學生如何利用雲端工具增進活動效率與和諧|從迎新宿營出發

善用雲端工具來帶領團隊,嘗試不一樣的溝通協作模式,替團隊跟自己創造更多的附加價值

許嘉文 (Evan Hsu)
Mar 20 · 12 min read
Bang Rich 新生團隊合作探索營(迎新宿營) 全體工作人員暨學員大合照

為什麼你要看這篇文章?

我們都在辦活動,辦宿營,那要如何更優化它?
如何使用雲端工具替團隊加分?
如何替自己創造所謂附加價值?

此篇重點

談談迎新宿營
可以使用的雲端工具
所謂的附加價值


談談迎新宿營

我是我們學校 107屆也是第一次舉辦校外迎新宿營的總召,各個大專院校都會舉辦宿營,只要你是滿腔熱血是一個活動咖,相信你對迎新宿營四個字不陌生,只是你要如何把它辦好,那就是考驗主辦方的統籌能力了!
我們學校將這個活動命名為「新生團隊合作探索營」,也意味著我們的任務不僅僅是迎新,不僅僅是宿營,更是要讓新生發揮團隊合作的營隊!成為他們在大學拓展人脈的加速器

而至於迎新宿營是身為大二、三是否要參加籌備?身為大一是否要報名?
我認為見仁見智,因為不同角色思考的出發點都不一樣,有時候換位思考,試著去了解各階層面臨到的是不同壓力以及不同挑戰。
網路上有成千上萬種說法,大家不妨可以去 Google / Dcard / Youtube挖寶,不過站在去年總召立場的我,我想先說如果你是志同道合的活動咖,你也可以踏出舒適圈去嘗試不一樣的任務,請你好好享受在這個氛圍內,但要提醒的是,這段期間大家都會很辛苦,籌備間不僅僅是活動設計、大家要一起跑粗流、細流,幕後團隊還要去跑學校行政流程,在有限的預算控管去尋找適合的場地、品質有顧的遊覽車,結束後的銷帳,總會有一堆跑不完的行政流程。
所以如果你加入了,請你要堅持下去!
如果身旁的朋友有參與其中,別忘記請給他們一聲:「加油!」

各個平台所蒐尋到的「迎新宿營」有褒有貶,就自由心證吧

可以使用的雲端工具

(先列出幾個雲端工具- Google系列LINEJANDIKahootAirtable等)

雖然是家喻戶曉,但裡面存著一些隱藏功能,就讓我們來解鎖吧!

Google工具

Google產品。來源: 李亨利

Google表單 導出至 試算表
「智慧型問卷」 (例如當問題輸入「學號」,會自動推薦 簡答 的選項。)
「善用段落」(例如簡介一個、基本資料一個,這樣整體版面也較乾淨。)
「根據答案前往 XX」(可以根據答題狀況,來改變表單出現的問題。)
「自動關閉」( 使用 FormLimiter時間到了、人數滿了自動關閉表單。)

Google表單-智慧型問卷,趕快試試看一些問題,讓他建議你適合的問題呈現方式

行事曆 Calender
「聚焦當下」(善用淡化功能,清楚知道自己當下的進度在哪裡。)
「善用提醒」(有別於一般建立活動,可用於單純提醒簡要事項。)
「時間有限」(可以開啟縮端開會時間,提醒自己時間寶貴要有效率。)
「串聯雲端」(於每項活動說明欄,可以備註相關敘述或雲端資源。)
「共編邀請」(邀請一同參與活動的夥伴加入,也會同步到他的行事曆。)

把過去的活動暗化 - 可以將過去的活動淡化來,聚焦當下

Goggle 雲端硬碟
「顏色區隔」 (顏色的標籤,可以快速的找到自己當下的進度在哪裡。)
「掌握進度」 (在共享權限下,可以知道夥伴是否有依照時間進度更新。)

透過顏色的分配,減短在茫茫大海中找資料的痛苦;透過任務追蹤,知道資料夾的活動進度為何!

再來就是即時溝通協作平台工具
在協作時,溝通一定是最瑣碎而且最大的時間成本,別讓一堆私人生活和朋友打擾的 LINE 和臉書,去消耗你的專注力。

JANDI

剛好在決定要辦這次迎新宿營的時候,聽到友人介紹一款雲端溝通工具稱之 JANDI他們營隊自己本身有在運作,且風評還不錯,我就透過網路搜尋相關資料, JANDI 與 LINE 分析比較 這篇打動了我,所以我也就開始試用這款軟體。是哪些秘辛吸引了我呢?讓我來分享我認為很重要的三點吧!

公事私事兩邊放:減少不必要的干擾,做事你會更有效率
在我們過往經驗我們通常都是使用線群組或是 Facebook的社團來管理一個團隊,它的優點就是即時且已習慣,但缺點就是太多雜訊,導致你在處理公務上會很沒效率,在處理私務又不是很起勁,而且有時候在與朋友私聊「轉傳」錯頻時,還會不小心誤傳到工作群組導致釀成笑話。

在社群網站或是通訊軟體,它的本質本來就不是用來工作,所以常常會無法專心於一件事情上

檔案永久儲存、訊息可回溯;檔案訊息皆可搜尋
使用 LINE當工具時,可以搜尋訊息,但在找檔案可能會遇到以下狀況
1.想破頭找不到檔案真正在地聊天室(私訊;群聊;群組都有可能)
2.想到位置了,但須要努力地往上找時間(努力地滑努力地往上滑)
3.終於找到檔案了,但檔案過期無法開啟(悲劇的時候來了QQ)

看完以上三步驟是不是心有戚戚焉呢? 後來發現竟然有檔案中心這功能(找到救星的感覺), 而且當你忘記檔案名稱還可以使用副檔名來搜尋哦!

重要的訊息不遺漏:@標記姓名、星號標記
針對臉書以及 LINE皆有@標記功能,但其偏向是短暫性的提醒,若你沒有即時處理,可能就會不小心被遺忘,而星號功能是團隊溝通中很好使用的工具,它也可以視為另外一種「待辦清單」,我認為重要的標記星號,當我完成該項任務或專案時,我會自然而然將星號去除。

JANDI(左)會有一個通知中心裡面會放入所有你被"@" Tag的訊息;LINE(右)僅只有提示一次隨後即消逝

只可惜去年的我們,沒有人教我們如何善用這項 JANDI生產力工具,只能「為了使用雲端而使用雲端」,導致到最後階段 JANDI變成形同只是在歸檔存資料。(就如同下方一年前的使用狀況),但一年後我們還是嘗試使用 JANDI,但這次嘗試走以一專案一議題的路線,讓參與者更能了解當遇到問題時,可以去找到對應資料的地方。

在議題的欄位也不是那麼精準的寫出它的重要性(一年前)
一年後,我們再次使用JANDI,這次在議題的設計更為精準,讓每一個使用者可以一目了然的按照議題名稱來進行溝通討論

同場加映 -即時反饋系統,讓活動熱絡起來!

KAHOOT

它正是一款即時反饋的平台,除了先設計好的腦筋急轉彎,讓人會看了答案會噗哧一笑的,更搭配令人心跳加速的時間倒數與背景音樂,讓回答問題變得跟遊戲一樣。最大的特色是系統會在每一個回合提供回饋,包括得分、排名與答對人數等。趕快去蒐集各種蠢到歪頭想破頭腦的問題當破冰開場吧!
總之它操作簡單,易上手,只要輸入每一場的 PIN,就可以加入參與囉!

這是去年迎新宿營我們在開場破冰的狀況,印象中答錯綠最高的問題是:紅綠燈有幾個燈? 答:2個( 紅燈+綠燈)

同場最後加映 - 資料庫(專案管理)- Airtable
Google試算表功能較簡易,資料量一大就陷入卷軸海,它缺少比對功能;最終你還是要下載成 Excel來做分析 (那不就缺少本來雲端工具的便利性了 ?)

Airtable

算是我後期才接觸的工具( Airtable),為什麼我會拉到最後才提及呢?因為它真的是壓箱寶,真的是一個我認為超神最有智慧的資料庫,首先是它的設計邏輯跟Google表單剛好相反,它是從資料庫導入到問題,也就是說你可以先將資料部分輸入好,再把需要詢問意見的地方導回問卷即可(詳細功能說明使用之後應該會在獨立開一篇文章),只能說這個智慧型資料庫它能容納的有問卷、代辦清單、大型雲端儲存格、行事曆等等整合再一起,不再像之前一樣需要在 A地抓完資料又要到 B網站去上傳,所以好好善加利用工具,真的可以幫你們有效率的節省時間哦!

左上:索引式分類/左下:問卷/中上:名片式分類/中下:類似 Trello任務追蹤/右上:代辦清單/右下:行事曆(以上都可以整合在同資料庫)

所謂的附加價值

附加價值,就是各企業透過生產或製造而創造之價值。白話來說就是你本來做的事情,另外往上加所獲得的資源,而在迎新宿營這個專案性質的任務活動,我認為不但可以獲取實際的技能書,還可以獲得無形的加成技能!

尋找附加 價值圖:知乎

有哪些式實際的技能書呢?(給正在籌備的你一些筆記好好充實自己)

社群行銷(線上):小編日常設計粉專貼文,後台粉專回覆數據分析
表單數據(線上):善用 Google工具,當收到表單回覆能迅速數據分析
修圖剪輯(線下):運用 PS / AI修圖,PR /威導剪片甚至是 AE編輯來特效
行政方面(線下):撰寫企劃,上簽呈跑公文,記帳收支隨時掌握狀況
攝影拍照(線下):透過專案或是活動來增加自己的作品集或是素材

其實社團中有活動、有公關、有總務、有小編
放大來看,何嘗不是公司中的專案管理師、公關、財會、行銷呢?

能在你身處的崗位上,發揮附加價值的精神,讓自己在活動結束後依然掌握這些能力!(附圖為-上述實體技能書)

又有哪些是隱藏我們不到的加成技能呢?(潛移默化下的提升自己)

人脈存摺:
一個活動或是一個專案,你一定會接觸到不同領域的夥伴,好好利用機會去認識一下,拓展自己的生活圈吧!而且往往你不僅僅只有認識團隊內的工作夥伴,你還會認識到來參與活動的受眾(學員),你更有機會認識校外廠商了解在業界他們都怎麼處理事情的。

察言觀色:
上面提及到透過活動妳可拓展自己人脈,但你更會看清人性?怎麼說,你可以在合作的過程中,看到平時不會發現的事情,更能看到平時沒觀察到的。你會知道誰適合共事,誰適合以後繼續合作….(即使活動一結束,之後還是可能會有很多報告XD),但是這同時也會消耗你很大的正能量以及友情指數,不過越早認清,同樣的也吃虧越少喔!

溝通技巧:
一個團隊中,有領導別人,也有被領導,領導職學會領導統御,分配任務,而基層組員則是學會服從,接收任務並去執行它!只是要記得溝通是雙向的,可別當成一言堂,整個團隊變成獨裁國哇!

徵才招募:
一個公司的人資部門,最重要的就是公告工作說明書以及規範,迎新或是各專案一定都會面臨到找組員,至於要怎麼樣找到合適的組員?合適的工作內容那就真的是要多去了解一個人,了解它的 SWOT,不然真的可能是,也許他不是是雷隊友,只是他不適合這份工作。

檢討交接:
經歷過半年多時間的摧殘(?),相信你們就會體悟什麼是 Teamwork,什麼東西這次沒做好下次可以更好,但前提是要先認清、承認問題是出在哪裡?俗話說:「前人種樹,後人乘涼」透過一次一次的檢討會,一定更能知道哪樣優化環節,並善用雲端工具整理好,就可以將你們的精神還有五花八門的文件檔案,傳承給學弟妹。

挑戰極限,人是無限可能,不踏出舒適圈,你永遠不知道自己有多少潛力!

如果你覺得還不錯,別忘記下面的拍手運動支持一下哦!(圖片來源)
我拍你拍大家都來拍 - 全民拍手運動 - 👏👏👏
如果你覺得這篇文章有幫助到你,別忘記請為我多拍幾次手
(1–10下,代表還行;11–30下,代表寫得不錯;31–50下,代表著真的很可以。
也可以按一下follow 追蹤支持一下哦!

Thanks to janli lo

許嘉文 (Evan Hsu)

Written by

不只是書本上的知識,更喜歡嘗試不同可能。 積極參與課外活動;多次擔任學生幹部也在其中擔任過領導職,並投身多次志工服務。 對雲端數位工具有極大的好奇心 😀https://www.facebook.com/evan870910

Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch
Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore
Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade