Sivil Toplum Kuruluşlarında Stratejik Planlamanın Önemi

Ashoka Türkiye’nin yeni ekibi olarak, geride bıraktığımız yaklaşık 10 ay boyunca topluluğumuzla ilişkilerimizi tazelerken bir yandan da önümüzdeki 5 yıl uygulayacağımız stratejik planımızı hazırladık. Bu dosya sivil toplum kuruluşları yönetimi alanındaki eğitim ve profesyonel hayatımın en önemli ürünü. Dosyanın kendisi mükemmel olduğu için değil; Türkiye’de bir sivil toplum kuruluşunun 5 yıllık bir stratejik plan ortaya koyması ve bunu açık ve şeffaf bir şekilde herkesle paylaşması konusunda örnek olduğu için.

Uzun zamandır sivil toplumda çalışıyorum. Çok çeşitli kurumlarda çeşitli pozisyonlarda görev aldım; bir o kadar kurum ve kişiyle de iş birliği ve ortaklık yaptım. Üniversite yıllarındaki gönüllülük tecrübelerimden itibaren yaptığım gözlemlere dayanarak söyleyebilirim ki; maalesef Türkiye’de sivil toplum kuruluşlarının çoğunun ulaşmayı hedeflediği, dolayısıyla ekibini, gönüllülerini, bağışçılarını, tüm paydaşlarını birlikte çalışmaya motive edebildiği bir “kuzey yıldızı” ve bu nihai hedefe ulaşmak için çizdiği bir yol haritası yok. O kadar ki bu kurumların içinde farklı paydaşların kurumun ulaşmak istediği hedefi birbirinden bambaşka şekilde tanımladığını bile görebilirsiniz. Herkesin kendi inandığı tanımı yaptığını…

Bu durum; kurumun çalışanlarını ve ürün/hizmet götürdüğü kitleleri olumsuz etkilediği gibi, nihayetinde gerçekte yarattığı etkinin de aslında sahip olduğu değerler ve birikimlerle yaratabileceği potansiyel etkiden çok daha az olmasına neden oluyor. Etki yaratmak için var olan ve sınırlı kaynaklarla faaliyet gösteren sivil toplum kuruluşlarının; yaratabileceği etkilerin çok altında performans gösterdiğini görmek de, yıllar önce deneyimlediğim ve beni sivil toplum kuruluşlarında çalışmaya iten en önemli etken.

Halbuki bir stratejik plana sahip olmak birçok sebepten önemli ve gerekli:

1. Tüm paydaşları aynı amaç etrafında birleştirmenize yardımcı olur: Kurumunuzda çalışan kişilerden yönetim kurulunuza, sizi destekleyen bireysel bağışçılarınızdan kurumsal partnerlerinize kadar, her bir kişi ve kurum yarattığınız etkiye inandığı için kurumunuzun bir parçası. Tabi ki motivasyonlar kişilere ve kurumlara göre değişiklik gösterebilir ama bir stratejik planınızın olması tüm paydaşlar arasında bir hizalanma sağlar ve böylece kurumunuza bağlılıklarını uzun soluklu kılar.
2. Kurumunuzun yoldan çıkmasını engeller: Günlük operasyonlarımızın yoğunluğu içinde neyi neden yaptığımızı unutabiliyoruz. Acil koduyla gelen maillar, istekler, gerçekten bizi hedeflediğimiz sonuca götürüyor mu bazen kontrol etmeyi atlayabiliyoruz. İşte bir stratejik plana sahip olmak bu günlük yapılacaklar listesinin kurumunuzun yaratmayı hedeflediği gerçek hedefe sizi ne kadar götürdüğünü değerlendirme imkanı sağlar. Eğer götürmüyorsa ne tarz değişiklikler yapmanız gerektiği konusunda size yol gösterir.
3. İzlenebilirlik ve hesap verebilirlik sağlar: Hangi kararı neye göre vereceksiniz? Örneğin, gelen bir teklifi hangi kriterlere göre değerlendireceksiniz, yeni bir program ihtiyacını nasıl ortaya koyacak, bu programa başlama kararını nasıl vereceksiniz veya devam eden bir programın etkili olup olmadığını nasıl raporlayacaksınız, kaynaklarınızı neye ne kadar ayıracaksınız? İşte bu ve bunun gibi daha birçok kararı vermek ve bu kararların sorumluluğunu almak ve şeffaf karar verme mekanizmaları tasarlayabilmeniz için bir stratejik plana ihtiyacınız var.

Bunlar olmadığında ise birçok olumsuz sonucun ortaya çıktığını görebiliyoruz:

1. Paydaşların güvensizliği: Eğer bir plan çerçevesinde ilerlemez ve günlük operasyonlarınızı yaratmak istediğiniz nihai etkiye bağlayamazsınız paydaşlarınızın da güvenini bir noktadan sonra kaybetme riskiyle karşı karşıya kalırsınız.
2. Çalışanlarda tükenmişlik: Her gün değişen iş listeleriyle çalışmak, iş planlarını öngöremeyip önceliklendirme yapamamak ve kendini sürekli acil işleri yetiştirmeye çalışırken bulmak çalışanlarınızda tükenmişliğe yol açar ve kurumunuzda çalışan bağlılığını sağlayamamanıza neden olur.
3. Etkinin sürekliliğinin sağlanmaması: Sosyal ve çevresel etki yaratmak kısa zamanda gerçekleşmiyor. Aynı müdahaleyi uzunca bir süre yapmak gerekiyor ki gerçekten etki yaratılabilsin. Bu etkiyi yaratacak somut bir planınız yoksa o zaman etkinizin sürekli ve kalıcı olmasını da sağlayamazsınız.
4. Etkinin ölçülememesi: Benzer şekilde, bir stratejik plan kapsamında ölçülebilir hedefler koymadığınız sürece yaptığınız faaliyetlerin etkisini ölçmeniz de mümkün olmaz.
5. Kaynak geliştirmenin kurumun amacının önüne geçmesi: Son olarak, öncelikleriniz ve hedefleriniz belli değilse o zaman kaynak geliştirme faaliyetleri sizi nereye çekerse oraya gitme ihtimaliniz çok yüksek. Kendinizi faaliyetleriniz hedeflerinize hizmet ediyor mudan çok kaynak getiriyor mu diye bakarken bulursunuz.

Peki bu kadar faydasını sayabilirken neden sivil toplum kuruluşları bir stratejik plan hazırlamaktan kaçınıyorlar? Bunun da aslında birden fazla sebebiyle karşılaşabiliyoruz.

1. Üst yönetimde böyle bir planın gerekliliğine dair farkındalık olmayabilir: Maalesef STK yönetim kurulları ve yöneticileri sivil toplumun benzersiz ihtiyaç ve değerlerine hakim olamayabiliyor, kendilerinin koyduğu hedeflerin geçerli ve yeterli olduğuna inanıyor ve böyle bir planın ihtiyacını hissetmeyebiliyorlar.
2. Daha önce yaptık, uygulanmadı: Sayfalarca planların yazılıp rafa kaldırıldığını çok görüyoruz. İşte o yüzden stratejik planların yaşayan planlar olması, belli aralıklarla faaliyetlerin konulan hedeflere göre takip edilmesi, o günkü şartlara göre gerekiyorsa revize edilmesi bu planlamanın bir parçası. Dolayısıyla stratejik planlamayı yaparken uygulama kısmını da düşünüp buna yönelik de bir yol haritası çıkarılması gerekiyor.
3. Buna ayıracak kaynak ve zamanımız yok: Bu da bir diğer sebep olarak gösterilebiliyor. Evet doğru bir stratejik planlama yapmak, tüm paydaşların temsil edildiği görüşmeler gerçekleştirmek, bu görüşmeleri değerlendirmek, iç ve dış çevre analizlerini yapmak zaman ve kaynak istiyor. Ama bir stratejik plan olmadan faaliyetlerine devam eden bir kurumun yaşadığı zaman ve kaynak kaybı ölçülse bu kaynakları planlamaya ayırmanın kesinlikle değer olduğu çok net görülebilir.

Burada sivil toplum kuruluşları için stratejik planlamanın önemine, olduğu durumlardaki faydalarına, olmadığı durumlarda yaşanabilecek sorunlara değinmeye çalıştım. Tabi bu alanda konuşulacak daha birçok konu var.

Böylesine hızla değişen dünyada planlama yapmak ne kadar gerçekçi? Belirsizliği de kucaklayan bir planlama nasıl yapılabilir? Hangi durumlarda stratejik planlama yapmamalıyız ve böyle durumlarda alternatifler neler olabilir? Stratejik planlama sürecinde nelere dikkat etmeliyiz? İyi bir stratejik planın özellikleri nelerdir? gibi sorulara da sivil toplum kuruluşlarının stratejisi alanında cevap arayabiliriz.

O zaman bir sonraki yazının konusunu birlikte belirleyelim mi? Bu konulardan en çok merak ettiğinizi veya bunlar dışında duymak istediğiniz konuyu yorumlarda benimle paylaşır mısınız? Sivil toplum kuruluşlarının stratejisi konusunda bir sonraki yazımı sizin yorumlarınıza göre şekillendirmeyi çok isterim.

Faydalanılan kaynaklar:

https://www.forbes.com/sites/forbesnonprofitcouncil/2023/09/20/the-importance-of-strategic-planning-for-nonprofit-organizations/?sh=cd1547f1bb2b

https://www.gma-cpa.com/blog/6-bad-reasons-for-not-having-a-strategic-plan-for-your-nonprofit