КАК ИЗБЕЖАТЬ ПОТЕРИ ДАННЫХ

СОДЕРЖАНИЕ

• Какая информация самая важная?
• Как часто нужно создавать резервные копии?
• Как это автоматизировать?
• Если что-то все-таки пропало
• Послесловие

Елена Сергеевна взглянула на часы. Она попросила племянника Колю зайти, чтобы “посмотреть компьютер”. В последнее время Елене Сергеевне стало казаться, что жесткий диск стал шуметь громче обычного. Вот уже полчаса племянник исследовал его с помощью каких-то специальных программ и хмурился, глядя на экран.

КАКАЯ ИНФОРМАЦИЯ САМАЯ ВАЖНАЯ?

Вот что хранится на компьютере Елены Сергеевны — самое ценное, что ни в коем случае нельзя потерять:

• база данных случаев нарушений прав человека;
• материалы по конкретным делам (ходатайства, жалобы, обращения и т.д.);
• переписка с коллегами и партнерами;
• адресная книга с контактами коллег и партнеров;
• статьи, научные работы.

А еще у Елены Сергеевны установлены и настроены разные программы, которые в случае выхода из строя жесткого диска придется восстанавливать.

У вас, конечно, получится свой список. Возможно, более длинный.

ГДЕ НАХОДИТСЯ ЭТА ИНФОРМАЦИЯ?

Елена Сергеевна попыталась провести ревизию и выяснить, где находятся ее данные. И вот что получилось:

• База данных хранится на жестком диске в папке c:.
• Материалы по конкретным делам Елена Сергеевна носит с собой на флешке, так как работает с ними и дома.
• Переписка с коллегами и партнерами частично сохраняется в почтовой программе Mozilla Thunderbird, а частично остается на сервере почтового провайдера.
• Адресная книга — где-то на компьютере (но где?).
• Статьи, научные работы и прочие важные материалы разложены в десятках разных папок в “Моих документах”. Часть их заполняет флешку.
• Много ценных контактов хранится в мобильном телефоне. (Нельзя ли скопировать их на компьютер?)

Ни для одного из этих типов данных не создавались резервные копии. По крайней мере, они не создавались регулярно.

С дистрибутивами программ все оказалось совсем плохо. Диски, коробки, руководства и драгоценные наклейки с серийными номерами обнаруживались в бумагах, в ящиках стола, на полках шкафов…

КАК ЧАСТО НУЖНО СОЗДАВАТЬ РЕЗЕРВНЫЕ КОПИИ?

Ответ на этот вопрос зависит от того, как часто изменяются сами данные. Адресная книга человека с устойчивым узким кругом контактов может пополняться новыми адресами электронной почты от силы раз в месяц. Но переписку он может вести активную, и сохранять ее понадобится часто, может быть, раз в неделю или чаще.

Если определять свою периодичность для каждого вида данных, задача может показаться весьма сложной. Но кто сказал, что все это расписание нужно держать в голове? Можно составить простой список-напоминание, указывающий дни недели, когда нужно в обязательном порядке создавать резервные копии. Если вы — руководитель организации, можете составить такие напоминания для ваших коллег и сотрудников. Пусть прикрепят на видном месте у компьютера, чтобы помнить о резервных копиях. И не забудьте указать для каждого типа данных, где создавать и хранить резервные копии.

ГДЕ СОЗДАВАТЬ И ХРАНИТЬ РЕЗЕРВНЫЕ КОПИИ?

Главное правило здесь: резервная копия должна храниться на ином носителе данных, чем оригинал. Местонахождение и условия обращения носителей должны быть такими, чтобы гибель оригинала не означала гибели резервной копии — и наоборот.

• USB-флешка, маленькое устройство, которое подсоединяется к порту USB компьютера (сейчас такими портами оснащены все компьютеры, в том числе ноутбуки). При подключении опознается компьютером как еще один диск, а значит, не требуется специальная программа записи данных — файлы можно переносить на флешку в том же “Проводнике” Windows. Носитель перезаписываемый, емкость измеряется гигабайтами.
• Съемный жесткий диск. Подключается к компьютеру (обычно) по USB.
• Карта памяти, в основном (для России) распространенного стандарта Secure Digital. Карточки работают не только в компьютерах, но и в других цифровых устройствах (например, в цифровых камерах и смартфонах). Для чтения и записи на карточку требуется “кард-ридер”, маленькое дешевое устройство. Специальные программы для записи не нужны.
• Компакт-диск. Выходит из употребления, но все еще встречается. На CD “влезает” до 700 Мб данных, в большинстве случаев этого достаточно для регулярного резервного копирования. На DVD — 4.7 Гб. Это удачный выбор, если речь идет о резервных копиях больших объемов данных, например, архивов фото или видео. Современные компьютеры обычно продаются с DVD-RW-приводами, которые позволяют записывать и CD, и DVD. Если на вашем компьютере нет такого привода, есть смысл задуматься о его приобретении. В качестве “болванок” используются более дешевые CD-R, DVR+-R с возможностью однократной записи или более дорогие CD-RW и DVR-RW — на них можно записывать-стирать-снова записывать и т.д. многократно. Понадобится также программа для записи (иногда говорят “прожига”) дисков.
• Стоящий особняком способ хранения информации — запись через Интернет в облачное хранилище. Возможно, единственный реальный вариант спасения важных данных в условиях давления на организацию, репрессий в отношении активистов, обысков, изъятия компьютерной техники и т.д.

КАК ЭТО АВТОМАТИЗИРОВАТЬ?

Мысль о том, что ей придется регулярно вручную переписывать сотни файлов с одного диска на другой, повергла Елену Сергеевну в ужас.

Не нужно ломать голову над тем, где расположены почтовые папки Mozilla Thunderbird, адресная книга, закладки, настройки Mozilla Firefox и др. Небольшая удобная программа MozBackup быстро создаст полную или частичную (по вашему выбору) копию этой информации.

А программа Cobian Backup позволяет не просто создавать резервные копии важных файлов, но и делать это по расписанию, переносить на удаленный сервер, сжимать и шифровать. Программа может запускаться сама, периодически, в установленное вами время, и работать в фоновом режиме, не отвлекая вас вопросами. Если вам требуется скопировать большой объем данных, программа может заняться этим, когда вы уйдете с работы, а по завершении сама выключит компьютер.

См. руководство “Cobian Backup. Создаем резервные копии”

Маленькая программа Allway Sync позволит синхронизировать содержимое двух носителей (например, папки на жестком диске с оригиналом данных и папки на флешке с резервной копией данных).

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ ЕЛЕНЫ СЕРГЕЕВНЫ

После объяснений племянника Елена Сергеевна несколько успокоилась. То, что раньше казалось ей сложной и муторной ручной процедурой, на которую вечно не хватало времени, теперь представлялось иначе.

Вместе с Колей они набросали план действий, который поможет Елене Сергеевне и ее коллегам спать спокойно, зная, что ни пожар, ни прокурор не нанесут непоправимый урон ценной информации:

• Привести в порядок файлы и папки на компьютере. Избегать ситуаций, когда файлы в рамках одной работы оказываются “в разных углах” жесткого диска.
• Не реже раза в неделю делать полное резервное копирование всех данных из уже составленного “важного списка” (автоматически). Записывать эти данные на DVD-диски.
• Хранить эти DVD-диски за пределами офиса в надежном месте.
• Часть информации сохранять на удаленном сервере в Интернете и обязательно защищать ее с помощью шифрования (конечно, тоже автоматически).
• Дистрибутивы программ, серийные номера и прочую важную информацию, доступную только в печатном виде, хранить на отдельной полке в запирающемся шкафу.
• Убедить руководство, что аккуратность и четкое следование однажды принятым правилам создания резервных копий — лучшая страховка организации на случай любых потерь информации. Пусть другие сотрудники действуют так же аккуратно, как Елена Сергеевна.

ЕСЛИ ЧТО-ТО ВСЕ-ТАКИ ПРОПАЛО

Что делать, если информация все же пропала, например, случайно стерта нерадивым коллегой?

К счастью, Windows не стирает данные буквально, а всего лишь немного меняет название файла — так, что он становится невидимым в системе. Какое-то время файл можно сравнительно легко восстановить. Есть немало программ, которые успешно справляются с этой задачей. Стопроцентную гарантию успешного восстановления вам никто не даст. Но даже в случаях, когда данные терпят урон из-за аппаратной или программной ошибки, их бывает можно восстановить (хотя бы частично). В нашем руководстве мы рассказываем об одной из программ, которая помогает пользователям восстанавливать удаленную информацию — Recuva.

ПОСЛЕСЛОВИЕ

Николаю удалось “оживить” жесткий диск на компьютере своей тети. К счастью, ничего не пропало. Но разговор с племянником заставил Елену Сергеевну серьезно задуматься о “страховании” своих файлов. Она стала делать резервные копии. Поначалу это получалось у нее нерегулярно. Но с помощью Коли и собственной настойчивости Елена Сергеевна смогла наладить еженедельное автоматическое сохранение всей важной информации. Через полтора месяца юный отпрыск одного из сотрудников невесть как получил доступ к компьютеру, попытался установить модную игрушку и удалил часть рабочих файлов. Елена Сергеевна без труда восстановила их с помощью Recuva, а что не смогла — из свежей резервной копии.

Еще через два месяца в офис партнерской организации нагрянули власти. Подозревая активистов в “экстремистской деятельности”, следствие изъяло все жесткие диски. На некоторых были результаты долгой и упорной коллективной работы целой коалиции НКО. Коллеги погрузились в отчаяние, но неожиданно для всех дело спасла Елена Сергеевна: у нее оказались резервные копии как базы данных, так и всей недавней переписки.

ЧТО ЕЩЕ ПОЧИТАТЬ

• Подробнее о резервном копировании и восстановлении данных можно узнать в главе “Создание резервных копий, удаление и восстановление данных” руководства Digital Security and Privacy for Human Rights Defenders (“Цифровая безопасность и приватность для правозащитников”) (англ.).
• Есть несколько бесплатных онлайновых сервисов для удобного хранения небольшого объема важных данных, предварительно зашифрованных, в частности, Dropbox и ADrive(англ.).
• Отличная информация о резервном копировании данных в Википедии (англ.).