DİJİTAL İK VE DIŞARDAN BORDROLAMA HİZMETİ

Günümüzde “dijital” kelimesi hemen hemen her alanda karşımıza çıkar. Gelişen teknoloji ile hayatımızda devrim niteliğinde değişiklikler yaşanırken, bu kavramın iş hayatımızdan ayrı değerlendirilmesi elbette mümkün değil.

İlk bakışta dijitalleşme, pazarlama ve IT departmanlarının kullanabileceği bir kavram gibi görünmektedir. Ancak önümüzdeki yıllarda şirket çalışanlarına teknolojiden fazlasıyla faydalanan Z kuşağının da ekleneceğini düşünürsek, insan kaynakları departmanlarının neden “dijital İK” kavramına hızla adapte olması gerektiğini anlayabiliriz.

Dijital İK Nedir?

Dijital İK, insan kaynakları departmanları tarafından yürütülen operasyonların dijital ortama aktarılması ve dijital ortamda gerçekleştirilmesi olarak tanımlanabilir. Başka bir deyişle bu kavram, günümüzde insan kaynaklarına ilişkin çalışmaların sosyal medya, mobil uygulamalar, analiz programları ve bulut teknolojileri ile beraber kullanılması anlamına gelir.

Her ne kadar işletmeniz dijitalleşme sürecine uygun bir şekilde ilerlese de dijital İK hem yaklaşım hem de uygulama yöntemlerine köklü bir değişiklik getirir. İK departmanlarını sadece yazılı belgelere dayalı, zaman tüketen operasyonlardan uzaklaştırıp her yerden erişebilecekleri teknolojiler ile buluşturarak hem çalışan hem de şirket deneyimini iyileştirmeyi amaçlar. Şirketlerin personelleri ile olan etkileşimini geliştirerek bu şirketi belirlediği amaçlar doğrultusunda emin adımlarla ilerleyen başarılı bir ekip haline getirmek de dijital İK kavramının hedefleri arasındadır.

Dijital İK’nın Faydaları Nelerdir?

Dijital İK teknolojileri şirketlere pek çok fayda sağlamaktadır. İlk akla gelenlerini özetleyecek olursak Dijital İK:

• İnsan kaynakları süreçlerini analiz ederek şirketinizin İK stratejisine uyan ve uymayan noktaları saptar ve gerekli iyileştirmelerin yapılmasını sağlar.

• Farklı ortamlarda tutulan bordro, özlük dosyası ve yıllık izin süresi gibi bilgilerin tek bir platform üzerinden takip edilmesine imkân tanır.

• İnsan kaynakları süreçlerinin hızlanmasını ve hatasız bir şekilde devam ettirilmesini kolaylaştırarak olası idari cezaların önüne geçer.

• Önemli miktarda kağıt tasarrufu yapmanızı sağlar.

• Kargo masraflarınızı azaltır.

• Geniş bir aday havuzuna ulaşmanızı, doğru başvuruları değerlendirmenizi ve adayların özgeçmişlerini hatasız bir şekilde kayıt altına almanızı sağlar.

• Şirket bünyesinde özgeçmişlerin düzenli şekilde eklenebileceği bir özgeçmiş veritabanı oluşturarak adaylara daha hızlı ulaşmanızı sağlar.

• Çalışanların ihtiyacı olan izin başvurularına ve bordro bilgilerine anında ulaşmalarını sağlar.

• Sağladığı zaman tasarrufu ile insan kaynakları personelini daha verimli çalışmaya yönlendirir.

• İnsan kaynakları departmanı bulunmayan küçük işletmelerin özlük işlemlerini kolayca yürütmelerine imkân tanır.

Dijital İK ve Bordrolama Operasyonları

Son yıllarda şirketlerin insan kaynakları operasyonlarında dijital İK ile en çok karşılaştığımız yer bordrolama operasyonlarıdır. Bordrolama, kağıt üzerinde yürütüldüğünde insan kaynakları personelinin günlerini alan ve hata yapma payının oldukça yüksek olduğu bir süreçtir.

Bu sürecin dijital ortama taşınması ise bordroların daha hızlı hazırlanmasını, elektronik imza sistemi ile daha kolay onaylanmasını ve çalışanların istedikleri anda bordrolarına ulaşmalarını sağlar. Elektronik ortamda hazırlanan bordrolar ile eksik ya da hatalı rakam girişlerinin ve bundan kaynaklı idari para cezalarının önüne geçilmiş olur.

Dijital Ortamda Bordrolama için Dış Kaynak Kullanımı

Bünyesinde insan kaynakları departmanı bulunan ve gerekli teknolojilere yatırım yapabilecek firmaların bordrolama operasyonlarını dijital ortama taşımaları küçük işletmelere göre daha hızlı olabilir. Yine de bu noktada firmanızdaki insan kaynakları departmanının günlük iş yoğunluğunu dikkate almanız gerekir. Günlük iş yoğunluğunuz fazla ise bordrolama için pahalı bir yazılım kullanmanız ve personelinizi eğitmeniz oldukça meşakkatli bir süreç haline gelebilir.

Kısıtlı kaynakları bulunan küçük işletmelerde ise idari personelin bordrolama ve diğer İK operasyonları için yeni yazılımlar kullanması, hem personel için daha fazla iş hem de şirket için mali bir yük anlamına gelir.

Sizin için de az önce bahsedilen senaryolardan biri geçerliyse, dijital İK ile tanışmak üzere dış kaynaklara başvurmanız sizin adınıza en uygun çözüm olacaktır. @WRK İnsan Kaynakları gibi işinde uzman bir dış kaynaktan destek aldığınızda:

• Bordrolarınız eksiksiz bir şekilde hesaplanır ve kısa bir sürede size ulaştırılır.

• Özlük işlemleriniz, mevzuata uygun güncel bir platform üzerinde yönetilir.

• Personelinizin işten çıkış hesaplamaları ve belgeleri eksiksiz hazırlanır.

• Teşvik hesaplaması gibi şirketinize tasarruf sağlayacak konularda danışmanlık hizmeti sağlanır.

Ayrıca bordro işlemlerinizdeki herhangi bir sıkıntıdan dolayı idari para cezası aldığınızda, bu cezanın sorumluluğunu da hizmet aldığınız firma üstlenir.

Tüm bunları göz önünde bulundurduğumuzda İK operasyonlarınızın dijitalleşme sürecinde dış kaynak kullanımı sizin için en uygun çözüm olabilir.