6 solutions pour améliorer le recouvrement des factures et la relance de vos clients

Comment relancer ses clients et réaliser le recouvrement de ses factures: 6 conseils et processus à mettre en place pour améliorer votre trésorerie et vos délais de paiement.

Le recouvrement de vos factures et la relance des clients est certainement une tâche pénible. Vous avez des difficultés à obtenir le règlement de vos factures clients dans les temps? Vous ne serez pas surpris d’apprendre que vous n’êtes pas seul. En moyenne, les PME sont payées avec 16 jours de retard sur l’échéance de règlement. Certaines factures ne sont même pas honorées par leur créancier. C’est votre trésorerie et la santé financière de votre entreprise qui en pâtit.

Quelles solutions pour améliorer le recouvrement des factures et la relance des clients?

Il existe plusieurs bonnes pratiques à mettre en place pour réduire le nombre de factures en retard ou impayées. En déployant ces processus dans votre entreprise, vous pourrez réduire vos délais de paiement et donc accroitre votre trésorerie. Ces processus peuvent faire toute la différente entre une entreprise saine financièrement et une autre dont les comptes sont dans le rouge.

Voici quelques solutions pour améliorer vos délais de paiement et le recouvrement des factures:

  • Les 3 premières solutions sont préventives, elles sont à déployer en amont de la facturation
  • Les 3 dernières solutions sont curatives et vous indique comment remédier à une facture qui n’est effectivement pas réglée à l’heure

Solution 1 — Vérifiez le score de paiement de vos clients

Beaucoup de factures ne sont pas honorées uniquement parce que l’entreprise (ainsi que ses gérants et commerciaux) ne vérifie pas la qualité de paiement de leur client. Afin d’éviter cette problématique de facture “irrécupérable”, à l’avenir vous pourrez évaluer le score de paiement de votre client avant de vous engager avec lui, c’est-à-dire sa capacité à payer votre facture. Evercount vous donnera bientôt accès au score de paiement de vos clients pour mieux gérer le risque d’impayé de vos factures clients.

Solution 2 — Mettez votre processus de relance client en pilote automatique

Evercount vous permet d’automatiser votre processus de relance , à la fois en définissant des rappels à vos clients en amont de l’échéance de la facture et ensuite en relançant régulièrement votre client. Vous créez un processus de relance en choisissant le nombre de relances par email et par téléphone. C’est vous qui définissez votre stratégie de relance: si vous préférez conserver une relation forte avec votre client, vous pouvez privilégier les relances par téléphone. Evercount vous laisse ainsi paramétrer des rappels pour relancer par téléphone vos client.

L’automatisation réduit le temps alloué à la relance de vos clients par votre équipe et vous permet de rester serein en sachant que le processus de recouvrement est sous contrôle.

Pourquoi automatiser la relance de vos clients ?

  • Une processus systématique de relance et de suivi des factures
  • Un gain de trésorerie en réduisant vos délais de paiement
  • Un gain de temps se déchargeant en partie de la relance par email et du rapprochement bancaire
  • Une réduction des coûts en basculant les salariés en charge du recouvrement vers des tâches à plus forte valeur ajoutée (pour 100 factures dont le suivi est automatisé, on estime que cela représente un gain de 0,8 ETP)

Cela réduit le temps alloué à cette tâche de relance par votre équipe et vous permet de rester serein en sachant que le processus de relance est sous contrôle.

Automatiser “Oui”, mais à quel coût ?

L’automatisation du processus de relance et de recouvrement n’est pas onéreux. Si vous passez “seulement2 ou 3 heures par mois à effectuer les rapprochements bancaires pour savoir si une facture a été payée et ensuite à relancer vos clients en retard, vous pensez peut-être que vous n’avez pas besoin d’automatiser ce processus ? Vous avez probablement des tâches à plus forte valeur et plus intéressantes auxquelles allouer ces heures…

Evercount est gratuit jusqu’à 6 factures suivies par mois. C’est-à-dire que nous réaliserons automatiquement pour vous les rapprochements bancaires et les relances clients de 6 factures.

Nous vous rendons ces quelques heures qui sont précieuses, particulièrement si vous êtes le gérant d’une TPE ou un freelance.

Ce que l’automatisation de vos relances client n’est pas

  • Un remplacement de vos équipes chargées du recouvrement (si vous en avez)
  • Le basculement de vos systèmes comptables actuels ou de vos ERP vers d’autres logiciels

Un logiciel d’automatisation des relances et des recouvrements de factures vient en complément de vos logiciels de facturation existants. Vous pouvez toutefois émettre vos factures sur Evercount si vous le souhaitez. Sinon il vous suffit d’ajouter des factures déjà émises par un autre logiciel sur Evercount.

Nous venons également en support des personnes dédiées au recouvrement pour automatiser les tâches les plus chronophages comme le rapprochement bancaire et les relances par mails.

Nous vous laissons la chaleur du contact humain avec votre client qu’aucun algorithme ne saurait remplacer.

Solution 3 — Souscrivez à une assurance impayée

Il vaut mieux prévenir que guérir dit-on souvent. Si vous n’avez pas d’historique de paiement avec un nouveau client ou que vous percevez un signal qui vous indique que la santé financière d’un client connu aurait pu se détériorer, ne prenez aucun risque. Vous pouvez souscrire à une assurance impayée qui vous garantira en cas de non-réglement d’un client.

Une assurance impayée coûte jusqu’à 1% du montant de la facture émise. Pour une facture de 5000€ par exemple, vous ne payez qu’une prime de 50€ qui prévient le défaut de votre client.

Solution 4 — Envoyez un email, décrochez le téléphone et restez agréable

Un rappel par email est une première étape. Si vous souhaitez le faire de façon intelligente, vous pouvez automatisez ce processus. Evercount vous permet de planifier vos rappels par email auprès de votre client avant et après l’échéance de la facture. Vous restez ainsi à l’esprit et dans les priorités de paiement de votre client.

Si vous préférez décrocher le téléphone, c’est également faisable. Vous pouvez planifier l’ensemble de ces tâches depuis Evercount.

Si vous ne recevez pas une réponse adéquate et sérieuse à vos emails de relance et appels, il est temps de formaliser votre demande et de forcer une réaction de la part de votre client.

Solution 5 — La méthode douce ne fonctionne pas, il est temps de hausser (un peu) le ton

En tant qu’entrepreneur ou freelance, vous êtes sûrement plus habitué à la politesse avec vos clients. Une approche formelle peut sembler un peu ferme, mais cela devient parfois nécessaire pour obtenir le règlement de sa facture.

Vous pouvez adopter une approche formelle seulement une fois que les relances cordiales montrent leurs limites auprès d’un client. Cela provoquera une réaction différente chez votre client qui se trouvera face à une urgence nouvelle.

Il est alors question d’envoyer une lettre de mise en demeure. Cette lettre a une valeur légale et doit donc être rédigée avec précision. Elle avertit votre client que suite à de nombreuses relances vous n’avez pas encore été réglé et que par conséquent vous lui laisser encore quelques jours avant d’activer un recours juridique.

Dans la lettre de mise en demeure, vous pouvez également réclamer les intérêts de retards de paiements.

La loi de modernisation de l’économie (LME) du 4 août 2008 précise qu’à effet du 1er janvier 2009 le calcul des intérêts de retard passe à un minimum de 3 fois le taux d’intérêt légal (contre 1,5 fois auparavant).

Vous n’avez toutefois pas à attendre de mettre en demeure de votre pour demander ces intérêts de retard: tout retard de paiement à échéance de la facture justifie paiement des intérêts. Envoyez votre lettre de relance par email et par courrier avec accusé réception pour pouvoir prouver l’envoi et la réception.

Solution 6 — si vous avez épuisé tous les recours de communication, il reste l’option d’une action légale

Vous n’avez toujours pas de réponse ou de proposition (même avec un rabais significatif de votre facture client)? Il est temps d’activer un recours légal. Cela peut sembler radical mais la seule solution à ce stade qui vous permettra d’obtenir un règlement, même partiel, de votre créance.

Vous adressez alors une Injonction à payer à votre client qui sera également notifié au greffe de votre tribunal de commerce compétent.

C’est une pratique courante aujourd’hui pour les entrepreneurs et freelances qui doivent courir derrière leurs paiements. si votre client est passé en redressement judiciaire, c’est également une façon de vous faire connaitre auprès du tribunal de commerce pour exiger votre paiement en cas de liquidation judiciaire de la structure.

Vous adressez alors une Injonction à payer à votre client qui sera également notifié au greffe de votre tribunal de commerce. C’est une procédure rapide qui permettra à un juge de forcer l’exécution du paiement auprès de votre client si celui-ci ne conteste la nature même de la prestation qui a été facturée. Vous pouvez régler directement en ligne auprès du greffe l’injonction à payer pour 37,07€.

Face à cette injonction à payer, il est très probable que votre client vous règle votre facture rapidement. Si ce n’est pas le cas, alors le tribunal de commerce pourra se prononcer en votre faveur. Bon courage!

Inscrivez-vous dès aujourd’hui sur Evercount et automatiser votre processus de facture. Créez votre compte gratuitement et mettez vos factures et leur recouvrement sur pilote automatique en quelques minutes.