primera pregunta es negativa simplemente la tacha de tu lista, ya que dicha actividad o tarea no requiere una acción real, por ejemplo:

  • Leer nuevos post de Marketing de la página X.
  • ¿Realmente esta tarea o actividad me sirve? R: NO

Cómo quedaría la actividad o tarea:

Leer nuevos post de Marketing de la página X.

Ahora veamos el ejemplo con la segunda pregunta afirmativa:

  • Ver cuantos nuevos seguidores tengo en Twitter.
  • ¿Realmente esta tarea o actividad me sirve? R: SI
  • ¿Esta tarea o actividad me llevará menos de 5 minutos? R: SI

En este caso, no es necesario organizar la tarea lo que tendrías es que HACER la actividad, ya que la misma solo lleva menos de 5min y es más lo que duras por procesarla que haciendo dicha tarea.

En mi recomendación siempre tomen en cuenta ¿Cuánto es el tiempo que le lleva realizar la actividad? ¿Qué necesitan para que dicha actividad este culminada? ¿Cuál es la fecha tope de la actividad? De esa forma podrán tener un mayor control de su tiempo. La productividad no es hacer más cosas en menor tiempo, es tener organizadas tus actividades y saber cuándo la vas a realizar.

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Imagen cortesía de www.pexels.com


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