Todo mundo já deve ter passado pelo processo de tentar alinhar tarefas e projetos com grupos e falhar terrivelmente kkkkk é um horror.
Eu sigo estudando muito e tentando diversos métodos, mas ainda erro muito. Várias vezes entro nas discussões, aí acho divertido ou fico puto e quando vejo já passou meia hora do tempo que eu podia ficar e tudo piora.
Registrei aqui um método que tenho usado recentemente, baseado no O2, uma metodologia de gestão organizacional desenvolvida pelo pessoal da Target Teal, inspirado na Holacracia.
Esse método é um sucesso! As reuniões são rápidas e ágeis, a gente fala das tarefas e tensões. É muito importante manter a regularidade, um dos truques que percebi é esse: estar em contato frequente. Idealmente toda semana e presencial, mas em tempos de Corona vírus tem que ser virtual, né?!
Vem funcionando aqui na casa coletiva onde moro, no coletivo que faço parte e em alguns projetos que venho participando também.
Revisar e sincronizar esforços semanalmente!
Aqui eu vou colocar como eu faço, tá? Tem referências no final se quiser aprofundar e qualquer sugestão ou dúvida me fala que eu ADOOORO discutir essas coisas.
Papéis fundamentais
Facilitação: uma pessoa cuida do tempo (de fala e da reunião) e da pauta;
Registo: outra pessoa cuida das anotações ou ata, registrando as tensões e tarefas que surgirem. Esse registro deve ser enviado pra quem participou e serve pra alimentar a pauta da reunião seguinte.
Etapas
Chegança:
2 min por pessoa de chegança (como está chegando?)
Tarefas:
Listar tarefas pré-definidas e a pessoa responsável diz se foi completada ou não, só isso, sem comentários, justificativas ou julgamentos. Aqui todo mundo pode anotar qualquer preocupação que surgir pra ser tratado no momento das tensões.
Projetos:
Listar projetos e a pessoa responsável tem 2 min pra dizer como o que foi feito, o que falta e as barreiras pra prosseguir. Ninguém comenta, mas perguntas de esclarecimento pode. Também é importante anotar as tensões e preocupações.
Tensões:
Agora as tensões são listadas, quem anotou algo fala resumidamente qual a tensão. O legal é colocar em duas ou três palavras, só pra lembrar o que se refere, depois será explicado.
Com todas as tensões listadas, inicia o processamento de cada uma, a partir da primeira. As últimas podem não ser processadas nessa reunião por questão do tempo, mas tudo bem, será levado pra próxima reunião.
Cada tensão deve ser descrita por quem trouxe (até 2 min), todas pessoas podem perguntar pra entender melhor (até 5min). Quem facilita pergunta o que a pessoa precisa pra resolver aquela tensão. Pode ser uma ajuda, opinião compartilhar algo ou alinhar expectativas. Por exemplo: eu to preocupado com o andamento desse projeto pois já atrasou antes e a relação com o cliente está abalada. Pra isso, podemos atualizar o cronograma com tempo mais longo do que conseguimos cumprir e avisar sobre o andamento antes do prazo.
Saída:
Cada pessoa aproveita pra dizer como está saindo, lembrando como estava chegando e o que mudou. Se tiver muito pouco tempo pode ser só uma palavra, caso tenha sobrado tempo pode aprofundar nas sensações.
Conclusão
É isso por enquanto, ainda to elaborando melhor isso aqui e preciso aprofundar bem mais. Eu to muito feliz de conseguir sintetizar e estar tendo bons resultados.
