Como Organizar uma Hackathon — Parte I

Aqui estão 6 dicas para criar uma hackathon de impacto, com propósito e planejamento que são essenciais para o seu sucesso.

1 Defina o propósito

Hoje, os participantes dos hackathon estão preocupados com o propósito, isto é, para que possam conectá-los e desfrutarem de uma experiência incrível. Esse propósito deve estar bem claro e definido nos integrantes da organização, para que consigam transmiti-lo para todos os participantes e parceiros, já que hoje em dia há uma preocupação por parte das marcas em se estabelecer um engajamento com o público a fim de demonstrar que se encontram alinhados com o mesmo propósito, criando, portanto empatia. Definir um propósito que os integrantes da hackathon se identifiquem e que acreditem é essencial, já que a partir disso todos conseguirão comunicar com a mesma intenção do evento. Como por exemplo o propósito do evento Dev Weekend Diamantina é levar os desenvolvedores para o mundo do empreendedorismo e conectar soluções inovadoras com grandes empresas.

2 Pense nas habilidades complementares

Em segundo lugar pense em como montar uma equipe que tenha sinergia com o propósito do hackathon e que as suas habilidades sejam complementares às dos outros integrantes da equipe. Desta forma, todos são potencializados com as habilidades uns dos outros e estarão alinhados com o propósito do hackathon.

Hoje se trabalha com um modelo que define uma pessoa como responsável por vendas (comprometido no treinamento e acompanhamento da equipe de vendas, mantendo-os motivados, avaliando quais pontos devem ser melhorados e solucionando possíveis contratempos), um responsável por infraestrutura e jurídico (aquele que organiza todos os espaços do evento, incluindo a gestão da limpeza e dos staffs; é responsável, também, pelo acompanhamento e/ou elaboração de contratos, termos, etc.), um responsável pela coordenação geral e parcerias (é aquele comprometido em manter a equipe engajada e fazer toda a gestão de tempo do evento, acompanhando todos os líderes, além de captar parceiros que tenham o mesmo propósito que a hackathon, buscando o apoio financeiro para que o evento possa acontecer), um responsável pelo financeiro e alimentação (comprometido com a realização do equilíbrio entre o caixa e as expectativa do evento, realizando toda a gestão financeira), um responsável pelo marketing (comprometido no engajamento de pessoas, através do marketing digital, atraindo mais participantes para o evento e promovendo ações para auxiliar na captação de participantes), e uma pessoa responsável pela curadoria (é aquele responsável por realizar o elo entre a organização dos eventos e os mentores, os palestrantes de talks e cursos). Lembrando que as vendas, neste caso, podem ser utilizadas apenas para a captação de participantes quando o evento é gratuito.

Para a composição do time é necessário, primeiramente, decidir o que será essencial nas funções para o bom andamento dos trabalhos. Desta forma, pode-se, inclusive, mesclar as áreas para reduzir o número de pessoas na equipe e/ou reformular as funções de maneira que melhor atenda a equipe.

3 busque parceiros

Após definir o propósito e montar a equipe, defina qual o valor mínimo do evento, como por exemplo R$10.000,00, para que o evento possa acontecer, assim o responsável por parcerias já pode começar a captar recursos com uma meta estabelecida. Os parceiros têm que ser empresas que tenham alinhamento com o propósito do evento, como por exemplo, se a hackathon aborda saúde e uma empresa de tabaco é apoiadora do evento ou está realizando para crianças e uma empresa de bebidas alcoólicas é apoiadora deste evento. Torna-se contraditório e os participantes percebem a contradição existente no evento, portanto, busque parceiros que possam contribuir mais do que só com dinheiro, mas que também possam engajar no evento.

4 treine e alinhe

O Terceiro ponto, após a equipe formada, é treiná-la e alinhá-la com o propósito da hackathon, para que todos possam “falar a mesma língua”, esse treinamento é com foco em alinhar todos com o propósito, de modo que todos estejam engajados, com o público já definido, entenda as suas necessidades e como esse público está interagindo atualmente em evento e como eles compram para que assim possam desenhar a melhor hackathon para eles.

5 Desenhe o melhor cenário da hackathon

Pense como um potencial participante desse hackathon. Você participaria? Ele te atrai? Ele tem uma proposta de valor para mim? Com essas perguntas você começa a desenhar a hackathon, definindo quantas pessoas irão participar. Nos nossos eventos, em geral, sugerimos algo em torno de 60 a 80 participantes para o hackathon, e começamos as vendas entre 3 e 2 meses antes da hackathon. Mas isso vai variar como o seu público interage e compra, assim se for a primeira vez que você realiza um evento converse com quem já vem realizando eventos, buscando entender como funciona o processo de compras dos seus potenciais participantes.

6 Defina as métricas da hackathon

Alguns organizadores esquecem de definir as métricas claras e objetivas, para que possam ter sucesso do início ao fim do evento. Mas como definir as métricas? Após desenhar a hackathon você já tem muitas informações importantes para começar as definições de métricas, como por exemplo, estipular uma data para a venda mínima de ingresso, estipular qual o mínimo de participantes para que o evento seja viável (se o evento for pago ver a viabilidade financeira), esses são apenas alguns exemplos de KPIs utilizados, mas essas métricas devem estar alinhadas com o propósito do evento, para que até o engajamento da equipe e dos participantes sejam medidos com sucesso.

Essas são apenas algumas dicas para que o sucesso da sua hackathon, lembrando que os parâmetros utilizados não são engessados, sempre há o que moldar de acordo com as necessidades e imprevistos.

Obrigado!!

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