O Espaço para Fazer Mais com Sua Equipe

Ao longo dos anos, grandes pensadores como Charles Darwin e até Michael Jordan (sim, esse Michael Jordan), falaram de maneira eloquente sobre as virtudes do trabalho em equipe. Até mesmo Steve Jobs, um homem famoso por sua visão única, já disse “Grandes coisas no mundo dos negócios nunca são feitas por uma pessoa; são feitas por uma equipe de pessoas.”

Porém, apesar desta retórica suprema, as equipes de negócios normalmente sofrem com a falta de comprometimento, comunicação e objetivo. O que suscita a questão:

Se o trabalho em equipe é tão bom, por que trabalhar em equipe é tão difícil?

O que está errado com as equipes hoje?

Lei de Brooks: Acrescentar mais gente em um projeto de software atrasado resulta em um atraso ainda maior.

No seu livro revolucionário, The Mythical Man-Month: Essays on Software Engineering, o autor Fred Brooks observou que adicionar membros a uma equipe levava a mais comunicação e aumento da necessidade de coordenação, conforme as linhas de conexão e responsabilidade aumentavam. Este efeito era tão pronunciado que se tornou conhecido como Lei de Brooks: Acrescentar mais gente em um projeto de software atrasado resulta em um atraso ainda maior.

Apesar do foco de Brooks estar no desenvolvimento de software, sua ‘lei’ é verdadeira para qualquer grupo que trabalhe rumo a um objetivo comum: Conforme as equipes aumentam, torna-se cada vez mais difícil manter todos na mesma página. Os e-mails podem passar despercebidos, comunicados podem não ser lidos, e pode ser quase impossível agendar reuniões de equipes inteiras. E conforme a transparência entre membros da equipe é dividida, oportunidades para inovação e parcerias reais são perdidas.

As equipes que não operam no seu nível mais eficiente e colaborativo contribuem para uma grande perda de produtividade, oportunidades de receita perdidas, e uma diminuição na satisfação do cliente. O resultado disso é a empresa inteira sofrendo.

E se houvesse uma forma das equipes compartilharem, aprenderem e trabalharem juntas de maneira mais eficiente?

Bem-vindo ao Spaces no Evernote Business

Para ajudar as equipes a enxergar o plano maior e para manter todos no circuito, apresentamos um grande novo recurso ao Evernote Business, chamado Spaces. Ao mudar a forma como as pessoas interagem com notas e cadernos, os spaces redefinem como equipes produtivas compartilham e acessam as informações e realizam as coisas.

Um space é um hub central e compartilhado de todas as informações que sua equipe precisa para transformar ideias em ação e mover os projetos adiante. Você pode criar um space para um projeto, equipe ou tópico, e preenchê-lo com notas, cadernos, documentos, PDFs, imagens, áudio… a lista continua. Convide qualquer um na sua conta Evernote Business para ingressar no space para dar a eles acesso a tudo que está nele. Como o lar de todo o trabalho de sua equipe, seus spaces colocam todos na mesma página. As informações que a equipe inteira precisa são facilmente acessáveis e estão sempre na palma da mão de todos.

Ao desenvolver os Spaces para o Evernote Business, identificamos os seguintes pontos negativos que são comuns em muitas equipes. Ao abordar e resolver cada um deles, os Spaces permitem que as equipes trabalhem melhor juntas, e finalmente atinjam seu potencial completo.

1. Abordando a “Sobrecarga de Informações”

Até a virada do século XX, o conhecimento humano dobrava em média a cada 100 anos, de acordo com o autor Buckminster Fuller. Porém, após 1900, o que vinha sendo uma expressão linear se transformou em uma exponencial. O resultado disso, é que até 2025 a soma de todo o conhecimento humano estará dobrando a cada dia.

Fuller chama isso de “Curva da Duplicação de Conhecimento.”

Se você acha que isso é um exercício meramente intelectual, pense de novo; ele de fato tem consequências gigantescas no mundo real. A IDC estima que os trabalhadores de conhecimento de hoje gastam em média 2 horas e meia por dia simplesmente procurando as informações que precisam. Isso é tempo gasto não trabalhando!

Os Spaces ajudam a dominar este crescimento exponencial ao dar a você uma localização central para todas as informações que sua equipe precisa para realizar o trabalho. Quando você salva tudo em um space (incluindo links, documentos, imagens e PDFs), você sempre sabe exatamente o que está procurando; chega de pesquisar arquivos espalhados em computadores individuais de membros da equipe, servidores corporativos e ‘na nuvem’. Você também pode colocar a pesquisa poderosa do Evernote para ter um bom uso, vasculhando para encontrar o conteúdo exato que você precisa.

2. Preservar o conhecimento institucional

É um fato da vida corporativa que a maioria dos funcionários em algum momento vai mudar, já que os funcionários tem cada vez mais probabilidade de pular de emprego em emprego.

Quando os funcionários saem da sua empresa, eles levam seu conhecimento consigo. É possível substitui-los, mas por fim chegará o dia em que ninguém conseguirá se lembrar das lições aprendidas há três anos naquela campanha, porque ninguém que trabalhou nela ainda está na empresa!

Mas quando esse conhecimento é preservado em um space, não é preciso se preocupar. Já que tudo que é relevante ao projeto ou para a equipe é compartilhado com todos que precisam vê-lo, nenhuma informação se perde.

Quando você conclui um projeto, colecione as observações da equipe e as ‘lições aprendidas’, e salve-as no space. Consulte-as depois para evitar a repetição de erros passados ou para ver o que a equipe fez certo. Você também pode integrar novas contratações instantaneamente com um único convite.

Funcionários vem e vão. Mas salvar suas notas em um space no Evernote Business significa que seu conhecimento não precisa sair junto com eles.

3. Evitar trabalho duplicado

Como diz o ditado, “Deus ajuda quem cedo madruga.” Existe um grande incentivo hoje para empresas inovarem o mais rápido possível, para colocar seus produtos no mercado antes dos concorrentes. Mas conforme as equipes se movem rapidamente para atingir este objetivo, os protocolos organizacionais sofrem, e a transparência normalmente é a primeira vítima.

Um dos grandes pontos negativos desta ‘velocidade máxima’ é o perigo que as equipes internas se tornem tão afastadas umas das outras que acabem duplicando o trabalho de outras. Mesmo dentro de uma única equipe, os membros podem estar trabalhando em um projeto sem saber que um colega está trabalhando no mesmo projeto!

Obviamente, esta duplicação gasta tempo que poderia ser usado para gerar novas ideias e conhecimento. A perda de produtividade resultante é um custo sério para a empresa; IDC diz que: “uma empresa que tenha 1.000 funcionários de conhecimento gasta $5 milhões por ano devido ao fato de os funcionários gastarem muito tempo duplicando informações que já existem dentro da empresa.”

Com o Evernote Business, as seções “Novidades” e “Notas fixadas” em um space ajudam cada membro a ver exatamente no que a equipe está trabalhando, e o que é mais importante. E o Diretório Spaces dá a todos na empresa visibilidade sobre em que projetos todos estão trabalhando a qualquer momento. Isso ajuda a impedir a duplicação do trabalho, melhora a produtividade e mantém a empresa inteira alinhada.

4. Trabalhar de maneira integrada onde estiverem

Um dos desenvolvimentos de negócios mais importantes nos últimos anos é a tendência crescente rumo ao trabalho remoto. Graças, em parte, à velocidade de internet mais rápida e um desejo por uma mistura trabalho-vida melhor, mais pessoas do que nunca estão trabalhando fora do escritório tradicional; na verdade, empresas como GitLab, Buffer e Zapier possuem 100% de sua força de trabalho remota.

Os Spaces no Evernote Business permitem que membros da equipe permaneçam conectado onde estiverem. Como o Evernote Business sincroniza automaticamente em todos os seus dispositivos, todos sempre enxergam as informações mais atualizadas em um space tão vital que as informações não se perdem.

Aqui está um exemplo: Quando um vendedor na rua adiciona um novo pedido a um space, todos os membros do space o enxergam na sua seção “Novidades”: Seu departamento de cobrança no escritório, sua equipe de armazenagem no estado vizinho, e até seu analista financeiro que está trabalhando de casa. Tudo acontece num piscar de olhos.

Com as informações de sua equipe em um space no Evernote Business, você nunca ficará para trás.

5. Aprimorando seu fluxo de trabalho

Você já deve estar inteirado na cultura de traga sua garrafa/copo. Uma nova tendência recente tem sido o traga o seu dispositivo. Mas agora, a cultura dos negócios está indo rumo ao traga o seu aplicativo.

Membros de equipe diferentes possuem maneiras próprias de trabalhar, e suas ferramentas preferidas para realizar o trabalho. Além disso, as empresas estão descobrindo que é mais eficaz deixar os funcionários descobrirem e usarem os aplicativos que adoram, em vez de tentar monitorá-los. Mas as informações se perdem e a colaboração sofre quando as equipes precisam ficar indo e voltando entre aplicativos, produtos e documentos. Para o traga o seu aplicativo funcionar, as ferramentas precisam ser versáteis e flexíveis o suficiente para se adequarem a qualquer equipe.

O Evernote Business aprimora seu fluxo de trabalho atual ao se integrar com os aplicativos que você ama, como Salesforce, Slack e Google Suite; bem como nos dispositivos como Apple Watch e Amazon Echo. Salve informações de qualquer uma destas ferramentas diretamente no Evernote Business, depois mova-as para um space para compartilhar suas descobertas com toda a equipe.

Teremos mais coisas a falar sobre cada um destes pontos nas próximas semanas. Por enquanto, cadastre-se para um teste gratuito de 30 dias do Evernote Business e veja como os Spaces podem empoderar sua equipe para fazer o seu melhor trabalho.