İş hayatımı kolaylaştıran 10 araç

İş hayatımızda yönetemediğimiz tek kaynak nedir?

Elbette, zaman.

O zaman onu doğru yönetmekten başka şansımız yok.

ŞU AN ÇOK YOĞUNUM CANIM, MAİL ATAR MISIN?

Kafanızı nereye çevirirseniz çevirin, herkesin çok yoğun, herkesin koşturma halinde, bir yerlere yetişmeye ya da bir şeyler yetiştirmeye çalıştığını göreceksiniz.

İşlere yetişemedikçe, okunmamış e-postalarınız yığılmaya başlayacak, katılmanızın gereği bile olmayan toplantılarda en değerli kaynağınız zamanınızı boşa harcayacak, planlanmamış işler büyüyecek. Ve malesef bu kısır döngü böyle devam edip sizi inanılmaz bir tempo içerisine sürükleyecek.

NE ZAMAN AKŞAM OLDU YA? DAHA HİÇ Bİ İŞ YAPAMADIM!!!

Bu tempo malesef herkes üzerinde bir nefessizlik hali yaratacak (yaratıyor) ve bunun sonucunda herkes daha verimsiz, daha mutsuz ve daha gergin bir iş ortamında başarılı olmaya çalışacak (çalışıyor).

Bugün benim iş hayatımda günlük akışımı, zaman yönetimimi ve üretkenliğimi kolaylaştırmak adına kullandığım 10 aracı sizlerle paylaşacağım. Eminim çoğunu herkes biliyordur, bazılarından faydalanıyordur. Ama bazıları için de mutlaka yeni olacaktır.

Umarım ilham verir, faydası olur.


Önce Sistem: GETTING THINGS DONE (GTD)

Kullandığım araçların detaylarına girmeden önce, bu araçlardan maksimum faydayı sağlayacak bir yönteme ihtiyacınız olacağı için kendi kullandığım yöntemi anlatmam gerekir.

Pek çok farklı metod denedikten sonra benim için en yararlı sistem Getting Things Done (GTD) olduğuna karar verdim.

GTD NEDİR? David Allen’in bulduğu bir zaman yönetim sistemi. Aynı isimli bir kitabı bir de web sitesi var.

GTD: KAFA RAHATLIĞI DEMEK

Hepimiz sürekli, yapmamız gerekenlere ilişkin bir sürü düşünce taşıyoruz.

  • Kredi taksidi yatırılacak
  • Patrona en son yaptığım analiz e-maili atılacak
  • Haftaya status toplantısı düzenlenecek vs vs gibi yapılacaklar listesi

Bunun yanında da daha uzun vadede,

  • X proje planı çıkarılacak
  • Yeni websitesi testleri yapılacak vs vs gibi orta/uzun vadeli işlerimiz var.

David Allen diyor ki, tüm bu düşünceler bizi zamanlı zamansız rahatsız ederken, kafamız rahat olamaz. Aklımıza yapmamız gereken bir iş, henüz aksiyon almadığımız bir anda geldiğinde bu bizi tedirgin eder, konsantrasyonumuzu bozar.

Dolayısıyla tüm işleri ve tüm hedeflerinizi, her şeyi içerdiğine ve sizi gerektiğinde uyaracağına bir sisteme aktarmak gerekiyor. Böylece zihniniz dingin ve serbest oluyor ve siz de o ana odaklanıp, berrak bir zihne sahip oluyorsunuz.

GTD sistemi, temelde 5 aşamadan oluşuyor.

  1. topla
  2. işle
  3. düzenle
  4. yap
  5. gözden geçir

Burada sistemin daha detaylarına girmeyeceğim fakat GTD’yi incelemenizi şiddetle öneririm.


GELELİM ARAÇLARA

1) Pomodoro Timer

Pomodoro Timer, GTD’nin temel araçlarından birisi. Çalışma sırasında vakit kaybettiren şeylere kapılmayı engelleyen, 25 dakikalık çalışma iterasyonları demek. Bu metod sizin daha çevik çalışmanızı sağlayacak.

Ben nasıl kullanıyorum? Takvimimde 8 saatlik çalışma slotunda toplantılardan arınmış boş zamanlara o gün tamamlayacağım 3 büyük işimi pomodorolara bölüp yerleştiriyorum. Daha sonra onları tamamlarken, pomodoro timer ile takip edip daha üretken bir şekilde tamamlıyorum.

2) Evernote

Evernote, notlarınızı bir arada tutmanızı sağlayan, o notları tablet, PC ve mobil cihazlar ile senkronize eden bir uygulama.

Bu senkronizasyon sayesinde her yerde not almak, aramak ve düzenlemek çok kolay hale geliyor.

Ben nasıl kullanıyorum? Hatırlamam gereken her şey evernote’umda. Toplantı notlarından, seyahat dökümanları detaylarına, herhangi bir sunumda kullanacağım bir görselden, çalışma dosyalarıma. Hatırlamam gereken bir şey olduğumda ilk ve tek baktığım yer evernote.

3) Asana

Asana, takımların iş takibine yardımcı olmak için tasarlanmış bir internet ve mobil uygulaması. Bütün işlerinizi proje, alt maddeler, zamanları ve tüm detaylarıyla tüm cihazlarınızdan rahatlıkla takip edebilirsiniz.

Ben nasıl kullanıyorum? Ben ve içinde bulunduğum ekip bütün işlerimizi asana üzerine işleyip, görevleri ilgili kişilere atayarak takip edebiliyorum. Özetle: O gün ne yapılacağı Asana’da yazıyor. O günün 3 büyük maddesini Asana üzerinden ayıklıyorum.

4) Trello

Trello, anında güncellenen, tüm cihazlar arası senkronize, aklınıza gelen her organizasyon için kullanabileceğiniz boardlar ve listeler üzerinden planlama yapabileceğiniz bir iş takip/geliştirme/organizasyon vs aracı.

Ben nasıl kullanıyorum? Ben ve içinde bulunduğum ekip Asana’ya işlediğimiz bütün işlerimizi yatay düzlemde ve görsel olarak planlamak, önceliklendirmek ve takip etmek için Trello’yu kullanıyorum. İşlerinizde agile proje yönetimi uyguluyor ya da uygulamak istiyorsanız, bu ihtiyacınız birebir.

E tamam da taskları hem Asana’ya hem de Trello’ya mı işliyorsun? Hem üretkenlikten bahsediyorsun, hem de kendine iş çıkarıp duruyorsun diyorsanız, sizi bir sonraki aracı okumaya davet ediyorum.

5) Zapier

Zapier, uygulamalar arası bağlantı ve senkronizasyon sağlayan bir web servisi. Şu an 250`den fazla servisi destekliyor ve sürekli yeni servisler sisteme ekleniyor. Kısacası desteklediği servislerin hepsinin birbiri ile iletişim halinde kalmasını sağlıyor. Girin kurcalayın, kuracağınız zap’ler sizin ihtiyaçlarınıza ve hayal gücünüze kalmış. İnanılmaz faydasını göreceksiniz. (Bir muadili: IFTT)

Ben nasıl kullanıyorum? Ben ve içinde bulunduğum ekip Asana’ya işlediğimiz belirli işlerimizi yatay düzlemde ve görsel olarak planlamak, önceliklendirmek ve takip etmek için onları işlerken özel bir etiketle otomatik olarak Trello’ya aktarıyoruz. Böylece ana giriş kapımız Asana, planlama yaptığımız tool ise Trello oluyor.

Buraya kadar okuduğuna bakılırsa gerçekten işinin seni yönetmesinden sıkılmışsın ve sen işini+zamanını yönetmek istiyorsun. O zaman keep reading, çok az kaldı :)


6) Slack

Slack özetle takım içi iletişim ve etkileşim platformu. Gün içerisinde belki de en çok kullandığım ve yaratıcılarına her gün defalarca minnettar olduğum tek uygulama :) “Be less busy” mottoları her şeyi özetliyor zaten.

Ben nasıl kullanıyorum? Başta ben ve içinde bulunduğum ekip, yakın çalıştığımız tüm partilerin bulunduğu 9 ekip, 70'e yakın kullanıcı ve 30'a yakın kanal ile tüm iletişim ve etkileşim ihtiyaçlarımızı Slack üzerinden sağlıyoruz.

7) Google Drive ve Google Docs

Google Drive, fotoğraflarınızı, kayıtlarınızı, videolarınızı kısacası ne isterseniz tüm içeriğinizi saklayabildiğiniz (15 GB’ı) ücretsiz çevrimiçi depolama alanı. Google Docs/Sheets/Slides ise nerede olursanız olun doküman yazıp, düzenleyip ve dokümanlar üzerinde ortak çalışma yapabildiğiniz bir araç. Bir daha kaydet tuşuna basmanıza ve “dosya ortakta kimde açık? ben bi şey koyacağım” demenize gerek yok. Docs’ta yarattığınız tüm dökümanlar drive içerisinde çalışıyor. Yani Drive Docs’taki tüm dosyalarınızı barındırıyor.

Ben nasıl kullanıyorum? Word, Excel ve Powerpoint’te ihtiyaç duyduğum tüm işlerimi Docs üzerinde çalışıp, Drive üzerinde depoluyorum.

8) Feedly

Özellikle Google Reader’ın kapanmasından sonra ciddi bir kullanıcı kitlesi kazanıp, sektöründe lider olan tüm cihazlarla senkron, şahane bir RSS takip aracı. Sektörümle, işimle, uzmanlığımla, hobilerimle kısacası ilgi duyduğum her şey ile blogları, içerik sitelerini, gazeteleri takip ettiğim tek platform.

Ben nasıl kullanıyorum? Sektördeki tüm gelişmeleri takip etmek için feedly üzerinden mutlaka 1 pomodoro’luk slot ayırıyorum. Böylece iş uzmanlığım konusunda know-how’ımı her zaman geliştirebilecek fırsat bulabiliyorum.

9)Pocket

Pocket, “Sonradan göz atmak istediğiniz bir şey bulduğunuzda, cebinize atın.” mottosu olan bir araç. Cihazlarası çalışabiliyor. Görevi web ya da mobilde gezinirken dikkatimizi çeken, ancak göz atmaya ya da okumaya fırsat bulamadığımız şeyleri, daha sonra görüntülemek için saklamamızı sağlıyor.

Ben nasıl kullanıyorum? 1 pomodoroluk zaman ayırdığım feedly seansında daha sonra okumak için önemli bulup ayıkladığım her şeyi Pocket’ıma atıyorum. Böylece feedly tüm evren, pocket ise benim ilgimi çeken ara katman oluyor. Pocket’da da saklamaya değer bulduğum şeyler Evernote’uma gidior.

Gördüğünüz gibi bütün ekosistem bir şekilde birbirine bağlı. Bazıları bilgiyi toplamaya, bazıları işlemeye, bazıları planlamaya, bazıları yapmaya, bazıları da takip etmeye yarıyor. Sonuçta tüm bunlar birer araç. Amacınızı siz biliyorsunuz, o amaca ulaşırken de kendi sisteminizi en iyi siz kurabilirsiniz.


BİTİRMEDEN

  • Tüm bu araçlar benim daha az e-posta bağımlısı olmama, daha az toplantı yapmama ve daha az yoğun olmaya yarıyor. Daha az daha kötü ya da az kaliteli demek değil. Şurada ne demek istediğimi görebilirsin.
  • Evet çok dikkatlisin! Başlıkta 10 madde dedim ve 9 madde sıraladım ama Google Drive ve Google Docs çok entegre iki farklı ürün, o sebeple :)
  • Bakarsın belki bu yazı da senin Pocket’ına gider :)
Sevgiler, saygılar, işlerinizde kolaylıklar.
EG