25 Amateur Questions from Junior PM
So let’s begin.
This is my first story i write in my Medium, and it’s about my first journey being a Product Manager at one of Indonesia’s greatest startup, Ralali.com B2B Marketplace. I was once a Chief Product Officer (CPO) at one of computer club in Binus, BNCC, but it’s completely different experience with this one. But be in the part of student organization, it’s help me a lot.
After 6 months serve business people by building product (i hope) they needed, i summarize my confusion in 25 questions, i wrote it in bahasa. And i started to ask some PM from different startup since TIA previous event, Product Development Conference 2018, then ask random PM i know in linkedin. And the result, i found 3 PMs who can help me out.
These are the question and answer in indonesian.
1. Dalam menentukan product backlog untuk sprint pada company Anda, manakah yang paling berpengaruh dalam perkiraan presentase? (Ex: 50% dari c-level/po, 30% dari Anda, dan 20% from another team)
Gasim Alkaff, Head of Products at Tunaiku
Balance sesuai kebutuhan, di Tunaiku kita set roadmap bareng-bareng dengan C-Level dan melakukan quarter planning, review dan retro. Untuk eksekusi dan penentuan tiap sprint bebas di tentukan PO baik untuk taktikal implementasi dan teknikal seperti flow dan designnya. Biasanya juga ada titipan request dari tim lain. Kita akan mereview dari AARRR Framework metric.Rakhmat Agata, Product Manager at BBM
60% C and Owners, 30% PM, 10% Others.Prasetyo Andy Wicaksono, Product Manager at Bukalapak
Backlog sebagian besar berawal dari roadmap, hasil pembahasan dengan sisi bisnis dan C-level. Jadi bisa dibilang >80% berasal dari roadmap produk. Sedangkan sisanya bisa berasal dari hasil koordinasi dengan tim lain, bug fixing, dan juga special cases dari sisi bisnis.
2. Dalam bentuk apa backlog yang sering Anda tentukan untuk tim Anda dalam perkiraan presentase? (Contoh 60% improvement fitur, 30% produk/fitur baru, 10% task kecil)
Gasim Alkaff, Head of Products at Tunaiku
Tidak ada persentase, kita akan fokus ke hal yang utama. Kita set bersama Pancasila development: Hotfix, Completion, Optimization, dan Perfection. Kita akan mendahulukan error yang ada di production baik teknikal, ux dan scara bisnis. Kemudian Completion definisinya sesuatu value yang belum ada, biasanya kita eksekusi berupa MTP. Kalau tidak ada task yang completion baru optimization dan harus berbasis metric yang jelas (Improvement). Task kecil dan besar tidak dibedakan kita hanya melihat yang mana yang paling valuable buat user dan impactful.Rakhmat Agata, Product Manager at BBM
50% news features, 30% enhancements, 20% others.Prasetyo Andy Wicaksono, Product Manager at Bukalapak
Sebenarnya ini tergantung kondisi produk dari tim. Saat ini kalau tim saya, 50:50 untuk produk baru dan improvement fitur. Task kecil sebenernya masuk di improvement fitur.
3. Bagaimana cara Anda menemukan inspirasi ide product backlog yang ingin Anda kembangkan bersama tim Anda?
Gasim Alkaff, Head of Products at Tunaiku
Backlog idealnya tidak pernah habis, coba involve dan kumpulkan ide dari tim developer, designer, dan juga tim bisnis lainnya. Cuma jangan lupa harus berbasis data kecuali kalau semua metric sudah sempurna, silakan kalau mau perfection tasknya.Rakhmat Agata, Product Manager at BBM
Coordinate with researcher, Ui/UX, engineer, data analitics, business team. Go from data anal first then talk with researcher and UI/UX + engineer for feasibility.Prasetyo Andy Wicaksono, Product Manager at Bukalapak
Brainstorming dengan stakeholder produk, untuk lihat pengembangan produk selanjutnya. Seharusnya dalam satu Quarter, roadmap sudah jelas, sehingga tidak ada kasus PM kehabisan ide untuk backlog.
4. Apa yang sebaiknya dilakukan seorang PM in freetime untuk mengembangkan diri, tim, atau product nya?
Gasim Alkaff, Head of Products at Tunaiku
Diskusi dengan tim untuk melakukan next thing, jangan terpaku oleh sprint. Build Faster learn faster.Rakhmat Agata, Product Manager at BBM
Make sure the features work flawlessly then check again the data what should we enhance more.Prasetyo Andy Wicaksono, Product Manager at Bukalapak
PM perlu cek data performa dari produk yang dirilis. Jadi penting bagi seorang PM untuk tahu metrics apa yang perlu diperhatikan dari produk yang dimiliki. Metrics akan jadi guideline dalam penentuan kualitas produk juga.
5. Dalam membuat PRD, manakah yang lebih baik? Page per sprint (dengan berbagai macam list of product) atau page per product (with different sprint time)
Gasim Alkaff, Head of Products at Tunaiku
Kami tidak menggunakan attlassian/confluence karena bisa membuat mindset developer menjadi pasif menerima task saja dari PO. Di Tunaiku kita open collaboration untuk task detail technical dan design tetap di kembalikan ke masing-masing yang lebih berpengalaman, PO cukup memberi arahan dan visinya saja.Rakhmat Agata, Product Manager at BBM
Page per Product, matter of writing format.Prasetyo Andy Wicaksono, Product Manager at Bukalapak
Product requirement ya per product.
6. Apa saja task seorang PM di company Anda secara general?
Gasim Alkaff, Head of Products at Tunaiku
To bring value for user, business, and team.Rakhmat Agata, Product Manager at BBM
Initiate, coordinate, coordinate, coordinate, document, monitorPrasetyo Andy Wicaksono, Product Manager at Bukalapak
Product manager cukup unik. Menentukan product vision dengan cara engage stakeholder terkait, menentukan target-target yang mau dikejar dari produknya, breakdown product requirement, breakdown jadi roadmap, breakdown jadi epic dan story serta memantau performa tim (oh ya kalau di Bukalapak, product manager memimpin satu tim product development yang berisikan engineers, data scientist, product designers) jadi memiliki independensi yang tinggi. Seorang PM juga di timnya dibantu oleh seorang Associate PM.
7. Apa saja task seorang QA di company Anda? Apakah sering bertentangan dengan task PM?
Gasim Alkaff, Head of Products at Tunaiku
Awalnya sempat bentrok, kemudian kami sudah memiliki titik temu dengan sprint pancasila, data driven product development. Semua bisa legowo dan tidak bentrok.Rakhmat Agata, Product Manager at BBM
First layer of the quality checker. QA should always report to PM if there’s something wrong.Prasetyo Andy Wicaksono, Product Manager at Bukalapak
QA dan PM punya role yang beda. QA melakukan pengujian produk secara fungsionalitas. Tidak pernah ada bentrok dari sisi role pekerjaan.
8. Apakah ada perbedaan tingkatan hirarki pada tim Product seperti APM, PM, GPM, SPM, PO, dan lainnya pada Company Anda? Jika ya, seperti apa perbedaannya?
Gasim Alkaff, Head of Products at Tunaiku
Saat ini hanya APM dan PO saja, kami belum sampai scale untuk perlu banyak role seperti itu.Rakhmat Agata, Product Manager at BBM
Different only on the heaviness of the product they handle. No PO only PM.Prasetyo Andy Wicaksono, Product Manager at Bukalapak
Ada. Head of product -> SPM -> PM -> APM
9. Plugin atau aplikasi apa saja yang sering membantu pekerjaan Anda? (Ex: Atlassian, Taiga.io, Google Analytics, Power BI)
Gasim Alkaff, Head of Products at Tunaiku
Tools hanya alat membantu, focus on what value to bring to customer first.Rakhmat Agata, Product Manager at BBM
Pivotaltracker, GA, in house analytical tools, zeplin.Prasetyo Andy Wicaksono, Product Manager at Bukalapak
Ada beberapa. JIRA dan Confluence, lalu ada 2 tools untuk monitor data.
10. Anda ingin mengembangkan sebuah product baru, dan Anda akan mencari rolemodel untuk di benchmark, bagaimana cara yang sering Anda lakukan untuk menemukannya?
Gasim Alkaff, Head of Products at Tunaiku
Dengan build faster, learn faster. User yang akan memberi tahu kita bahwa apa yang kita buat salah atau benar. Gunakan prinsip MTP.Rakhmat Agata, Product Manager at BBM
Talk to research team and give specific goals to be reached.Prasetyo Andy Wicaksono, Product Manager at Bukalapak
Riset ke luar, mencari inspirasi dari produk-produk serupa.
11. Dari mana saja referensi pembelajaran Anda? (Ex: Product School — one of Youtube Channel, UX Planet, scrum.org, Medium)
Gasim Alkaff, Head of Products at Tunaiku
Pengalaman dan kearifan lokal dalam memahami user. untuk channel mostly youtube dan google.Rakhmat Agata, Product Manager at BBM
Friends including VPs, CTOs, CPOs and CEOs. Note every important think they said and learn they way they think.Prasetyo Andy Wicaksono, Product Manager at Bukalapak
Medium tentang product manager (saya biasanya cari per topik), UXPlanet juga membantu.
12. Bagaimana mengatur depedensi antara fitur yang dikembangkan pada platform berbeda (Desktop dan Apps)? Manakah yang lebih baik, 1 tim dengan product sama lengkap dengan web dan mobile developer, atau 1 tim untuk bagian web dan 1 tim untuk bagian mobile?
Gasim Alkaff, Head of Products at Tunaiku
Sebaiknya yang mengatur dan menentukan adalah developer sendiri. PO fokus dalam menentukan value apa yang ingin kita deliver ke user.Rakhmat Agata, Product Manager at BBM
There is no best answer for this, it depends on the resources and the features we build. I always try to listen the team especially the engineers as they know better.Prasetyo Andy Wicaksono, Product Manager at Bukalapak
Tergantung kebutuhan. Kalau di saya, satu tim saya ada frontend, android dan iOS, satu role at least satu orang.
13. Seberapa perlukah pengembangan interface pada CMS/Inventory Internal?
Gasim Alkaff, Head of Products at Tunaiku
Balik ke prinsip: Hotfix=>Completion=>Optimization=>Perfection. CMS yang bersifat internal harusnya masih banyak task selain mempercantik yang lebih valuable contoh mempersingkat flow, mempercepat performance, dan seterusnya.Rakhmat Agata, Product Manager at BBM
No need, as long as the functionality is there and easy to use.Prasetyo Andy Wicaksono, Product Manager at Bukalapak
Tergantung kebutuhan dan timeframe :P Pada akhirnya perlu prioritas. Yang jelas CMS perlu UX baik untuk mengurangi human error dan membuat proses internal jadi efisien.
14. Bagaimana proses handover PM pada company Anda? Apakah terdapat dokumentasi lengkap yang diberikan?
Gasim Alkaff, Head of Products at Tunaiku
Kalau dari sisi perusahaan Ideally speaking yes harus ada onboarding dan transisi perpindahan. Kalau dari sisi PO harusnya tetap proaktif dan mencari tahu sendiri, tidak hanya mengandalkan dokumen” kemudian menunggu.Rakhmat Agata, Product Manager at BBM
Good communication is always good to transfer knowledge instead of relying on the documentation which most of the people reluctant to create. In my experience, be friend with them and they will teach you personally and you don't even have to ready the document. hahaPrasetyo Andy Wicaksono, Product Manager at Bukalapak
Confluence bisa jadi starting point. Makanya Product Requirements dan dokumen terkait lainnya menjadi sangat penting sebagai pedoman.
15. Apakah ada strategi tertentu dalam menangani guideline yang dinamis sesuai dengan perubahan, improvement dan enhancement fitur?
Gasim Alkaff, Head of Products at Tunaiku
Kalau untuk agility, yes definitely harus agile dalam memberi value ke user. Build faster learn faster.Rakhmat Agata, Product Manager at BBM
Always prioritize and do it in small parts as you can.Prasetyo Andy Wicaksono, Product Manager at Bukalapak
Lebih ke yang major, terutama yang mempengaruhi proses dari produk lain di tim lain.
16. Apakah ada dokumentasi khusus untuk new employee (onboarding) untuk mengerti SOP dan cara kerja company?
Gasim Alkaff, Head of Products at Tunaiku
enariknya kami sedang membuat onboarding karena timnya lagi scale dengan cepat. Kurang lebih kami membaginya menjadi beberapa bagian:
- Organization Knowledge (Struktur dan siapa)
- General Product Knowledge (Ops Flow, External, core system, user)
- Development Culture Knowledge (Scrum, process, etc.)
- Product Team Knowledge (Mindset, principle, metric framework, Roadmap, etc.)
- Design Team Knowledge
- GlossaryRakhmat Agata, Product Manager at BBM
Yes, the most important is the Development SOP from Product Initiative, Product Research & Data Anal, Designing, Engineering, and Shipping. This needs to be clear as you will do it in daily basis.Prasetyo Andy Wicaksono, Product Manager at Bukalapak
Ada. Ada proses induction, onboarding role, onboarding tim, dan guideline document.
17. Apakah ada strategi tertentu untuk menginformasikan perubahan hirarki yang dinamis pada company Anda?
Gasim Alkaff, Head of Products at Tunaiku
Invite perwakilan tim bisnis ke sprint planning dan review. Email ke PIC-PIC yang penting mengetahui changelog di perusahaan setiap rilis. Sebagai PO kita harus proaktif untuk mencari sendiri kalau pihak lain tidak share information tersebut.Rakhmat Agata, Product Manager at BBM
We use Google Slide to put every changes in one place per release for marketing, business team and others to read. Also every month or every release we present the new features or changes we made. Here in 1 release will be deployed to Appstore and Playstore together. Web side, will follow the App release as if there is some dependencies exist.Prasetyo Andy Wicaksono, Product Manager at Bukalapak
Workplace itu tools. Kalau bicara strategi, yang penting komunikasinya lancar antara BD dengan tim Produk. Request ditampung dulu saja di sebuah dokumen sebagai catatan, lalu dari situ bisa mulai lihat prioritasnya seperti apa. Menjadi PM yang penting bisa mengukur prioritas pengembangan produk.
18. Berapa banyak kah dedicated PM dalam 1 tim pada company Anda? Adakah PM yang tidak memiliki dedicated team?
Gasim Alkaff, Head of Products at Tunaiku
Team Structure kita ada secara functional dan ada juga yang berdasarkan product group. Functional itu kyk frontend engineer, backend engineer, SRE, QA, masing-masing memiliki senior atau lead. Kemudian untuk product grouping kami membaginya berdasarkan revenue stream, one product one revenue stream. Ada B2C, B2B, Internal. Masing”. Product ada satu PO satu UX, satu QA dan tim engineer yang dibutuhkan across platform. Tidak ada kondisi sperti itu dan PO diberi kebebasan untuk membawa kemana produknya.Rakhmat Agata, Product Manager at BBM
Ideally one product should have one PM and engineers inside, but at some cases there is no sufficient engineers which we basically use some engineers together. Depends on the feature priority.Prasetyo Andy Wicaksono, Product Manager at Bukalapak
1 PM lead 1 product team (yang di sini disebut squad), yang bertanggung jawab atas beberapa product di scope of work yang sudah ditentukan. Jadi independensinya tinggi.
19. Apabila produk baru yang akan dikembangkan memiliki minim rolemodel untuk di benchmark (Blue Ocean), sulit sekali melihat perbandingan untuk menentukan fitur yang diinginkan. Apa yang biasa Anda lakukan untuk mensolusikannya?
Gasim Alkaff, Head of Products at Tunaiku
Know Your Customer, research, build, test, repeat. Kurang lebih seperti itu. Benchmark kadang-kadang berbahaya karena biasanya tidak berbasis data yang mana bisa membuat product kita salah benchmark dan juga tidak memiliki unique selling proposition.Rakhmat Agata, Product Manager at BBM
Think again about the “problems of the users” what should we provide to ease or solve their problems. Then prototype and validate it to the right users.Prasetyo Andy Wicaksono, Product Manager at Bukalapak
Jawabannya seperti nomor 10.
20. Apakah terdapat PM/QA tanpa dedicated team/product yang fokus untuk mengontrol quality atau handle abuse/fraud di production pada company Anda?
Gasim Alkaff, Head of Products at Tunaiku
Ada PO khusus fraud, karena fraud cukup penting di fintech.Rakhmat Agata, Product Manager at BBM
There is performance team consist of PM, Engineers and QAs, but not handling bugs. Bugs will be handled on each pillars.Prasetyo Andy Wicaksono, Product Manager at Bukalapak
Semua masuk ke squad masing-masing. Abuse dan fraud ditangani oleh anti fraud.
21. Apabila tim technology dikelompokkan berdasarkan kategori bisnis (dengan harapan memberikan business model dan value proposition yang sesuai), bukan berdasarkan product, memungkinkan terjadinya “concurrency” antara sesama fitur. (Ex: Gojek app in app) Bagaimana mensolusikan hal ini?
Gasim Alkaff, Head of Products at Tunaiku
Seharusnya kalau yang bersinggungan seperti itu lead-nya yang berdiskusi dan menentukan tindakan dan solusinya seperti apa.Prasetyo Andy Wicaksono, Product Manager at Bukalapak
App in app nya gojek lebih mudah dilakukan karena prosesnya beda2 dan tidak menggunakan funnel yang sama. (contoh, add to cart di gofood dengan gotix beda)
22. Dalam PM Meeting, apa yang seharusnya dilakukan untuk koordinasi antar tim product? Yang pasti, seharusnya tidak untuk sharing problem betul? Seperti keputusan yang salah dari tim bisnis, dan lainnya, melainkan action yang dapat kita ambil untuk mensolusikannya.
Gasim Alkaff, Head of Products at Tunaiku
Setuju banget kita itu dasarnya bukan orang yang omdo doang ideally speaking, we have to own it because we are product owner. Untuk kasus itu aku melihat sepertinya tim bisnis belum percaya dengan tim produk, makanya mereka sepertinya cukup mendikte apa yang ada di backlog. Saranku adalah kalian harus prove improvementnya berdasarkan data, komunikasi impact ke bisnisnya apa ke mereka tunjukan kalian mengerti bisnis juga, lakukan berulang kali seharusnya nanti mereka akan mulai percaya dan PO memiliki kebebasan.Prasetyo Andy Wicaksono, Product Manager at Bukalapak
Sesama PM penting untuk saling berbagi apapun terkait pekerjaan. Karena sebagai pemilik produk, penting untuk tahu apakah ada kondisi di tim lain yang mungkin ada efek ke produk kita. Terlebih sesama PM juga penting untuk saling support karena semua produk pada akhirnya berkaitan.
23. Perlukah kita hire PM berbeda untuk Business side dan Tech side? Bila tidak, side manakah yang lebih prioritas untuk difokuskan?
Gasim Alkaff, Head of Products at Tunaiku
Kenapa harus ada PO kalau di pisah” berdasarkan bisnis dan tech?. Kita seharusnya menjadi integrator antara Bisnis, UX, dan Tech, dan memang tidak semua PO kuat ketiga-tiganya makanya company harusnya mengerti dan bisa placement ke PO yang tepat dengan product yang tepat. Cuma yang wajib adalah PO harus aware data dan juga punya business sense agar bisa berkomunikasi dengan tim business juga. Mengenai waktu yang sangat kurang, kurangilah task” yang tidak terlalu memberikan value.Rakhmat Agata, Product Manager at BBM
No idea, what I do understand is PM should always has knowledge on both side business and technology (on Tech company). Business side should be handled by the operational team which PM should always coordinate with. So there is no PM business and PM tech in my opinion. If the job is too technical, it should be handle by the Engineer Lead while PM coordinate the Business and Operational side from the Operational/Business team.Prasetyo Andy Wicaksono, Product Manager at Bukalapak
PM perlu paham sisi bisnis dan tech. Condong ke bisnis atau tech, tergantung jenis produk. Tapi yang jelas perlu paham keduanya. Makanya saya bilang posisi PM itu unik.
24. Seberapa perlukah seorang PM mingle ke developer team agar lebih terasa “Agile” baik di kehidupan pribadi maupun pekerjaan (Ex: hangout bareng, potluck in every sprint review/retro/planning, or achieving something in end game)
Gasim Alkaff, Head of Products at Tunaiku
Sangat diperlukan:
- PO harus mengerti bahwa tim lah yang deliver value.
- Teamwork yang baik = value yang di deliver lebih baik
- Value ke user dan bisnis akhirnya meningkat juga
- PO pun juga berarti harus bisa improve team value, menyemangati, inspire untuk melangkah lebih.
- Untuk achieve hal tersebut, sesuaikan dengan dinamika personal member di tiap tim. Karena tiap tim bisa beda” treatmentnya.
- Kalau misalnya di tim sukanya leader yang bisa membaur dan mencampurkan personal dengan bisnis, maka lakukan.Rakhmat Agata, Product Manager at BBM
True, PM job is tricky I think. Engineer is everything for us as if they don’t like you I don’t think they will make the feature/product happen. But, the most important is how to make them feel that we are bringing them and the company to success, and we are in the same side. It’s us (Product & Engineer) against the world not we fight each other. And you know better than anyone else to handle your engineers with your style.Example: There was a PM here which look so stiff, even I hated him at the first month here. Turned out the engineers like him and be his friend. Don’t know why but he is smart and he always defend the team. (We against them not we fight each other)
Even if PM not the direct leader of engineers, but still we need to lead them to create the product. This video might help
https://www.ted.com/talks/simon_sinek_why_good_leaders_make_you_feel_safePrasetyo Andy Wicaksono, Product Manager at Bukalapak
Perlu. Karena sebuah tim produk harus kompak, dan beberapa caranya adalah melalui interaksi sosial. Berteman dengan tim mungkin bisa jadi salah satu cara efektif.
25. Menurut Anda, what is the definition of a great PM?
Gasim Alkaff, Head of Products at Tunaiku
- Attitude like CEO — See the problem, own the problem, inspire team to work with the problem, Prove it, Improve it.
- Mereka bukan hanya planning namun mengeksekusi the right thing
- Delivering value to customer, business, and team.
- Mindset to improve, improve, and improveRakhmat Agata, Product Manager at BBM
Good PM should go from Data and Research while also embrace the team.Prasetyo Andy Wicaksono, Product Manager at Bukalapak
Seperti jawaban saya sebelumnya. Posisi PM itu unik, wajar sekali kalau orang yang baru di posisi PM akan bingung, karena bisa dibilang role ini all-around. Yang penting: know your product, know your stakeholders, know your data, know your metrics, and moreover, know your user behavior.
I shared this story to you, all Junior PM who stay foolish, and stay hungry. And also open the discussion to you, all Senior PM who can share your experience with us. Please write in the comment section below if you want to answer some of those questions, it’s a pleasure for me.
Thankyou for your precious time.