Datti da fare e organizzati!

Questa frase mi è stata spesso ripetuta, è stata parte dei miei insegnamenti. Magari non sempre con queste stesse parole, ma con lo stesso intento.

Mi è stato insegnato a darmi da fare!, quindi ad essere autonoma, a farcela da sola, ad essere indipendente; e mi è stato insegnato ad organizzarmi! questa parola credo abbia avuto diverse sfaccettature nel corso delle varie fasi della mia vita, il concetto di fondo però è sempre stato avere senso pratico, avere le cose sotto controllo, fare sì che si svolgano in una determinata maniera (determinata da me!).

Avrete capito, quindi, che sono cresciuta pensando che essere organizzati sia una cosa buona.

Non per questo ne sono ossessionata, sono una comune mortale che alla sera lancia i vestiti sulla sedia e si ritrova sommersa a fine settimana, che consegna i lavori avendoci lavorato l’ultimo giorno disponibile (tipico dei procrastinatori), insomma vivo le mie giornate in un sano caos ma poi con un colpo di reni mi dò da fare e mi organizzo!

Photo by Andrew Neel on Unsplash

Essere organizzati nell’ambito dei progetti digitali

significa avere un flusso di lavoro preciso, sapere chi deve fare cosa e quando, quali siano le varie fasi di approvazione è secondo me essenziale alla buona riuscita di qualsiasi cosa.

Essendo entrata da un paio di anni nel mondo dei freelance, come UX designer, ma anche come Web Designer generica (nasco UX designer, ma ho diversi cappelli), mi sono trovata a dovermi organizzare in varie situazioni:

  1. prima di tutto, con me stessa, non ho più un PM che mi dice per quando va fatta una determinata cosa, quindi devo essere io il PM di me stessa;
  2. poi nella collaborazione con agenzie più o meno grandi, dove il PM esisteva, ma io dovevo tenere traccia del tempo impiegato, sia per rispettare i preventivi fatti e sia per alcune volte fatturare a consuntivo;
  3. poi ancora nel lavoro con clienti privati o piccole imprese dove io avevo il ruolo di consulente per tutta la parte digitale (e non solo) dell’azienda;
  4. e infine, quando ho iniziato a fare due lavori molto diversi contemporaneamente, e allora l’organizzazione è diventata anche pratica, nella divisione del tempo a disposizione, nella scansione della mia giornata.

Tool online che mi hanno aiutata e di cui ora non posso fare a meno

Premetto che io amo carta e penna e tutto ciò che ci sta intorno, tuttavia per aiutarmi in queste tre situazioni ho provato diversi tool online (quasi tutti free) ed è proprio di questi che vorrei parlarvi, di come mi abbiano aiutata a portare ordine nonostante il mio caos mentale.

Per ogni punto elencato sopra vi elenco uno o più strumenti che mi sono stati utili:

  1. Asana
  2. Timeneye, Calendly
  3. appear.in, Canva
  4. Google Calendar

1. Asana

Asana permette di fare molte cose ma in breve a me è stato utile come strumento totale di gestione dei progetti: gestisco i task dandogli una scadenza e assegnandogli un owner; gestisco le comunicazioni tra i vari attori coinvolti nel progetto in modo da limitare più possibile l’utilizzo delle email che trovo dispersive.

Anche solo avere i progetti elencati tutti insieme da qualche parte, ognuno con la sua data di consegna finale e ognuno contrassegnato da un colore (che di solito assegno in base al cliente che me lo commissiona) mi ha aiutata ad avere la situazione sotto controllo.

L’utilizzo dei task è fondamentale, primo per non dimenticarsi le cose che ci sono da fare, per sapere chi le deve fare ed entro quando (le scadenze!), e poi, fatto per niente trascurabile, per avere la soddisfazione di segnarlo completato una volta portato a termine! Dico davvero, potrà sembrare una scemenza, ma psicologicamente tirare una riga su qualcosa che si ha completato su un elenco di cose mi dà una soddisfazione e una spinta ad andare aventi insostituibile. Anche e soprattutto se sono da sola sul progetto.

Sfruttare Asana anche per le conversazioni poi è stata una piacevole scoperta, ancora fatico un po’ a far abbandonare le email ai clienti o ai collaboratori, però quando lo fanno è bellissimo avere tutto ordinato e ricercabile, diviso per argomento. Asana mette a disposizione la sezione conversazioni dove è possibile iniziare discussioni divise per argomento e anche iniziarle via mail (per chi fa fatica a sganciarsi dalle email) oppure offre la possibilità di discutere direttamente sotto al task corrispondente. In questo modo non ci si perde lo storico di decisioni e rimpalli avuti e si trova subito quello che si cerca.

2. Timeneye

Timeneye è una dashboard che si sincronizza in automatico con Asana e permette di tracciare le ore spese a lavorare per ogni progetto.

I progetti sono quindi importati direttamente da Asana, non dovrete reinserirli tutti nuovamente, e potrete indicare per ogni giorno quanto tempo avete lavorato su un progetto, differenziandolo in fasi progettuali (ad es. pm, wireframing, design, sviluppo, supporto.. utile per chi come me si occupa di più di una cosa e vuole vedere alla fine del mese in cosa ha impiegato maggior tempo).

Ha delle comode shortcut da tastiera e la possibilità sia di inserire il tempo lavorato a posteriori sia di far partire un timer (utile per mantenere la concentrazione e portare a termine un task). Di solito io lascio la finestra aperta nel browser e inserisco i tempi a posteriori a meno di avere proprio bisogno di una spinta per portare a termine qualcosa, allora faccio partire il timer.

3. Calendly

Calendly a differenza degli altri offre meno funzionalità nella versione free, per usarlo nella sua pienezza andrebbe sottoscritto un piano a pagamento, cosa che non faccio perché non ho così tanto modo di sfruttarlo.

Calendly risponde all’esigenza del riuscire a fissare un appuntamento e mi è da subito piaciuto perché approccia alla faccenda alla rovescia!

Si sincronizza con il tuo calendario di Google e, secondo delle regole che imposti tu, permette a chi visita la tua pagina di vedere i tuoi slot liberi e prenotare ad esempio una call con te. Il sistema secondo me è molto interessante, sia per l’approccio al contrario, sia perché veramente facilita il prendere un appuntamento e riuscire ad incastrare gli impegni di tutti. (ci hanno provato in maniera simile quelli di doodle che però è più utile nel caso di dover mettere d’accordo un gruppo di persone).

4. appear.in

Odio Skype. E quindi: addio Skype.

Questa è la premessa. Quindi sono sempre stata alla ricerca di soluzioni alternative, dovendo comunque lottare con la reticenza di clienti e collaboratori, così inspiegabilmente affezionati a Skype (non me ne vogliano quelli di Microsoft).

Inizialmente utilizzavo Hangouts di Google, poi sono passata ad Appear.in che permette di creare delle vere e proprie stanze in base al progetto o al cliente o al gruppo di lavoro. Queste stanze possono essere temporanee oppure essere riscattate e quindi salvate nell’elenco delle tue stanze e la url diventa univoca e non più utilizzabile da nessun altro.

All’interno di queste stanze virtuali è possibile fare video-chiamate di gruppo (fino a 8 persone nella versione free, più persone più la qualità della conversazione può diminuire), condividere lo schermo, chattare, e infine inviare stickers dell’inestimabile valore (puahahah!). È anche possibile “lockare” la stanza facendo in modo che chi è stato invitato (tramite link univoco) debba prima essere autorizzato per poter partecipare.

5. Canva

Ok, qualcuno qui non sarà d’accordo, già lo so.

Perché consiglio Canva.com? Perché spesso ho a che fare con clienti piccoli, che non hanno le risorse per farsi seguire in tutto e per tutto, quindi preferisco fargli una specie di mini-formazione e dargli in mano uno strumento per creare dei visual decenti da condividere sui social.

Con me per ora a funzionato, quali sono le vostre esperienze se ne avete?

6. Google Calendar

Credo che non ci sia bisogno di spendere molte parole qui. Non potrei stare senza. Semplicemente questo. È il mio assistente personale. Lo amo.

In breve l’utilizzo che ne faccio a parte segnare qualsiasi cosa, qualsiasi appuntamento, promemoria, visualizzare i calendari degli altri. Si sincronizza con tutto ciò di cui ho bisogno, e con i colori diversi permette di visualizzare gli impegni per “categorie”.

Quando ho un appuntamento in un posto nuovo inserisco anche l’indirizzo preciso così dall’evento posso aprirlo direttamente in google maps e far partire il navigatore automaticamente.

Photo by Cody Davis on Unsplash

Organizzati è meglio

Questo è quello che sostengo, questo è quello che mi tiene a galla. So che tutti i giorni è una lotta. Ma non demordo!

Ma l’organizzazione non deve essere una cosa noiosa! Anzi, è un ottimo ambito dove mettere in gioco la creatività, fare test e sperimentare fino a trovare gli strumenti e i ritmi giusti per sentirsi a proprio agio e quindi con tutto sotto controllo.

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