UX Case Study-Pengembangan Simple CRM
*Disclamer* : Hasil karya ini merupakan bagian dari pelatihan UI/UX oleh Skilvul untuk program Digital Talent Scholarship PROA UI/UX Design Batch 3–2022 yang diselenggarakan Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kominfo). Kreologi merupakan salah satu challenge partner dari program ini. Saya tidak bekerja dan dikontrak secara profesional oleh Krealogi.
Latar Belakang
UMKM (Usaha Mikro Kecil dan Menengah) adalah usaha produktif yang dimiliki perorangan maupun badan usaha. Kriteria UMKM terbagi 3 diantaranya adalah UMKM mikro, kecil dan menengah. Setiap usaha tidak terlepas dari sistem pembukuan. Pembukuan biasanya ditulis secara manual dan ada juga yang menggunakan sistem digital. Salah satu pembukuan digital adalah Krealogi. Aplikasi Krealogi dibuat untuk memberikan kemudahan pada suatu UMKM dalam pencatatan pembukuan suatu usaha. Krealogi merupakan salah satu aplikasi pencatatan pembukuan yang sudah mengikuti perkembangan zaman, teknologi dan dunia digital yang memfasilitasi beberapa fitur yaitu:
- Production Planning and Monitoring
- Sales recording
- Expense report
- Inventory management
Dalam pengembangannya, permasalahan Krealogi saat ini adalah tidak memiliki desain aplikasi yang user friendly untuk target pengguna mereka. Saat ini Krealogi membutuhkan sebuah desain aplikasi yang user friendly dan tentunya bisa membantu pengguna Krealogi untuk mencatat kegiatan operasional mereka, membuat strategi dan menjaga alur operasional mereka.
Oleh karena itu, Krealogi memberikan tantangan bagi peserta pelatihan DTS PROA UI/UX Design Batch 3 untuk membuat beberapa fitur baru untuk pengembangan aplikasi Krealogi diantaranya:
- Simple CRM (Belum didesain dan belum tersedia)
- Cash Flow Feature (Belum didesain dan belum tersedia)
- Integration with Logistic and Marketplace (Belum didesain dan belum tersedia)
Saya dan tim memilih untuk mengembangkan fitur Simple Customer Relationship Management (CRM). Sebagai challenge partner, Krealogi menginginkan pengembangan fitur CRM agar dapat membuat jangkauan dan keterikatan yang lebih baik antara pelaku usaha sebagai pengguna aplikasi, dan pelanggan-pelanggannya.
Peran Dalam Tim (uix3-a30 — Kelompok/tim 3)
Dalam seluruh proses pengerjaan proyek ini, saya berkolaborasi dalam sebuah tim berisikan 5 orang, yaitu:
- Dadan Hadi Permana
- Eva Camelia Br Sembiring (saya sendiri)
- Farida Sunar Primastuti
- Iin Intansari
- Riandi Darma Putra
Saya memiliki tanggung jawab sebagai anggota tim, yang bertugas untuk memastikan keseluruhan proses berjalan tepat waktu dan hasil sesuai dengan harapan dan sebagai UI/UX designer. Selain itu, dalam pengerjaan proyek ini kami memiliki tanggung jawab dan tugas yang sama, yaitu:
- Melakukan riset pengguna aplikasi krealogi,
- Mengumpulkan ide-ide solusi (Define Stage, Ideate Stage dan Prioritization Idea),
- Membuat User Flow dan Wireframe,
- Membuat design system dan UI design (High Fidelity/Hi-Fi),
- Membuat Prototype,
- Melakukan practice user research (membuat skenario wawancara dan melakukan survey wawancara kepada user yang siap untuk melakukan usability testing aplikasi krealogi),
- Melakukan Usability Testing.
Proses Design
Pada proyek ini menggunakan metode Design Thinking sebagai pendekatan Proses Design. Metode ini dipilih karena fleksibilitasnya, adapun tahapan pada proses Design Thinking tidak perlu dilakukan secara berurutan dan sesuai dengan kebutuhan. Tools proses pengerjaan proyek menggunakan Figma.
1 — Emphatize
Tahap awal dalam proses Design Thinking adalah Empathize. ditahap ini, dilakukan pencarian dan pengumpulan informasi dari pengalaman pengguna aplikasi krealogi. Informasi tersebut memberikan gambaran jelas tentang apa yang menjadi kesulitan masalah pengguna, sehingga aplikasi perlu dikembangkan lebih jauh.
Kami memilih fitur CRM untuk dikembangkan, sebagian pengguna merasa kesulitan untuk melakukan pencatatan pesanan dan menghubungi pelanggan, tidak ada fitur kontak pelanggan, sehingga hubungan dengan pelanggan harus dilakukan secara manual. Hal ini mengakibatkan rumitnya proses yang dilakukan oleh pelaku UMKM.
2 — Define
Proses selanjutnya ke tahap Define. Pada tahap ini, ditentukan Pain Points dari pengguna, kemudian dikelompokkan dalam How Might We. Kemudian, topik utama permasalahan akan dibuat menjadi satu ide tujuan untuk dapat menyelesaikan permasalahan tersebut.
Paint Points
Affinity Diagram
How Might We
3 — Ideate
Setelah seluruh target tujuan ditentukan pada How-Might We dalam tahap Define, proses dilanjutkan ke tahap Ideate. Pada tahap ini akan dibuat ide solusi terhadap target tujuan. Kemudian, ide-ide solusi tersebut akan diklasifikasi ke dalam diagram prioritas berdasarkan efek pada pengguna dan usaha yang diperlukan untuk membuatnya. Terakhir, akan dibuat sketsa cepat Crazy 8's.
Seluruh anggota tim mengumpulkan ide-ide solusi terkait fitur atau fungsi yang dapat menyelesaikan target tujuan pada sticky notes.
Solusi Ide
Diagram Prioritas
Ide solusi kemudian dikelompokkan ke dalam diagram prioritas. Diagram prioritas terbagi menjadi 4 kuadran:
- Lakukan Sekarang (Yes, do it), tahap yang dilakukan/dikerjakan sekarang atau disebut tahap yang diprioritaskan dengan waktu yang lebih singkat, cepat dan memiliki high value.
- Lakukan Selanjutnya (Do next)
- Lakukan Nanti (Do later)
- Lakukan Terakhir (Do last), tahap ini membutuhkan waktu yang lama.
Sketsa Crazy 8's
Teknik ini paling baik digunakan dalam tahap ide dimana ide harus datang lebih cepat (ide -ide gila) karena tujuannya adalah untuk menghasilkan sejumlah ide yang berbeda dalam waktu yang singkat dan biasanya dilakukan secara manual menggunakan kertas A4 yang dibagi menjadi 8 bagian dengan bagiannya masing masing.
4 — Prototype
Pada tahap Prototype akan dilakukan pembentukan fitur secara nyata dengan membuat User Flow. User Flow mendefinisikan proses yang dilalui oleh pengguna ketika melakukan suatu proses. Kemudian, User Flow akan divisualisasi melalui pembuatan Wireframe yang masih dengan kualitas rendah (low-fidelty/low-fi). Wireframe akan berisi visualisasi umum tampilan antar-muka pada aplikasi. Wireframe akan dibuat menjadi sebuah desain antar-muka pengguna yang high-fidelity (hi-fi) dan dibuat interaksi antar komponennya, sehingga menjadi sebuah rangkaian tampilan yang dapat diuji pada pengguna atau disebut sebagai prototype.
User Flow
Setelah membuat Wireframe, maka dapat terlihat komponen-komponen yang digunakan berulang. Komponen-komponen ini harus dibuat menjadi komponen pada UI Styleguide, yang kemudian akan digunakan pada pembuatan tampilan antar-muka pengguna. Komponen UI Styleguide terbagi menjadi 2, yaitu atom dan molekul.
Tampilan Design UI (antar-muka)
5 — Test
Setelah melewati tahap pembuatan tampilan secara menyeluruh, perlu dilakukan User Research sebagai indikator keberhasilan pengembangan fitur pada aplikasi yang telah dibuat. User Research dilakukan dengan metode In-depth Interview (secara langsung maupun online) dan Usability Testing pada prototype.
User Research dilakukan kepada satu responden, responden kami adalah seorang pedagang online produk fashion, berusia 35 tahun. Kami melakukan wawancara secara online dan menghasilkan informasi kebiasaan dan kendala responden terkait pencatatan pembukuan. Dapat disimpulkan bahwa, responden merasa kesulitan untuk melakukan pencatatan hanya dengan note pada ponselnya dan secara manual.
Hasil Usability Testing yang dilakukan responden dengan bantuan arahan dari kami dan menghasilkan informasi sebagai berikut:
Penutup
Setelah melalui seluruh proses yang cukup panjang, pengembangan fitur CRM untuk aplikasi Krealogi telah terbentuk dan memiliki gambaran yang jelas terkait cara kerja fitur-fitur CRM, serta keseluruhan dari tampilannya. Proyek ini hanya dibuat untuk program pelatihan DTS PROA UI/UX Design batch-3 2022 yang sudah disampaikan diawal pembukaan.
