Líderes devem saber delegar

Ser um bom líder não é fácil, isso todo mundo sabe. E apesar de serem poucos os que admitem, não são todos que nasceram para comandar, sustentar e apoiar uma equipe.

É sempre um grande desafio ter subordinados. Por que subordinados são pessoas, e pessoas não veem acompanhadas de um manual de uso. E para dificultar ainda mais, subordinados são pessoas pelas quais o líder é, em grande parte, responsável pelos seus desempenhos. Entre tantas outras coisas, isso significava que o líder precisa saber pedir e saber cobrar. Apesar de parecer, isso não é por nada simples. As dificuldades em pedir de forma clara e de cobrar de forma correta são imensas.

Tem algo que fica no meio do demandar e do cobrar e este algo se chama: DELEGAR.

Delegar é uma verdadeira arte. Que só se aprende com o tempo e experiência, porque ela muda de pessoa para pessoa. O seu sucesso é totalmente depende da relação de seus interlocutores, de seus estados de espírito e atitudes. Existe apreensão das duas partes e muitas, mas muiiiiiitttas vezes, falta clareza de explicação e de entendimento.

Também existe o fator medo. Medo de quem delega. Essa pessoa pode temer que a outra pessoa não execute o trabalho tão bem quanta ela mesma realizaria, o que pode significar retrabalho. Ou pior — e mais grave — o delegante (aquele que delega) pode temer que a outra pessoa faça o trabalho melhor que ela. Por isso não lhe explica direito, deixa interrogações no meio deste processo para proteger seu próprio ego. Isso sim é realmente grave… porque o líder tem que crescer com os seus delegados. Uma equipe só tem sucesso real, se todos crescem e se desenvolvem juntos.

Conceitualmente, podemos dizer que a delegação é o meio pelo qual o líder renuncia a uma parte de sua autoridade, investindo-a em um subordinado, com o qual estabelece um vinculo de responsabilização. Mas cuidado: a responsabilidade não é nunca delegável!

Na delegação vem transferida a capacidade de tomada de decisão, dentro do limite do budget, mas o controle final do desenvolvimento da atividade delegada permanece sempre ao líder delegante. O empowerment* consente de assumir responsabilidade, vantagens e riscos derivantes das decisões e das atividades realizadas em completa autonomia — ações na qual o controle é responsabilidade direta.

Por isso o processo de delegar trabalho a um colaborador pressupõe dar:
Autoridade: capacidade que vai fazer com que alguém faça aquilo que deve ser feito naquele momento, seja qual for a influência que a pessoa possui.
Responsabilidade: a obrigação de assumir uma tarefa específica na organização que inclui também o poder de decidir, no contexto em que é exercida.

A delegação é considerada um dos instrumentos mais importantes de gestão que o líder possui, seja por favorecer o desenvolvimento e a motivação de seus colaboradores, seja para reforçar a produtividade da sua equipe.

A delegação eficaz é um instrumento de forte motivação que melhora a produtividade do time, porque permite ao delegado de subir na hierarquia da própria responsabilidade — por isso é vivida pelo colaborador como um job enrichment** — e, ao mesmo tempo, permite ao delegante de cavar espaço temporal para assumir, por sua vez, tarefas diferentes e mais desafiadoras.

O ato de delegar permite ao líder de desenvolver os seus próprios colaboradores.

Delegar é:
• A transferência de uma parte do trabalho do líder, e seus problemas correlatos, a um colaborador que também recebe a plena responsabilidade de completar a tarefa, tomando todas as decisões necessárias.
• Explicar ao delegado ‘que coisa’ e ‘porque’ de um problema particular.

Delegar NÃO é:

• A simples atribuição de um trabalho que leva à identificação do problema, deixando ao líder a prerrogativa de tomar a decisão.
• Falta de envolvimento, informando os colaboradores sem pedir propostas contributivas.
• Falta de participação, pedindo intervenções proativas, sem a obrigação de aprovar/adotar a proposta feita.
Delegar é também:
• Abrir mão do êxito pessoal em função do êxito do grupo;
• Abrir mão de poder;
• Assumir riscos;
• Aceitar erros;
• Ganhar tempo para coisas mais importantes.

O processo de delegação envolve:

• Individualizar O QUE delegar
Delegar toda a função para uma só pessoa (não metade a uma e outra metade a outro)
Delegar o projeto todo, e não parte de um projeto

• Individualizar a QUEM delegar
Aos colaboradores diretos tendo em conta a sua capacidade/competência relativas ao contexto, ou seja, tendo em conta O QUE se delega

• Individualizar COMO delegar
Concentrar-se nos resultados e dar liberdade para o método
Aceitar que não existe um único modo de gerenciar um projeto
Dar ao colaborador a autoridade necessária para realizar a tarefa

  • Avaliar e controlar

Mas qual atividade delegar?!
Segundo o princípio de prioridade de Pareto delega-se 80% das atividades com 20% de risco.

Para delegar o líder deve:
Fornecer objetivos: poucos, claros e compartilháveis
Dar instruções: clara, compreensível, completa e viável
Dar prazo: necessário, fixo, razoável e verificável
Dar autoridade: responsabilidade equivale a ‘poder fazer’
Dar confiança: a delegação é, essencialmente, confiança dada
Controlar: pelos menos de vez em quando, mas o fazer sempre
Avaliar: apreciar ou apontar os esforços demonstrados

Saber delegar com eficácia significa dar a tarefa certa à pessoa certa, concedendo-lhe o grau certo de liberdade, para que o trabalho se desenvolva de forma mais eficiente e produtiva. Mas é preciso gerenciar as expectativas. O líder deve deixar claro que o seu papel é apoiar sua equipe a tomar as próprias decisões e que isso significa oportunidades de fazer novos e interessantes trabalhos.

A delegação eficaz pode produzir para o líder, sua equipe e sua organização benefícios de curto e longo prazo.

Benefícios da delegação:
Para o líder:

• Aperfeiçoamento do nível de confiança e comunicação com a sua equipe;
• Redução da sua carga de trabalho e o seu nível de estresse, removendo de sua lista diária de tarefas aquilo que outros estão qualificados a fazer;
• Ampliação do tempo disponível para focar em projetos que exigem suas habilidades e autoridade em particular, bem como em tarefas de maior importância, como planejamento de longo prazo e desenvolvimento de diretrizes.

Para a equipe:
• Possibilidade para que os membros da equipe aprimorem habilidades atuais e desenvolvam outras novas.
• Aumento da motivação, ao mesmo tempo em que proporciona aos seus membros um importante sentimento de realização.

Para a organização:
• Economia de dinheiro, ao assegurar que as tarefas são designadas às pessoas certas e nos níveis corretos.
• Aumento da produtividade e da eficiência geral, ao fazer melhor uso dos recursos organizacionais.

Líderes devem saber delegar. A delegação de poder de maneira criteriosa aumenta o poder de quem o delega. O líder amplia sua influência e o colaborador adquire maior incentivo para trabalhar. E o mais importante, quanto mais delega atribuições, mais o líder penetra na essência de sua função: que não é ‘fazer’ e sim ‘mobilizar para que os outros façam’.”

*Empowerment, ou delegação de autoridade, é uma abordagem a projetos de trabalho que se baseia na delegação de poderes de decisão, autonomia e participação dos funcionários na administração das empresas.

**Enriquecimento do trabalho.

Citação final: Delegando tarefas, por Sonia Jordão, para o RH.com.br