UX Case Study : Fitur CRM simpel untuk Aplikasi Krealogi
Latar belakang
Krealogi adalah aplikasi digital yang menyediakan platform supply chain untuk mempercepat pertumbuhan UMKM. Saat ini Krealogi sudah hadir di Android, namun belum mendukung untuk iOS.
Aplikasi ini memiliki beberapa fitur utama, diantaranya :
- Mencatat pesanan masuk
- Membuat jadwal produksi
- Mencatat biaya
- Manajemen gudang
Hadirnya aplikasi ini diharapkan dapat membantu UMKM untuk bisa merapihkan pencatatan mereka dari awal hingga akhir proses supply chain.
Namun saat ini, aplikasi Krealogi sama sekali belum memiliki fitur CRM atau Customer Retention Management. Dimana sebagai penjual/pengrajin (user Krealogi), CRM merupakan hal yang penting karena dengan adanya fitur CRM maka penjual/pengrajin bisa menjaga hubungannya dengan customer yang sudah pernah bertransaksi.
The Project
Project saya kali ini adalah menambahkan fitur CRM yaitu Database Customer pada aplikasi Krealogi. Objektif dari project ini adalah :
- Menghadirkan fitur mencatat data customer yang bertransaksi
- Memberikan fitur database customer yang bisa menampilkan profil seluruh customer
- Memberikan pengguna kemudahan untuk bisa berkomunikasi dengan existing customer mereka
The Role
Pada project kali ini, saya bekerjasama dengan dua rekan saya yaitu mbak Ringgaselvia Rse dan mas Arif Rahman Daulay. Secara umum, kami bekerjasama untuk mengerjakan project ini secara end to end. Tidak ada pembagian khusus siapa mengerjakan apa, karena pada dasarnya kami semua di sini masih belajar dan belum memiliki keahlian yang spesifik.
Tapi pada prosesnya, saya lebih banyak berperan dalam eksekusi ide. Yaitu UI design dan prototyping. Untuk ideation, kami lebih sering berdiskusi bersama. Walaupun porsi mbak Ringgaselvia Rse lebih banyak di sini.
The Design Process
Dalam design process, kami menggunakan metode design thinking. Menurut kami, design thinking merupakan salah satu metode yang mudah untuk diaplikasikan.
1 — Emphatize
Dikarenakan terikat dengan proses pembelajaran di Skilvul, kami memiliki waktu yang terbatas untuk bisa menyelesaikan project ini. Maka dari itu, pada tahap emphatize ini kami tidak secara langsung melakukan wawancara dengan user. Melainkan hanya memposisikan diri kami sebagai user.
2 — Define
Pain Poin, affinity diagram, dan how might we. Merupakan tiga hal yang menjadi menu utama ketika kami melakukan proses Define.
Pain poin
Kami menentukan ada 4 pain poin terkait CRM Features ini. Dimana dalam proses menentukan pain poin ini, kami sudah mengamati aplikasi Krealogi dan berusaha memposisikan diri kami sebagai User.
Dari pain poin yang sudah kami tentukan, selanjutnya kami membuat pain poin ini menjadi lebih detail lagi melalui Affinity Diagram.
Affinity Diagram
Pada affinity diagram, kami membagi menjadi 4 hal. Yaitu :
- Sales
- Kontak & Database
- Inventory Management
- Additional Features
Setelah melalui proses affinity diagram, barulah kami berdiskusi lebih lanjut untuk membahas pada tahap How Might We.
How Might We
Kami menentukan apa yang bisa diimprove di tahap how might we ini berdasarkan affinity diagram. Kami mencoba menjabarkan langkah-langkah apa yang bisa kita lakukan untuk menyelesaikan masalah yang ada.
3 — Ideate
Dari how might we, kami memilih beberapa yang akan menjadi fokusan kami di project ini.
Solution
Kemudian kami menentukan beberapa fitur yang bisa menyelesaikan permasalahan. Diantaranya :
- Dashboard Penjualan
- Tipe pembayaran
- Dashboard produk
- Database pembeli
- Fitur menghubungi customer
Prioritization Idea
Setelah menentukan fitur apa yang ingin kami buat, kami mengurutkan prioritas menggunakan matrix prioritization idea sebagai berikut.
Menentukan prioritas merupakan hal yang penting karena tentu tidak bisa semua fitur langsung didevelop pada saat yang bersamaan. Dari sini kami menentukan fitur yang menjadi prioritas adalah :
- Database pembeli/customer
- Fitur menghubungi customer melalui aplikasi pihak ketiga
Crazy 8's
User Flow
Sebelum berlanjut ke proses design, kami membuat userflow terlebih dahulu.
Wireframes
Dengan objektif membuat fitur database customer dan fitur komunikasi dengan customer. Kami membuat wireframe tampilan yang akan memungkinkan dan memudahkan pengguna aplikasi Krealogi untuk bisa mencatat data customernya dan melihat semua customernya.
Selain itu, pengguna juga bisa membuka profil tiap customer untuk melihat informasi yang lebih lengkap serta bisa langsung menghubungi customer dari page profil tersebut.
Design System
Design system adalah kumpulan aset yang dapat digunakan secara terus menerus untuk mendapatkan hasil yang konsisten
Mock Up UI
4 — Prototype
Kami membuat prototipe menggunakan software Figma. Prototipe mencakup dashboard CRM, melihat database pelanggan, menambahkan pelanggan, serta menghubungi pelanggan via chat, call dan email.
5 — Testing
Pada tahap ini, kami melakukan interview salah satu pegiat online shop untuk melakukan testing terhadap fitur yang kami develop.
Task 1 : Mengakses Dashboard CRM
Pada task ini, user diminta untuk mengakses dan mengamati dashboard CRM. Objective task ini adalah ingin mengetahui apakah dashboard CRM enak dilihat dan memiliki pilihan yang lengkap.
Result : User merasa dashboard CRM enak dilihat dan fiturnya sudah lengkap. Namun sebagai admin online shop dimana dalam satu online shop terdapat beberapa admin, user ingin tahu siapa saja yang sedang mengakses dashboard tersebut.
Task 2 : Menambah Data Customer
Pada task ini, user diminta untuk menambah data customer baru pada aplikasi Krealogi.
Result : User merasa kolom pengisian data customer sudah lengkap. Untuk mengakses fitur tambah customer ini juga mudah.
Task 3 : Mengakses daftar dan profil customer
Pada task ini, user diminta untuk mengakses daftar customer dan juga melihat profil customer. Tujuannya untuk mengetahui apakah data customer dapat dilihat dan diakses dengan mudah. Kemudian apakah profil customer yang ditampilkan sudah lengkap.
Result : User merasa daftar customer atau database customer mudah untuk diakses dan dilihat. Namun user menanyakan apakah bisa melakukan pencarian di dashboard customer ini. Karena kami belum memasukkan fitur itu di dalam tampilan prototipe kami.
Task 4 : Menghubungi customer
Pada task ini, user diminta untuk mencoba menghubungi customer melalui beberapa pilihan yang tersedia yaitu chat, telfon, dan email.
Result : User merasa pilihan untuk menghubungi sudah lengkap karena sudah meliputi aplikasi-aplikasi yang sering digunakan.
Design Recommendation
Dari hasil testing ke user, terdapat kekurangan dalam UI Design kami. Yaitu penambahan kolom pencarian di database customer untuk memudahkan pengguna dalam mencari profil customer. Maka perlu dilakukan penambahan kolom pencarian di database customer.
The Conclusion
Fitur penambahan database customer dan komunikasi dengan customer menurut user sangat bermanfaat untuk pelaku online shop. Karena akan memudahkan mereka untuk menghubungi customernya yang sudah pernah bertransaksi.
Secara keseluruhan, fitur yang kami buat sudah mudah untuk digunakan dan tampilannya juga enak untuk dilihat. Jadi bisa dikatakan bahwa fitur yang kami buat bisa diterapkan untuk menambah fitur CRM pada aplikasi Krealogi.
