[Résumé Confoo 2018] Building Distributed Systems in Distributed Teams

Résumé de Confoo 2018

Présentation par Philipp Krenn, Infrastructure Team, Elastic

# À retenir

• Distribué (tous) != Distance (un port d’attache)
• Il faut de la discipline, des gens autonomes et une entreprise ayant des valeurs propices
• La communication est la clé
• Utiliser le vidéo quand ça devient difficile ou sensible
• S’adresse à des personnes ayant les compétences humaines et professionnelles
• Demande de l’autonomie et de l’initiative des membres de l’équipe
• Les fuseaux horaires, c’est le pire!
• Il faut apprendre à s’organiser et avoir de bons filtres de courriel

# Résumé

## Le contexte

• Équipe 100% distribuée (volontairement et depuis le début)
• 40+ pays avec 19+ fuseaux horaires
• Les équipes sont très autonomes, ils ont donc des pratiques différentes (process per team)
• Valeurs: Adulte/Responsabilité/Autonomie, confiance, famille et passion, communication ouverte et publique, progression plus que perfection, etc.
• Chaque équipe a un/des Team Leads (humain?) et Tech Leads (technique).

## Distribué versus à distance

• Distribué != à distance.
• Distribué = aucun noyau ; À distance = des employés ne sont pas au bureau, mais à distance

Selon lui, il est préférable d’être 100% distribué que certains seulement qui sont à distance (on ne compare pas ici avec un bureau traditionnel ou de journées de télétravail) car au moins comme cela les gens à distance risquent moins d’être exclus/écarté des décisions ou du réseautage puisque personne n’est présent physiquement. Cela oblige donc à utiliser les outils et à apprendre à travailler dans un environnement distribué.

## Fonctionnement

• Accueil des nouveaux physiquement (X-School, leur “Boot Camp” pour les nouveaux employés)
• Certaines équipes pratiquent le “toujours en vidéo” pour récréer une salle de réunion virtuelle permanente. D’autres équipes ne le font pas
• Utilisation massive de Slack, le courriel et Zoom
• Dans son équipe, il y a des “Scrum” deux fois par semaine (Bi-Weekly). L’heure de chacun est ajustée pour ne pas toujours désavantager les mêmes fuseaux horaires.
• Ils utilisent abondamment GitHub. Autant pour le code que tous les projets, tâches, etc.

## Caractéristiques humaines

• Recruter en fonction des compétences techniques ET professionnelles
• Ils recrutent surtout des personnes ayant beaucoup d’expérience. Selon lui, pour avoir des plus débutants, il faudrait probablement des espaces collaboratifs (co-working) pour les accueillir et les former au début.
• Ils ont parfois pris des gens qui avaient moins d’expérience dans le domaine/techno précis, mais c’était des gens qui avaient clairement l’aspect humain et les compétences professionnelles.

## Apprentissages

• Travailler de la maison peut rendre les frontières “floues” entre la vie privée et le travail. Apprendre à mettre des limites.
• Ajuster ses horaires pour ce qui convient le mieux à chacun
• Apprendre à avoir de bons filtres de courriels dans Gmail pour ne pas constamment être réactif et répondre à des courriels. Par exemple, mettre les notifications Github dans un dossier, etc. dans le but de garder uniquement ce qui est important dans la boîte de réception. Ensuite, il est possible de lire en bloc les courriels des différents dossiers au bon moment.
• Quand une communication écrite semble déraper → faire une conférence vidéo.
• Toujours réfléchir avant de “spammer” en envoyant des courriels à l’adresse “tous” 😃

## Limitations, risques et difficultés

• Dans leur cas, le plus gros problème est plus que les gens travaillent trop (et non pas qu’ils travaillent moins parce qu’il sont chez eux, au contraire).
• Une difficulté majeure, difficilement évitable est les fuseaux horaires
• Il faut faire attention à l’humour quand il y a des gens de plusieurs cultures
• Le fait d’être distribué peut rendre la prise de décision plus lente (remise au lendemain) par rapport à un environnement physique où l’on sort de la pièce quand l’on a décidé.