Como adaptamos o Design Sprint para 2 dias

16 min readMar 7, 2018

Você sabe o que é Design Sprint? Este é um método desenvolvido no Google Ventures que busca resolver problemas, onde é possível testar e validar em um curto período de tempo. Ele é baseado em metodologia ágil e pode ser aplicado por equipes de qualquer tamanho.

Como funciona? Basicamente um grupo de pessoas se reúnem por 5 dias para responder questões críticas de negócios através de design, prototipagem e teste das ideias com os usuários.

A principal vantagem desse processo de 5 dias em relação a tantas outras metodologias que existem por aí é que ele pega um atalho bastante vantajoso: ao invés de esperar para lançar um MVP (Minimum Viable Product) para descobrir se a ideia é boa ou não, processo esse que pode tomar vários meses, o Design Sprint foca especificamente na validação da ideia com usuários e encurta o processo para 40 horas de trabalho. UX Collective

O conceito e a ideia é simplesmente sensacional certo? Se prototipando nos preocupamos em errar cedo para poupar tempo no futuro, imagina então testar um MVP em 5 dias!

Acontece que na prática é muito difícil reunir 10–12 pessoas durante 5 dias para ficar submerso na design Sprint, então o nosso outro Squad liderado pelo nosso Lead de Design Will Matos aplicou uma versão resumida em 2 dias, eu participei como membro da dinâmica, trocamos algumas figurinhas e percebemos que esse formato funcionou perfeitamente, a assertividade do MVP, o tempo das cerimônias e a quantidade de pessoas. Pouco tempo depois eu liderei um design Sprint com meu Squad, e é aqui que vou começar a detalhar o processo que agora virou rotina na resolução de problemas de produto em nossa empresa, pegue um café que aqui vai detalhes, dicas e todo o processo!

Pré Sprint

Personas

Antes de começar a Sprint você deve estudar o publico, ou seja você deve criar personas, não vou entrar em detalhes de como fazer essa pesquisa, mas você pode ver mais informações aqui.

Para criar as personas nós utilizamos uma ferramenta chamada Xtensio, mas na realidade você pode fazer num bloco de notas, photoshop, paint e etc, o importante é que o método esteja bom!

Jornada

Pensar na jornada do usuário é colocar o usuário no centro de nossas soluções, é necessário saber como, quando, onde e porquê. Antes de começar a Sprint faça a jornada do usuário, mais uma vez você pode se guiar por esse conteúdo aqui. Crie da forma que preferir, photoshop, illustrator, paint ou papel e caneta, o importante aqui é a exatidão das informações, pense pequeno, mas seja assertivo!

Material

Você vai precisar de alguns materiais para salvar sua vida nesses dois dias, esse foi um Ctrl+C do documento do Google.

Quadros brancos.
Post-it amarelo de 76 mm x 102 mm. Dê preferência ao amarelo clássico, pois as notas multicoloridas causam uma sobrecarga cognitiva desnecessária. Providencie quinze blocos.
Pincéis atômicos pretos para quadro branco. Usar um pincel grosso vai ajudá-lo a empregar um caráter incisivo a suas ideias e a facilitar a leitura para os outros. Providencie dez pincéis.
Pincéis atômicos verdes e vermelhos para quadro branco. Para as notas com observações. Providencie dez de cada cor.
Canetas hidrográficas pretas. Para os esboços. Evite canetas muito finas, pois acabam levando as pessoas a escrever em tamanho muito pequeno. Providencie dez canetas.
Papel. Para os esboços. Providencie cem folhas de papel carta ou A4.
Fita-crepe. Para colar os esboços de soluções nas paredes. Basta um rolo.
Adesivos de bolinha pequenos. Para votação nos mapas de calor. Todos devem ter a mesma cor. Providencie umas duzentas bolinhas pequenas.
Adesivos de bolinha grandes. Para os votos “Como poderíamos”, pesquisas de intenção e supervotos. Devem ser todos da mesma cor, mas diferentes das bolinhas pequenas. Providencie umas cem bolinhas grandes.
Timer para cronometrar o tempo ao longo do Sprint. Providencie dois: um para cronometrar o tempo da atividade em andamento e outro para lembrá-lo de quando fazer um intervalo.
Lanchinhos saudáveis. Bons petiscos vão ajudar a manter a energia da equipe ao longo do dia. Comam alimentos saudáveis, como maçãs, bananas, iogurte, queijo e sementes oleaginosas (amendoim, castanha, amêndoa etc.). Para levantar a energia, chocolate amargo, café e chá. Providencie mais do que o suficiente para todo mundo.

Pessoas

Você precisa de um facilitador, aquele que vai ajudar a execução do design Sprint, pode ser qualquer um até você leitor!

De um decisor ou definidor, é aquele que tem como palavra final nas decisões, em nosso caso foi o PO.

Procure reunir especialistas tanto no produto quanto no desenvolvimento, então junte designer, front-end, back-end, tester, comercial, financeiro, implantação, suporte, e o cliente se possível.

A Sprint

Com todo material pronto vamos começar, abaixo um cronograma detalhado sobre como executamos tudo, dia a dia, hora a hora! Vamos lá.

Cronograma. Dia 1

09:00 — Apresentações, check list e Como funciona o Sprint.

Apresentações

Se nem todo mundo se conhece, faça uma rodada de apresentações. Nomeie o Facilitador e o Definidor e descreva o papel de cada um.

Obs: Peça para que ninguém use o celular, desenhe na lousa isso como lembrete, é importante manter o foco afinal são dois dias, caso alguém precise usar o celular permita desde que seja fora da sala.

Checklist

Crie um check list de todo o dia em algum lugar visível, a cada etapa que você for passando marque, isso dará ao time uma sensação de evolução.

Explique como funciona o Sprint.

Apresente o processo dos dias de Sprint. Descreva rapidamente cada atividade. Em nosso caso apresentamos a nossa expectativa de funcionamento de nosso time e produto assim:

09:15 — Explicação da jornada do usuário e qual era o nosso MVP

Apresente a Jornada do usuário, questione aos especialistas se eles concordam com ela, destaque na jornada o MVP.

Defina um objetivo de longo prazo.

Para iniciar a conversa, pergunte a sua equipe:

“Por que estamos realizando este projeto? Onde queremos estar daqui a seis meses ou 1 ano?”

Após definir um objetivo de longo prazo, escreva-o no topo do quadro branco.

O objetivo vai permanecer lá no decorrer do Sprint como um farol para manter todos na mesma direção.

09:45 — UNPACK

Exploração do conhecimento dos especialistas, pessoas que já atuaram na área.

A equipe do Sprint deve agir como um grupo de repórteres apurando uma história. Peça ao especialista que preencha lacunas pertencentes à área dele. Peça que lhes diga o que ele acha que vocês já sabem. E, o mais importante, peça ao especialista que fale em que pontos vocês erraram. Ele vê alguma coisa incompleta no mapa? Acrescentaria alguma pergunta do Sprint a sua lista? Que oportunidades ele vê? Frases úteis: “Por quê?” e “Fale mais sobre isso”.

10:20 — Pausa para Café, banheiro e descanso. ( 20 minutos )

Faça pausas o suficiente para o time descansar, falar sobre o mesmo assunto por horas pode ser exaustivo, em todas as pausas oferecemos um coffee break.

10:40 — UNPACK CONTINUAÇÃO

Sim, fale e fale muito sobre o negócio, você precisa entender, consideramos muito importante essa etapa então usamos praticamente uma manhã inteira.

11:00 — UNPACK CONTINUAÇÃO

Continue!

12:00 — ALMOÇO

13:30 — Como poderíamos?

Cada integrante da equipe precisa ter seu próprio bloco de notas autoadesivas (totalmente amarelas, de sete centímetros de altura por doze de largura) e pincéis atômicos pretos, grossos e apagáveis a seco.

O uso de pincéis atômicos em superfícies pequenas força todo mundo a escrever tópicos sucintos e fáceis de ler.

Como fazer a dinâmica:

Pergunte aos participantes como eles acham que poderíamos solucionar problemas do software atual e do novo, ou como poderíamos fazer um produto melhor, exemplo de como deve ser feito o como poderíamos:

14:00 — Organizar as notas do CP.

Crie títulos e organize as notas abaixo deles, como colunas, separe uma coluna para um item miscelânea, que não cabe em nenhuma outra coluna. Faça isso junto com o time, pergunte a eles como poderíamos separar as colunas em assuntos e quais seriam os títulos delas.

14:30 — Votação nas notas.

Para priorizar as notas, você usará a votação por pontos. Esse é um de nossos atalhos favoritos para evitar longos debates. A votação por pontos funciona praticamente como o imaginado:

Dê duas folhas de etiquetas de bolinha a cada pessoa.
Dê quatro folhas de etiquetas de bolinha ao Definidor, pois a opinião dele tem peso maior.
Peça a todos que revisem o objetivo e as perguntas do Sprint.
Peça a todos que votem em silêncio nas questões como poderíamos mais úteis.
Você pode votar em sua própria nota e votar duas vezes na mesma nota.

Concluída a votação, haverá aglomerados de bolinhas em algumas notas, e a parede inteira terá sido classificada de acordo com a prioridade.

Obs: Se não possuirmos folhas de etiquetas de bolinhas, podemos usar o canetão para marcar pontos nas notas, e o decisor marca bolinhas maiores que as demais.

15:10 — Aplique as notas escolhidas na jornada do usuário

Quando a votação tiver terminado, pegue as notas como poderíamos com mais de um voto, retire-as da parede e encontre um lugar em seu mapa para colá- las. A maioria provavelmente corresponderá a um passo específico na história.

15:40 — Pausa para Café, banheiro e descanso. ( 20 minutos )

16:00 — Explore, Imagine, Crie — Celulares liberados

Peça a todos da equipe que criem uma lista de produtos ou serviços a serem analisados em busca de soluções inspiradoras. (Fazer essas listas durante o Sprint é mais fácil do que parece )

Escreva a lista coletada no quadro branco.

Exercite a todos da equipe a falarem coisas boas desses produtos e serviços, e como podemos aplicar o mesmo conceito em nosso MVP.

17:00 — Explore, Imagine, Crie — Celulares liberados

Essa etapa não existia no design Sprint, nós criamos pois achamos que seria legal injetar um pouco de criatividade e discussão no time, ficamos surpresos no quanto isso resultou em inovação na hora de criar paralelos com outros seguimentos ou produtos de mercado.

17:45 — Fim do dia 1

Cronograma. Dia 2

09:00 — Revisitar o Explore, Imagine e Crie

Fale brevemente sobre todas as discussões do dia anterior, é hora de aquecer para o dia que vem pela frente.

09:30 — Ideias

Nessa etapa, cada pessoa escreverá ideias rudimentares, enchendo uma folha de papel com desenhos, títulos experimentais, diagramas e bonecos palito representando alguma ação — qualquer coisa que dê forma a seus pensamentos. Não importa se essas ideias ficarem bagunçadas ou incompletas. Assim como as anotações, essas páginas não serão compartilhadas com a equipe. Pense nelas como um “bloco de rascunho”. E não tem como errar. Contanto que todos estejam pensando e escrevendo coisas no papel, vocês vão estar no caminho certo.

10:00 — Pausa para Café, banheiro e descanso. ( 20 minutos )

10:20 — Crazy 8s

O Crazy 8s é um exercício acelerado. Cada integrante pega suas ideias mais promissoras e rabisca rapidamente oito variações em oito minutos. O Crazy 8s nos força a passar de nossas primeiras soluções razoáveis a versões melhores, ou ao menos a considerar alternativas.

Queremos que você se concentre em boas ideias — aquelas nas quais acredita que vão funcionar e vão ajudá-lo a alcançar suas metas

Cada um começa o Crazy 8s com uma única folha de papel A4. Dobre o papel no meio três vezes para ficar com oito partes. Ajuste um cronômetro para sessenta segundos. Aperte “iniciar” e comece a fazer esboços — você tem sessenta segundos por seção para um total de oito minutos nos quais criará oito esboços em miniatura. Seja rápido e bagunceiro: assim como as anotações e as ideais, o que for gerado pelo Crazy 8s não será compartilhado com a equipe.

O exercício funciona melhor se você desenhar versões variadas da mesma ideia. Escolha um item favorito de sua folha de ideias e pergunte a si mesmo:

“Qual seria outra boa forma de fazer isso?” Continue até não conseguir mais pensar em nenhuma variação. Então, cheque mais uma vez a folha, escolha outra ideia e comece a trabalhar nela.

10:30 — Sketch

Você se lembra de quantas vezes dissemos “Não se preocupe, ninguém vai ver isso”? Agora, acabou. O esboço da solução é a melhor ideia de cada um colocada em detalhes no papel. Cada esboço é uma hipótese baseada em opiniões de como resolver o desafio. Esses esboços serão examinados — e julgados! — pelo restante da equipe. Precisam ser detalhados, bem pensados e fáceis de entender.

Deve ser autoexplicativo

Você vai colar seu esboço na parede para todo mundo ver. É necessário que o trabalho dispense explicações. Pense nesse esboço como o primeiro teste para sua ideia. Se ninguém conseguir entendê-la em forma de esboço, é provável que também não seja de fácil compreensão quando for finalizada.

Deve ser anônimo

Não coloque seu nome no esboço e certifique-se de que todos usem o mesmo papel e as mesmas canetas pretas. Quando vocês avaliarem os esboços de todos, o anonimato tornará bem mais fácil criticar e escolher as melhores ideias.

Tudo bem se ficar feio

Seu esboço não precisa ser caprichado (caixinhas, bonecos palito e palavras serão o suficiente), mas precisa ser detalhado, bem pensado e completo.

Palavras são importantes

Dê uma atenção especial à escrita em seu esboço. Não use “lorem ipsum” nem desenhe linhas para indicar o lugar onde o texto ficará. O texto terá uma grande importância para a explicação de sua ideia.

Use um título marcante

Os títulos vão ajudá-lo a identificar as diferentes soluções quando for avaliá-las e selecioná-las. São também uma forma de chamar atenção para a ideia que está sendo proposta.

Cada pessoa é responsável pela criação de um esboço. Se alguns se sentirem inspirados e quiserem fazer mais de um, não tem problema, mas sem exageros.

Trinta minutos devem ser o suficiente para que todos concluam um esboço.

11:00 — Museu de arte e Mapa de Calor

Queremos que todos deem uma boa olhada em cada um, então penduramos na parede.

Use fita-crepe para colar os esboços na parede.

Distribua-os em uma longa fileira, com um bom espaço entre um e outro, como se fossem pinturas em um museu.

No mundo real, as ideias precisam se manter por conta própria. Se forem confusas para os especialistas de um Sprint, há grandes chances de serem confusas para os clientes.

Antes de a equipe começar a analisar, dê a todos um punhado de pequenos adesivos de bolinha (em nosso caso 5 foi o suficiente). Em seguida, cada pessoa seguirá estes passos:

Não fale.

Observe um esboço da solução.

Coloque adesivos ao lado das partes que agradarem (se houver alguma).

Coloque duas ou três bolinhas nas ideias mais promissoras.

Se tiver uma preocupação ou dúvida, escreva-a em uma nota autoadesiva e cole-a logo abaixo do esboço.

Prossiga para o próximo esboço e repita os passos.

Se as pessoas quiserem colocar bolinhas no próprio esboço, podem fazer isso. Se ficarem sem bolinhas, distribua mais para elas.

Se não tivermos bolinhas podemos usar os canetões para fazer bolinhas.

12:00 — ALMOÇO

13:30 — Criticas Relâmpago

Nas críticas-relâmpago, você e a equipe vão discutir cada esboço e identificar as ideias que se destacaram. A conversa seguirá uma estrutura — e um limite de tempo.

Durante as Críticas-relâmpago, o Facilitador estará muito ocupado, então será preciso um voluntário para a função de Escrevente. Conforme vocês revisam os esboços na parede, o Escrevente vai copiar ideias de destaque em notas autoadesivas.

Facilitador (eu) analisando protótipo a protótipo com o time.

As anotações terão os propósitos de:

Dar a todos um vocabulário comum para descrever as soluções;

Fazer todos os membros da equipe se sentirem ouvidos, o que acelera o debate;

Organizar os comentários da equipe, facilitando o processo de votação na próxima etapa.

Veja como funcionam as Críticas-relâmpago:

Reúnam-se ao redor de um esboço.

Ajuste o cronômetro para três minutos.

O Facilitador narra o esboço. (“Aqui, parece que um usuário está clicando para reproduzir um vídeo, e em seguida indo para a página da home…”)

O Facilitador anuncia as ideias que se destacaram de acordo com aglomerados de bolinhas. (“Muitas bolinhas ao lado do vídeo de animação…”)

A equipe indica ideias de destaque que o Facilitador deixou passar.

O Escrevente registra ideias de destaque em notas autoadesivas, colando-as acima do esboço. Dê a cada ideia um nome simples, como “Vídeo de animação” ou “Cadastro em uma etapa”.

Revise preocupações e dúvidas.

O criador do esboço fica em silêncio até o fim. (“Criador, revele sua identidade e nos diga o que não percebemos!”)

O criador explica eventuais ideias que tenham passado despercebidas pela equipe e responde a perguntas.

Prossiga para o próximo esboço e repita o passo a passo.

Tente manter cada análise dentro dos três minutos, mas seja um pouco flexível. Se um esboço contém muitas ideias boas, reserve mais uns dois minutos para registrá-las. Por outro lado, se um esboço tem pouquíssimas bolinhas e o criador não tiver uma explicação convincente, avance para o próximo.

15:00 — Pesquisa de intenção de voto

É uma forma muito rápida de toda a equipe expressar sua opinião. Esses votos não terão efeito. Em vez disso, pense na pesquisa de intenção como uma maneira de oferecer um conselho ao Definidor.

Dê um voto a todos (representado por um grande adesivo de bolinha — gostamos de usar a cor rosa).
Refresque a memória de todos em relação ao objetivo de longo prazo e às perguntas do Sprint.
Lembre a todos que podem apostar em ideias arriscadas com grande potencial.
Programe um cronômetro para dez minutos.
Cada pessoa escreve para si mesma sua escolha. Pode ser um esboço inteiro ou apenas a ideia de um esboço.
Quando o cronômetro parar ou quando todos tiverem terminado, coloque os votos nos esboços.
Cada pessoa explica brevemente seu voto (apenas um minuto para cada um, mais ou menos).

16:00 — Pausa para Café, banheiro e descanso. ( 20 minutos )

16:20 — SuperVoto

O supervoto é a decisão final. Cada Definidor terá três supervotos especiais (com as iniciais nos adesivos!), e o voto deles, seja lá qual for, será o que a equipe transformará em protótipo para o teste. Basicamente, os Definidores podem fazer o que quiserem.

Mesmo assim, é uma boa ideia refrescar a memória do Definidor quanto ao objetivo de longo prazo e às perguntas do Sprint (que ainda devem estar em um dos quadros brancos!).

Por fim, quando o Definidor tiver votado, a decisão mais difícil da semana terá sido tomada. Vocês verão algo mais ou menos assim:

Os esboços que não receberam nenhum supervoto não são vencedores, mas também não são perdedores. Eles ficam na categoria “talvez mais tarde”. É possível que você possa incorporá-los quando planejar seu protótipo na quarta-feira à tarde, ou talvez ainda possa usá-los no próximo Sprint.

É importante observar que esse processo de tomada de decisão não é perfeito. Às vezes, os Definidores erram. Às vezes, boas ideias não são selecionadas (pelo menos, não no primeiro Sprint). No entanto, a “decisão que cola” — ainda que não seja perfeita — é muito boa e rápida. Essa velocidade é útil para o objetivo maior do Sprint: obter dados do mundo real por meio do teste. No fim, são eles que levam às melhores decisões.

Finalizando

Concluímos assim dois dias de design Sprint, no Google ventures temos basicamente dois dias de validação com usuário e testes, em nosso processo nós não dispensamos isso, afinal isso é fundamental! Então o que fizemos com todo esse trabalho de dois dias?

Penduramos em nossa sala e começamos a prototipar, usei nesse caso o Adobe XD, montei todo o fluxo com o PO, agendamos entrevistas com 12 usuários, todos com experiência real no seguimento, com isso não ocupamos todo o time com testes.

Dicas:

Dê um feedback para o time, é importante o time participante se sentir parte da criação do produto, afinal a ideia veio deles, isso traz motivação ao processo e engajamento!
Sempre trabalhe com folgas, esse processo gera algumas discussões que são muito interessantes para serem interrompidas, ao final sobrou 1 hr de nosso cronograma.

Vale lembrar que como adaptamos o Design Sprint não achamos justo chama-lo assim, então batizamos como Design Studio, que também é uma metodologia, porém se assemelha melhor a nossa execução.