İŞLETMELER BORDRO HESAPLAMALARINDA NEDEN BORDRO OUTSOURCE (DIŞ KAYNAK) HİZMETİ KULLANMALIDIR?

Rekabet koşullarının daha da sertleştiği günümüzde şirketlerin verimliliklerini arttırmak amacıyla başvurduğu en etkin yöntem dış kaynak kullanımıdır. Günümüzde makine, teçhizat, araç kiralama, yemek kartı, temizlik hizmetleri vb bir sürü alanda dış kaynak kullanımı yapılmaktadır. Bu hizmetlerle şirketler sabit maliyetlerini düşürmekte, konusunda uzman kadrolarla çalışmakta operasyonel verimliliklerini arttırmakta ve karşılaşabilecekleri riskleri asgariye indirebilmektedir.

Bordro hizmeti de benzer bir hizmettir. Türkiye’de bordro ile ilgili uygulamalar iş kanunu, gelir vergisi, borçlar kanunu damga vergisi ve kişisel verilerin korunması kanunlarıyla ilintilidir. Bu kanunların yanında birçok teşvik ve yeni uygulamalarında (Örn: İlk işe giriş teşvikleri, Zorunlu Bireysel Emeklilik — BES*) takip edilmesi gerekmektedir.

Bu nedenle bordro hazırlama süreçleri doğru takip edilmediğinde, ilintili teşviklerin alınamaması ile maliyet avantajlarını kaçırmanın yanı sıra, özlük dosyalarının ve bordroların yanlış hazırlanması nedeniyle cezai risklerle* karşılaşabilirsiniz.

Küçük işletmelerde insan kaynakları bölümü olmasa da mevcut sorumluluk personelin yöneticileriyle mali ve idari işler birimi üzerindedir. Ancak mevcut uygulamalar ve mevzuat bu işlerin bu birimler üzerinden yürütülmesini gittikçe zorlaştırmakta ve çeşitli risklerin doğmasına yol açabilmektedir. Bu durum işletmenin büyümesi durumunda geçerli olacaktır. Büyümeye bağlı olarak mali ve idari işlerin yerine getirdiği fonksiyonlar daha da karmaşıklaşacaktır.

Bu durumda bordrolama hizmetlerinin uzman kişiler tarafından sunulması işletmenin tüm birimlerinin faaliyetlerini sağlıklı yürütmesini kolaylaştıracaktır.

Bordro hizmetlerinizi outsource (dış kaynak) ederek sağlayabileceğiniz avantajlar şunlardır.

İşletmeniz için gerekli analizleri yapılır ve tüm bordrolama süreci için uygun uygulamalar ve sistemler uzmanları tarafından kurulur. Eksik altyapı ve fazladan maliyetlerle uğraşmazsınız

Personelinizin özlük işlemleriyle ilgili tüm yasal işlemler takip edilir. İş yerinize ait tüm SGK bildirgeleri düzenlenir ve yasal sorumluluk bordrolama şirketi üzerinde olduğundan doğabilecek yasal risklerden korunursunuz.

İhtiyaç duyabileceğiniz tüm raporlar hazırlanır riskleriniz ve menfaatleriniz hakkında hazır olmanız sağlanır.

Bordrolarınız incelenip yapılması gerekenler belirlendikten sonra yasal haklarınız sonucu çıkan bir menfaat olması durumunda maliyetlerinizi düşürebilirsiniz.

Ayrıca tercih etmeniz durumunda çalışanlarınız online olarak bordrolarını, izin, avans vb. bilgilerini sunulan yazılım üzerinden görüntüleyebilir. Böylece oluşabilecek iş yükünüz azaltılır.

Mali ve idari işlerin, bordro işlemlerinden kaynaklı muhasebe kayıtlarının mevcut muhasebe programınıza entegrasyonu sağlanır.

Bordro hazırlanması için delege ettiğiniz personel/personellerin bordro hesaplamak için harcadığı zaman, bordro basımı dağıtımı vergi ve SGK beyannameleri için harcayacağı zaman ve paradan ve görünmeyen maliyetlerden kurtulursunuz.

Eğer kullandığınız bir bordro programı yok ise program yatırım maliyetinden tasarruf edebilirsiniz.

Bordro hazırlamak zaman alır. Personeliniz üzerinden bu yükü alabilir ortaya çıkacak hatalı hesaplama risklerinden kurtulursunuz.

Bordro hesaplama yükümlülüğü bordro outsource şirketinde olacağından ortaya çıkacak riskin tazmini bordro şirketinin sorumluluğunda olacaktır. Bordro hesaplayan personelinizin hastalanması, işten ayrılması veya personelin eğitimi gibi konularla uğraşmazsınız.

Bordro outsource şirketi çalışanları mevzuata hakim olduğundan ve devamlı hizmet sunduğundan bordro işlemleriniz kesintiye uğramaz.

Bordrolarda oluşabilecek hata ve riskleri gidermek bordro outsource şirketinin sorumluluğundadır. Bu konuda karşılaşacağınız risklerde sözleşme koşulları gereği tazminini talep edebilir ve sözleşmeyi fesh ederek tedarikçinizi değiştirebilirsiniz.

Bu işlemler sonunda bordro süreçleriniz uzman ellerde hazırlanır. Siz faaliyet alanınız olan esas işinize odaklanırsınız.

* İdari para ceza tutarlarıyla ilgili olarak Aile Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığının www.csgb.com.tr web adresinden bilgi alabilirsiniz.

* Bireysel Emeklilik Sistemi nedir?

Bireylerin gelirleri üzerinden düzenli tasarruf etmelerini sağlayan, elde ettikleri tasarruflarını birikim oluşturmaları ve emeklilik sürecinde ise düzenli bir gelir elde ederek hayat standartlarına destek olan emeklilik sistemidir.

Emeklilik döneminde refah düzeyinin arttırılmasına yönelik ve ekonomik anlamda kaynak oluşturmaktadır.

* Özel sektör işverenleri ne zaman BES sistemine katılacaktır?

Özel sektör çalışanları bağlı bulundukları iş yerinin büyüklüğü göz önünde bulundurularak, tedrici olarak sisteme dahil edilecektir.

- Çalışan sayısı bin ve üzerinde olan bir işverene bağlı olarak çalışanlar 1/1/2017 tarihinden itibaren,

- Çalışan sayısı iki yüz elli ve üzerinde ancak binden az olan bir işverene bağlı çalışanlar 1/4/2017 tarihinden itibaren,

- Çalışan sayısı yüz ve üzerinde ancak iki yüz elliden az olan bir işverene bağlı olarak çalışanlar 1/7/2017 tarihinden itibaren,

- Çalışan sayısı elli ve üzerinde ancak yüzden az olan bir işverene bağlı olarak çalışanlar 1/1/2018 tarihinden itibaren,

- Çalışan sayısı on ve üzerinde ancak elliden az olan bir işverene bağlı olarak çalışanlar 1/7/2018 tarihinden itibaren,

- Çalışan sayısı beş ve üzerinde ancak ondan az olan bir işverene bağlı olarak çalışanlar 1/1/2019 tarihinden itibaren sisteme dahil olacaktır.