Notulensi Rapat Koordinasi Dosen-Mahasiswa [KETIGA]

Tanggal : 5 September 2017/Selasa

Waktu : 13.45–15.30

Lokasi : Ruang Sidang FTS

Ketua Rapat : Ajat Sudrajat (Ketua Pelaksana dari Dosen)

Peserta Rapat :

a. Dosen : Pak Basori (Dekan FTS), Pak Novi Azman (Wadek FTS), Pak Muzzilman (Fisika), Pak Zayadi (Mesin), Pak Agung (Mesin), Bu Fitria (Ketua Prodi TF).

b. Mahasiswa : Farhan Rizky (Ketua Pelaksana dari Mahasiswa) dan Evanderzen Julito M. S. (Penanggung Jawab Seksi Acara)

Agenda Rapat :

1. Identifikasi undangan peserta (SMU/SMK, dan masyarakat industri). 
2. Pembuatan proposal, lieflet/brosur, poster. 
3. Nara sumber workshop dan pameran. 
4. Sarana dan prasarana
5. Pengukuhan team panitia
6. Hal hal lain yg dianggap perlu.

Materi Rapat :

A. Nama Acara : Engineering Physics Festival 2017 (Usulan Kak Evan, disetujui oleh dosen di dalam rapat)

B. Tema Acara : Automation Industry (Usulan Pak Ajat). (Cakupan Teknik Fisika, tidak merujuk pada satu bidang saja, misalkan energi). Silakan ditentukan tema yang bagus, nanti bisa ditulis di dalam proposal kegiatan yang dirancang oleh pihak panitia mahasiswa)

C. Tujuan Acara : Memperkenalkan Teknik Fisika Unas ke Para Pelajar dan Praktisi Industri serta ke Masyarakat Umum. Inti tema terletak pada bagaimana kita bisa menarik minat pelajar SMA (Kelas 3) untuk bisa mendaftar kuliah di TF Unas.

D. Waktu Acara : Tanggal 8(Rabu)-9(Kamis) November 2017 (Dosen sudah sangat ingin untuk bisa terlaksana pada tanggal tsb. Tapi, karena pada saat rapat sudah diberitahukan kalau di tanggal dan hari tersebut ada beberapa kendala* yang sudah dijelaskan oleh pihak mahasiswa, maka waktu acara bisa diundur beberapa pekan, tidak jauh dari tanggal 8–9 tsb.)

Keterangan * =

a. Di tanggal tsb. berdekatan dengan acara FKMTF dan ITB Insight.

b. Siswa/Pelajar SMA sederajat dikhawatirkan tidak bisa datang dan hadir dlm acara karena ada persiapan ujian akhir semester atau tidak diizinkan oleh sekolah (tidak mendapat dispensasi).

c. Waktu persiapan panitia yang mepet.

E. Jenis Acara : Workshop dan Pameran (tidak ada lomba. Namun ada usul dari Pak Agung (dosen mesin) bahwa bisa saja diadakan lomba untuk para pelajar sebagai tindak lanjut dari acara workshop dan pameran di tahun depan.)

a. Workshop

Workshop dilaksanakan dalam 2 hari

Hari pertama diadakan workshop dengan peserta workshop khusus pelajar SMA sederajat saja.

Workshop yang dihadiri oleh peserta pelajar SMA saja, akan diisi oleh pemateri dengan latar belakang lulusan TF Unas.

1. Workshop Drone (o/ Pak Erman Adharian, S.T.)

2. Water as Fuel (o/ Ajat Sudrajat, S.T.)

3. To be confirmed (o/ Heldiansyah, S.T.)

Ketiga pembicara tsb akan mengisi kegiatan workshop di kelas” atau ruangan” yg sudah ditentukan nantinya.

Workshop yang dihadiri oleh berbagai kalangan (pelajar, dosen, mahasiswa, praktisi industri), akan diisi oleh alumnus TF ITB (Usulan dosen), yakni Pak Dr. Rana Yusuf Nasir, beliau ahli dalam bidang HVAC dan green building. Selanjutnya ada Pak Toto (ITS) dan Prof. Haryono (ITB) (Direncanakan untuk menjadi keynote speech dalam Grand Opening). Untuk tema dan waktu workshop ini akan dibahas kembali dalam rapat selanjutnya, karena pihak dosen sedang dalam proses pendekatan ke beliau untuk bisa menjadi pembicara.

Gambaran teknis lokasi workshop. Workshop akan dilaksanakan setelah Grand Opening pada hari pertama acara hingga keesokan harinya, untuk lokasi tempat workshop berlangsung akan diadakan di ruang Aula Blok 1 Lantai 4, di dalam aula akan diberi sekat-sekat menjadi beberapa ruang kelas untuk workshop. Dan bisa juga dilaksanakan di ruang kelas yang tersedia di kampus Unas. Sekat maksimal dijadikan 4 ruangan khusus workshop, di setiap ruangan tsb. Disediakan peralatan penunjang workshop seperti LCD Proyektor, kursi” dan meja, dsb.

b. Pameran

Pameran dilaksanakan dalam 2 hari.

Pameran terdiri dari pameran dengan peserta internal dan eksternal.

Internal : Mahasiswa TF (tugas akhir dan karya yang bisa ditampilkan), Mahasiswa TM, TE, FI, Dosen TF Unas

Eksternal : Mahasiswa TF se-Indonesia (fokuskan ke TF di wilayah paling dekat dengan Unas, seperti SU, STTM, UMN, ITB) dan Industri.

Keperluan akomodasi dan transportasi mahasiswa TF di Univ. lain, direkomendasikan untuk bisa menginap di tempat tinggal mahasiswa TF Unas terdekat dengan kampus atau bisa disediakan penginapan murah di dekat kampus Unas Ragunan, atau juga bisa ditempatkan di wisma barkah (usul Kak Agus, di luar rapat). Transportasi bisa 50:50, 50% dari panitia yang menanggung biaya transport dan 50% dari peserta pameran*.

Keterangan * : bisa dibahas kembali, bagaimana mekanisme yang terbaik untuk biaya transportasi peserta pameran agar tidak memberatkan peserta pameran.

Pameran minimal ada 1 karya dari setiap TF di Indonesia. Maksimal peserta pameran setiap Universitas ada 4 orang.

Untuk peserta pameran dari Industri, dosen dan alumni TF yang akan mengurusinya.

F. Gambaran Acara secara Umum :

1. Grand Opening di rg Aula Blok 1 Lantai 4, ada keynote speech dari Prof. Haryono (TF ITB) dihadiri oleh para undangan yakni guru, pelajar, dosen, alumni, dan praktisi.

2. Setelah Grand Opening undangan dipersilakan untuk turun ke selasar dan halaman untuk melihat pameran” karya dari mahasiswa dan industri (Coffee Break). Sambil menunggu peserta workshop kembali ke ruangan Aula Blok 1 Lantai 4, panitia membuat sekat-sekat di ruang Aula untuk diadakannya workshop.

3. Setelah ada jeda waktu 30–45 menit setelah Grand Opening selesai, undangan terdaftar yang ikut workshop akan diberikan pengumuman di selasar bahwa acara workshop sudah mau dimulai.

4. Workshop dimulai, lokasi di Aula Blok 1 Lantai 4 dan kelas-kelas.

5. Dst. (pembahasan gambaran alur acara di dalam rapat hari ini hanya sampai diadakannya workshop pada hari pertama saja.)

G. Target Peserta Partisipan Acara

1. Pelajar dan Guru SMA, MA, dan SMK (keteknikan), masing-masing setiap sekolah minimal berjumlah 10 orang, dengan komposisi 8+2. Dan maksimal 12 dengan komposisi 10+2. Dengan memperhatikan kapasitas muat sebuah ruangan atau space selasar dan halaman.

2. Target sekolah mana saja belum ditentukan. Sebaiknya panitia mahasiswa bisa memberikan rekomendasi dengan membuat daftar sekolah yang dijadikan target sasaran peserta acara.

3. Industri (dilakukan oleh dosen)

4. Mahasiswa TF se-Indonesia (khusus pameran), dilakukan oleh panitia mahasiswa untuk mengorganisasikan.

5. Mahasiswa FTS jurusan selain TF (khusus pameran), dilakukan oleh panitia mahasiswa untuk mengorganisasikan.

H. Struktur Kepanitiaan Acara Workshop dan Pameran :

Kepanitiaan ada dari dosen dan mahasiswa. Struktur yang sudah disiapkan oleh dosen dan mahasiswa akan dikukuhkan dalam sebuah SK yang diterbitkan oleh Dekan FTS, dimana Struktur kepanitiaan yang ada dari dosen dan mahasiswa akan dikombinasikan keduanya membentuk satu kepengurusan inti yang terdiri dari dosen dan mahasiswa.

Setiap seksi akan didampingi oleh 1 dosen, dimana dosen ini bekerja sebagai koordinator seksi dan sarana panitia mahasiswa di seksi tersebut untuk konsultasi mengenai teknis acara. Penanggung jawab setiap seksi akan bertanggung jawab kepada koordinator seksi yang diisi oleh satu orang dosen/seksinya.

SK Kepanitiaan Acara akan diterbitkan secepatnya oleh dosen dan dekan FTS, sehingga teman” mahasiswa bisa mengetahui dengan jelas bagaimana struktur kepanitiaan secara resmi/official.

I. Sumber Pendanaan :

1. Alumni

2. Kampus/Rektorat

3. Industri

J. Tugas Panitia

a. dari Dosen :

1. Menggabungkan beberapa proposal kegiatan menjadi satu proposal Final.

2. Membuat proposal pendanaan.

3. Membuat surat sebagai keperluan administrasi acara baik surat ke dalam maupun ke luar kampus.

4. Membuat SK Kepanitiaan.

5. Mengkoordinasi acara secara keseluruhan dengan mahasiswa.

6. Mencari calon pembicara dalam workshop dan peserta pameran yang berasal dari industri atau alumni TF.

7. dll.

b. dari Mahasiswa :

1. Membuat konsep acara dan rancangan anggaran yang ditulis di dalam sebuah proposal kegiatan workshop dan pameran. Inti di dalam proposal ada rundown acara, teknis acara, rancangan anggaran keseluruhan, layout acara, kepanitiaan, sasaran peserta, dsb.

2. Membuat konsep desain publikasi acara workshop dan pameran yang nantinya dibuatkan poster, brosur, dan leaflet. Poster akan dikirimkan bersamaan dengan dikirimnya surat undangan ke sekolah-sekolah.

3. Membuat publikasi di media sosial, menggandeng beberapa akun media sosial yang mempunyai basis pengikut anak SMA dan Mahasiswa yang banyak (di Jakarta khususnya). Serta publikasi ke beberapa media sosial yang berhubungan dengan TF dan mahasiswa pada umumnya.

4. Menentukan daftar-daftar sekolah yang dituju untuk dikirimkan surat undangan beserta poster. Perhatikan ketentuan peserta setiap sekolah dikalikan dengan sekolah-sekolah yang dituju dan kapasitas ruang aula, sebagai perbandingan.

5. Mengadakan open recruitment volunteer untuk membantu proses pelaksanaan acara dan pada saat hari-h acara. Kualifikasi volunteer dari mahasiswa FTS (lebih baik mahasiswa TF Unas non-pengurus HMTF). Untuk ketentuan umum sampai khusus terkait volunteer akan dibahas pada rapat selanjutnya.

K. Timeline Tugas Panitia Mahasiswa

Membuat list rekomendasi sekolah yang dituju. (secepatnya)

Membuat draft proposal kegiatan acara workshop dan pameran.

Mengadakan rapat besar pada hari Sabtu, 9 September 2017. Menindaklanjuti rapat koordinasi dosen-mahasiswa yang ketiga.

Minggu pertama kuliah, sudah bisa mempresentasikan proposal kegiatan acara.

Minggu pertama kuliah, sudah bisa selesai konsep desain publikasi acara dengan poster dan via medsos.

Minggu pertama kuliah, membuat pemberitahuan semi-resmi ke mahasiswa TF Unas, TM, TE, FI, untuk bisa memamerkan karyanya di acara pameran. Detail ketentuan bisa dibahas pada saat rapat besar hari sabtu, 9 september 2017.

Minggu kedua kuliah, sudah bisa membuat pemberitahuan semi-resmi dari panitia kepada FKMTF untuk mengajak teman-teman mahasiswa TF bisa menampilkan karyanya di acara pameran. Dan setidaknya bisa ada satu perwakilan setiap universitas. Detail informasi akan dibicarakan di rapat selanjutnya.

Minggu ketiga kuliah, sudah bisa membuka oprec volunteer untuk hari-h acara dan membantu proses persiapan acara sebelum hari-h sampai menjelang hari-h acara.

L. Tambahan-tambahan :

1. Pak Dekan FTS sangat mendukung acara ini. Dan meminta rekan panitia mahasiswa untuk bisa mengeluarkan kemampuan terbaiknya dan kreativitasnya untuk bisa mensukseskan acara ini.

2. Pak Dekan FTS sudah ditanya oleh Pak Toto (ITS) terkait perkembangan acara ini. Dan ini jadi pertaruhan harga diri TF Unas, jika acara tidak jadi berlangsung atau ada kendala-kendala besar. Karena Pak Toto, salah satu yang menginisiasi acara ini dan mendukung TF Unas untuk menyelenggarakannya.

3. Pak Novi Azman bercerita bahwa beliau diberitahu oleh rektorat bahwa TF Unas sudah mendapat warning dari rektorat terkait jumlah mahasiswa baru dari tahun ke tahun yang sedikit/hanya satu digit. Maka dari itu, acara ini menjadi penting jadi sarana untuk membantu TF Unas bisa lebih dikenal oleh masyarakat luas, khususnya pelajar SMA.

4. Pak Dekan mengatakan, mahasiswa jangan terlalu terbebani oleh tujuan yang harus dicapai, yakni harus bisa menarik minat pelajar SMA untuk bisa menjadi mahasiswa TF Unas nantinya, namun usahakan sungguh-sunggu dari kemampuan dan kreativitas yang dimiliki untuk kebaikan TF Unas kedepannya.

5. Bu Fitria meminta panitia mahasiswa untuk memperhatikan dan selalu diingat tujuan acara yang sudah disepakati agar acara bisa lebih terarah maksudnya.

6. Mengenai proposal dan konsep acara silakan hubungi Pak Agung dan Pak Vekky.

— —— — — — — — — — — — Notulensi Selesai. — — — — — — — — — — — —

Notulen : Farhan Rizky Ramadhan

One clap, two clap, three clap, forty?

By clapping more or less, you can signal to us which stories really stand out.