從第一天就開始激勵

我從跨國領導者培訓學到的事情與體悟

上週到泰國參加培訓,這個課程是針對公司七個國家主管階層的人,特別設計的管理人才培訓,共有兩天的課程,我從課程中學到許多東西,在這裡和大家分享。(BTW菲律賓人的英文真的超好的!)

第一天的培訓,由一個問題開始:如何設計一個好的「新人著陸(on-boarding)流程」,也就是一個新人剛進公司時,你要怎麼讓他/她更快進入狀況?

雖然這個流程非常重要,但是這感覺是一個HR要考慮的流程?但訓練講師希望我們以自身的經驗出發,思考包含HR確認錄取這個人之後,直到之後新人到職、上手的整體流程,先列出自身經驗與到職的印象,再討論一切可以再怎麼樣改進,之後我們會明白為什麼要討論這樣的流程。那就讓我們開始吧!

討論:如何設計一個好的新人上手流程?

一開始雖然方向不太明確,大家想到什麼就講什麼,但可能因為討論的夥伴們都是各國的領導人才,其實運作起來很有效率,很快就收斂了,大家也很有自己的想法,蠻有趣的,而且會發現大家的思考方式的不同。

例如我是先針對流程拆解,思考一個人在流程中會遇到的事情、完成的任務,再思考怎麼做,例如從一個新進員工確定錄取之後,他可能需要知道入職的一些資訊,關於工作內容以及組織架構、Key man的一些資訊,列出哪些資訊要提供給他?他心中可能有什麼擔憂,要如何解決?……等等,列出總共有哪些流程與目標,越細越好,再一個個討論這個流程應該有什麼體驗,要得到什麼結果,算是「由下往上」的思考法。

但另外一種同事的思考流程,是從「目標與分類」開始思考,他/她會說:我覺得應該從三個目標來看:「讓他熟悉人」、「讓他熟悉事」、「讓他熟悉自己在組織中的定位與發展」,然後開始討論,要讓他熟悉人,該怎麼做?提供組織架構圖、Key man介紹……,要讓他熟悉事,需要找誰跟他介紹公司流程與目前業務?要讓他熟悉自己在組織中的定位與發展,包含要怎麼讓他知道自己的KPI,短期他被期待做到什麼事情,可以有什麼樣的資源讓他完成,未來他可以怎麼自我成長?這算是「由上而下」的思考法。

我對這種思考方式也非常佩服,目標導向的做法,找出解法的速度會很快,也會讓priority變得很清楚,雖然沒有全部流程的綜觀,可能會遺漏一些直覺沒「想到」的項目,但是對一開始專案開啟與發想,抓出重點項目,且明白執行目的,會是很有幫助的做法,學到了!未來我在嘗試解決一個問題的時候,就可以嘗試從兩種角度切入思考,可以得到不同的視野,這是我第一個收穫。

討論的過程中其實我就逐漸瞭解為什麼講師要我們討論這個主題了,這個主題的確非常適合主管培訓,因為這樣的思考過程,包含了「主管對下屬的觀察細微程度與再議」、「對人的管理與coaching方法」,還有「對公司流程的瞭解與優化想法」三個層面,我覺得蠻不錯的,可以嘗試自我練習,或是拿來做主管的面試題目(誤)。

對公司流程的瞭解與優化想法,我認為大家都非常強大了,畢竟已經身經百戰,對「事」的處理已經很強大,但是更有經驗的領導者,把「人」放得更重要,他們會去思考一個員工的處境、分出員工在意的事物,然後用不同的方式對待有不同需求的人。

例如有個新加坡的同事在提出意見時,只說:「We need to motivate this people from the day 1.」,我們要從上班第一天,就激勵這個人 。

可能有些主管認為,好的員工不需要激勵,自己就能找到動力,但是她認為一般人在進入一個新的環境時,都是忐忑不安,同時希望能快速上手,一展長才,但是若這個人無法得到適當的支援與引導,就很容易在種種的挫折感當中逐漸消磨熱情,或是認為自己努力的事情並不受到重視,而感到迷茫。因此激勵這件事情,在新員工身上就要開始下功夫。

然後這個說法正中訓練講師的下懷,他其實更希望我們思考「人」的層次,因為「人」的感覺,比流程更加重要,也是一個人能不能快速上手的關鍵。

尤其講師強調,現實來看,我們錄取一個新人的成本是非常高的,首先要經過海一般的履歷篩選,一面、二面,瞭解這個人,對內/對外討論薪資結構與工作內容,還有各種到職安排,還要接受這個人剛開始工作時的摸索期,要花時間帶他/她,同時,錄取這個人也代表放棄其他人,要負擔機會成本。

我們花了這些成本,如果這個人很快就離開了,或是在工作上無法發揮原有的能力,這些投入就變成很大的浪費,加上一個人在到職初期是最有動力,學習力最強的,若是能保持這個動力,讓他/她更快做出貢獻,找到自己在組織中的定位,是投資報酬率最高的事情。

於是我們的討論就帶到了「激勵」這件事--怎麼樣會讓你感到被激勵?

(大家不妨可以停下來想一下,什麼可以激勵你?)

什麼可以激勵你?

有人說工作上的成就感、被自己認同的主管讚賞或交付大事、做大事、錢很多、升遷、感受到自己的成長、和同事與團隊一起努力,工作氣氛好、公司發展好帶來的榮譽感……

(聽到大家分享到一半,突然驚覺,好像一個人缺什麼就會提出什麼,因為大家舉的例子都是反例XDD)

討論之後,講師總結激勵的元素,雖然看起來有很多原因,但其實可以總結為「GAME」這個字,包含:

G:Growth,自我成長、感受到自己的進步,或是職位上有升遷,接受新的挑戰

A:Achievement,成就感,完成了一些重要專案,或是得到主管、他人的認同,帶給自己的成就感與滿足感

M:Meaning,意義感,做的事情對公司或是社會有貢獻的意義感、「正在做出一個了不起的產品」的意義感、幫助下屬成長的那種「媽媽看到小孩成長有感」(?)

E:Enjoyment,工作條件(包含薪資,不過講師認為,與其說是薪水多寡激勵一個人,不如說是「更美好的生活」激勵一個人去追求)、工作環境,或是與同事合作、相處帶來的快樂

這四項應該是所有人在職涯發展上都會在意的點,只是每個人追求的比重不同(原來對職涯的各種追求與思索,到頭來只有四個關鍵字!你在意的是什麼呢?)。

而一個領導者應該思考一個員工在意什麼,自己又能怎麼提供支援,或是反過來,盡量減少讓員工覺得被「反激勵」的因素,例如只在意員工是否完成daily work,沒有讓員工知道他的職涯是否有進一步成長進步的空間,他又要如何努力,久而久之員工可能失去「自我成長」的激勵,同時daily work可能也無法帶來太多成就感與意義感,熱情就很容易被消磨。

這也讓我想起之前曾有個老闆跟我說過的一句話:要激勵員工有一個最簡單的咒語--「謝謝你」,而且如果能進一步闡述「謝謝他,因為你完成了xxx,讓我或公司可以ooo」,會更有效力。因為這句話包含了你對員工能力的認同(成就感與自我成長),而且你重視他所做的事情(意義感),也讓他覺得自己「有幫到你與公司的忙,有所貢獻」(成就感與意義感),所以這句話魔力非凡。

(但實際要講出來真的很難啊!講得出謝謝你,但是要講出後面那一長串會很彆扭害羞,有人在職場上很常這樣講,或是主管會這樣對你說的嗎?跪求不害羞方法)

接著,我們討論到「如何幫助下屬成長」,重點在於幫助下屬解決問題、找到答案,但並不是直接告訴他該怎麼做,因為這樣員工無法自己思考,也難以從自己找出答案的過程中,獲得成就感以及成長感。

如何引導下屬找出解決方案?

講師認為可以用問問題的方式,引導下屬,而問問題的方法,再度總結成了四個字--G.R.O.W:

G(Goal):你想要達到的目標是什麼?想解決的問題是什麼?為什麼是這個目標?

R(Reality):目前的情況怎麼樣?問題有多嚴重,需要什麼時候解決?造成問題的原因可能是什麼?要達到目標,我們手上有什麼資源?和那些部門有關係?有哪些客觀條件或環境因素?

O(Options/Obstacle):目前有哪些可能的解法?這些解法可能有哪些阻礙,讓你躊躇不前?還有沒有更好的做法?

W(Way to go):你打算怎麼做?Plan A是什麼、Plan B是什麼?時程規劃是什麼?需要我什麼支援?

這四種問題並沒有一定的詢問次序,而是要看當時的情況調整,例如很常見的問法是先瞭解現況,再討論目標,或是主管想先聽下屬打算怎麼做,再瞭解他/她還研究了哪些其他解法等等。

然後我們嘗試做Role play,一人負責角色扮演主管,一人扮演反映問題的下屬,主管必須盡量用問問題的方式,瞭解下屬目前遇到的狀況,並協助他/她找出解法,另外還有一個觀察者,負責記錄對話的過程,以及觀察兩人的互動。

我的角色是觀察者,這是一個很有趣的角色,你會發現雖然剛剛兩個人才學過了這個理論,但實際run起來,兩個人看似有在「對彼此說話」,但其實根本沒有在「對話」XD

主管很容易不停給建議--雖然是以問問題的形式,而下屬很容易不停講自己的難處,沒有嘗試想出解法。

例如主管在快速瞭解問題之後,就會開始問,你試過A做法嗎?為什麼不?試過B作法嗎?為什麼不?B做法不行有沒有可能是因為XXX呢?非常引導式地想得出自己心中既有的答案XD。

而下屬很容易就會一直強調「因為xxx所以做不到、因為ooo所以沒辦法」,都在嘗試反駁主管,證明自己真的很有難處,自己也沒辦法,而非努力要找到解法。最後我們這組兩個人的結論是,好吧這件事好像沒解法。

在事後檢討時,我們認為主管如果只有一直單方面問問題,會有一種咄咄逼人的感覺,更不用說是不停詢問「你試過這個嗎?你有沒有想過那個?」,這會導致下屬覺得被挑戰,而非被輔導,而激起反抗的心,反而努力想證明「自己真的有許多困難無法解決」。主管應該要在建立「同理心與互信」的基礎之後,再用問問題的方式和下屬一起找出解答,整個coaching過程與結果才會更有意義。

所以學了再多理論,還是做不好coaching呀!持續的觀察、反思、對話、調整,才是能讓自己coaching能力更加進步的方法。

以上就是我收穫滿滿的培訓內容,特地飛到泰國不虛此行阿(即使錢包還被扒!)也很高興能和大家分享!

(寫完文章送出之後發現Medium只存檔到一半G.A.M.E那邊,差點揍穿電腦螢幕!但也只能含著眼淚重寫……)

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