GTD 实践

关于 GTD,早有耳闻却一直没有深入接触。最近机缘巧合,在阿禅、金乌和华伟三位于时间和知识管理方面有所建树的前辈开办课程实验时有幸参与。GTD 作为其中一项课程内容,经系统性地接触后在事务管理方面确实颇有裨益。于是想结合个人状况,来讲讲自己对 GTD 的实践。

基本理论

GTD 教程上百千,但基本思路可以大致总结为收集、分类、拆分、执行和回顾。

Everything is inbox.

我会倾向于相信自己能记住大部分琐事,虽然结果不会太糟,但事后再花时间去回忆,或错过了某些琐事而带来日后不必要的时间浪费,其实能通过收集习惯来避免。无论是记事本(软件或纸质)、拍照、电脑桌面、语音备忘录或邮箱,这些都可以成为收件箱,而存放的内容也没有限制。迅速收集并事后集中处理,这个习惯会让事务变得更有条理并不错过任何灵感;全方面随时地的记录,也是不让自己专注工作被打断的有效保证。

拆分则可以让我更有动力和准确地执行任务。倘若以前我在想写文章(例如观点性的议论文)时,只会把临时拟定的题目记下来,当想要开始写作却难以下笔,因为写作背后意味着列提纲、总结论点、查资料等等。将每件事拆分为最小可执行项的思路,正符合此类任务的执行模式。

而分类这一步骤,则能让事务更精炼和得以聚焦。前辈在课程中推荐了 4D 分类原则 — — 将事项按 Drop、Delegate、Do、Defer 分类,而我一向以来也有运用「重要」「紧急」两个评断维度的四象限管理方法,它们有着异曲同工之妙。那些紧急但不重要的事情,可以交给别人或延后集中处理,而不重要又不紧急的事情应该果断抛掉。此外,养成定期整理收件箱的习惯也相当重要。

如此一来,在执行上,如果像我以前一样有过分依赖于 deadline 驱动的坏习惯,或许就会大有改观。在我的 to-do list 里,既有个人和工作事务,也记下了生活琐事、个人成长、可深化的灵感甚至愿望清单,驱动力和执行力变得更充足。不得不提的是,虽然将事情有效整理,但没有让自己聚焦到关键事件上,也会使这套方法大打折扣,具体表现为看到满满的一屏 to-do list 茫然而不知何从下手。这时通过各类 GTD 软件的配合,在每天有限的时间里专心处理好几件事情,是为明智之举。

个人实践

具体工具上,前辈们推荐了 Draft 4 作为收件箱,打开应用即记录的特性让快捷得以保证;推荐了 OmniFocus 作为 to-do 软件,它功能强大而全面使得自定义程度很高,独特的透视功能也大大方便了事务聚焦。而我对跨平台的要求很高,虽然 Draft 4 能将内容直接发送到第三方应用,但我依然更希望能在桌面端操作,并不想过于区分收件箱和 to-do 软件。考虑到个人事务不多,跨平台的 Wunderlist 成为了我 GTD 中的主力,通过加星标可以实现事务聚焦,而主力机 iPhone 6s 的 3D Touch 功能也可以快速打开应用的录入界面,快捷性有一定弥补。此外 Things2Do 也是两款老牌并值得推荐的 GTD 软件。

理论归理论,方法总是需要磨合和量身定制。作为一名仍在读的用户界面与体验设计师,一方面,即便处于繁忙的实习和毕业设计重合期,我的事务依然算不上很多;另一方面,虽然我更侧重理性的交互领域,但设计毕竟离不开创意工作。前者能凭 GTD 而锦上添花,但后者或许会因量化程度的把握不周而使创造力受限。我常会进行无目的性的思考,而这些不能被 GTD 方法管理的时间却往往诞生出很多令我饶有兴致的想法。这时,在规范化待办事项和自由无拘束状态中找到平衡是本领。GTD 不是让自己落入条条框框的生活,而是做事情的思维和观念。