Trabalhe de forma mais eficaz com a Matriz de Eisenhower

Diz a lenda que a matriz abaixo foi atribuída a Dwight D. Eisenhower, que uma vez disse, “O que é importante, raramente é urgente, e o que é urgente, raramente é importante.”

Apesar de sua veracidade questionável, não há muita dificuldade em debater a efetividade de Eisenhower no gerenciamento de tempo. É o motivo pelo qual a sistema da Matriz de Eisenhower existe até hoje. Sua capacidade de gerenciar seu tempo e tarefas era essencialmente uma matriz de decisão — uma moldura para decidir o que era importante e o que não era.

Mais recentemente, o sistema foi popularizado por Stephen Covey, autor de Os Sete Hábitos das Pessoais Altamente Eficazes.

Fonte: Stephen Covey, Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes

Soluções de gerenciamento de tempo são um antídoto útil para os dias repletos de prazos cada vez mais embaçados, barulho incessante e interrupções excessivas. Hoje, um dos maiores desafios de empresas (e desafios pessoais também), é como decidimos o que é urgente e o que não é. Assim que ultrapassamos essa barreira, a procrastinação some e as coisas começam a serem feitas.

A Matriz

Pense em uma tarefa que você precisa fazer hoje. Como você decide quando vai executá-la, dada toda a competição dos demais itens na sua lista de tarefas? Use a Matriz de Eisenhower para ajudá-lo a descobrir onde você decide que a sua tarefa cai dentro de um quadrante específico que dita onde, quando e quanto tempo você deve levar para fazer determinada tarefa. Dê uma olhada:

Quadrante 1 — “Deve ser feita imediatamente”

Tipo: Urgente e importante

Estas são as tarefas que precisam de atenção imediata. Elas são prazos muito importantes com o nível mais alto de urgência.

Quadrante 2 — “Decida quando será feita”

Tipo: Importante, mas não urgente

Essa é considerada uma seção estratégica da matriz, perfeita para o desenvolvimento a longo prazo. Itens que se enquadram aqui são importantes, mas não necessitam da sua atenção imediata.

Quadrante 3 — “Delegar para outra pessoa”

Tipo: Urgente, mas não importante

Ligações, e-mails e solicitações de reuniões de última hora ficam nesse quadrante. Estes tipos de tarefas normalmente não garantem sua atenção pois não produzem um resultado mensurável. O objetivo destas tarefas é fazer uma tentativa de eliminar e reduzir aquilo que não lhe ajuda a trabalhar.

Para algumas pessoas, delegar pode ser uma opção atrativa para descarregar trabalho para outras pessoas, para que as ligações, e-mails e solicitações ainda possam ser executadas, liberando você para focar em coisas que importam em outros quadrantes.

Quadrante 4 — “Pode ser feita mais tarde”

Tipo: Não é importante, nem urgente

Atividades que entram neste quadrante são as sugadoras de tempo que não contribuem com nenhum valor. Simplesmente, essas são as procrastinadoras — as desperdiçadoras de tempo que nos impedem de realizar as tarefas mais urgentes e importantes dos primeiros dois quadrantes. É melhor você enxergá-las neste quadrante para poder trabalhar duro para eliminá-las do seu dia de trabalho.

Escolha sua cor

Para adicionar uma nova dimensão na sua matriz, designe uma cor para cada uma das seções no seu sistema. Os códigos de cor perfeitos para serem implementados podem ser modelados de acordo com os dos bombeiros americanos. Designe cada nível de prioridade por cor.

Por exemplo:

Vermelho = urgente: Realize esta tarefa imediatamente

Amarelo = importante, mas não é super urgente. Decida quando você precisa executá-la.

Verde = urgente, não importante: Delegue esta tarefa!

Cinza = não é urgente, não é importante: Jogue esta tarefa fora!

Se você está usando a matriz para seus objetivos profissionais, talvez você queira começar a ver que muitos dos seus afazeres estão nos quadrantes um e três. A maior recompensa vem de ações no segundo quadrante. Estas são as definidoras de metas e avaliação de objetivos de negócios que geram impacto no sucesso a longo prazo de uma empresa, mas ainda assim, raramente são classificadas como urgentes.

Preste muita atenção ao seu recurso mais precioso: tempo.

1. Faça uma lista das coisas que precisam ser feitas.
2. Marque cada uma delas com um número, de um a quatro (combinando com a matriz).

Agora que você escreveu sua lista, tem uma representação das coisas que precisa para trabalhar e o que é mais importante.

Urgente vs. importante

É um grande desafio entender as coisas que tiram você do seu caminho projetado comparado com as coisas que realmente fazem a diferença. Mas, se não dominamos esta questão fundamental do gerenciamento do tempo, isso pode nos deixar pensando que poderíamos ter realizado mais coisas em vez de realmente realizá-las.

Em vez de focar unicamente no quadrante “urgente e importante” da Matriz de Eisenhower, faça essas perguntas a si mesmo para ajudar a definir o futuro para suas estratégias de tomada de decisão a longo prazo.

• Quando você vai lidar com as tarefas que são importantes, mas não urgentes?
• Quando você vai separar um tempo para lidar com as tarefas importantes, antes que elas se tornem repentinamente urgentes?

Se uma emergência aparece, suas prioridades mudarão. Por exemplo, se você é o dono de uma pequena empresa, e um cliente liga e pede para falar com um gerente sobre uma demanda não atendida, isso repentinamente tem mais precedência que quaisquer outros itens de ação na sua matriz.

Coisas a serem feitas

Eisenhower era capaz de delegar tarefas para sua equipe. Se você não tem uma equipe, 25% dessa matriz é inútil. Para resolver o problema de ser uma equipe de um, implemente uma lista de tarefas. Designe um número para cada tarefa da lista no quadrante ao qual ela pertence na matriz.

Se você precisa de outra maneira para pensar no que precisa ser feito e quando, não busque além do multi-bilionário, Warren Buffett. Ele sugere fazer uma lista de todas as coisas que precisam ser feitas cada dia. Comece com o topo mais alto da sua lista e risque essa tarefa ao concluí-la.

Realizar mais — desenhe seu tempo

Aqui estão mais algumas dicas sobre como usar a matriz em sua vantagem para que você consiga realizar mais.

1. Listas de tarefas ajudam a relaxar sua mente. Como você emprega uma lista é com você, mas certifique-se de perguntar (assim como o Sr. Buffett), o que precisa ser concluído primeiro. Prioridade é chave.
2. O ponto de cada quadrante é adicionar muitas ações e tarefas, mas ficará complicado demais se você tiver mais do que sete ou oito itens de ação. O objetivo é a realização.
3. Tente criar uma lista e uma matriz separadas para sua vida pessoal e profissional.
4. Só você consegue definir o nível de prioridade dos itens de ação da sua lista. Trabalhe na lista de tarefas todos os dias pela manhã, e você começará a experimentar a sensação de realizar suas tarefas no final do dia ou da semana.

Use a Matriz Eisenhower no Evernote. Pegue este modelo e salve-o na sua conta Evernote. Dica: Se você vai usá-lo frequentemente, transforme-o em um atalho!