СЕМЬ СМЕРТНЫХ ГРЕХОВ ЭЛЕКТРОННОЙ ПЕРЕПИСКИ. РЕЦЕНЗИЯ НА НОВУЮ КНИГУ МАКСИМА ИЛЬЯХОВА

Это отрывок статьи из блога о продуктивности fewskills.com

Гуманитарное образование — это здорово. Оно закаляет характер и выдержку до уровня высокопрочной стали. Я читаю письмо с орфографическими ошибками, очередями «капс лока», восклицательными знаками и знаю, что глаза мои не начнут кровоточить. Спасибо ему — гуманитарному образованию. И годам жесточайших тренировок.

ПИШИ ЕЩЕ. СОКРАЩАЙ ЕЩЕ

Свежее чтиво от Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой — безусловно, самое полезное, что было написано в этом году. «Новые правила деловой переписки» — это даже не классический нон-фикшн, а скорее методичка. Отформатированная и структурированная выжимка того, как делать не надо. А также того, как делать нельзя и как сделать то, за что придется гореть в аду.

Авторы настаивают на главном. Два принципа, которые необходимо соблюдать при переписке в электронной почте (а книга именно про это), — это комфорт собеседника и уважение к нему. Иначе говоря — уважай собеседника, заботься о нем — и будет тебе счастье.

Максим и Людмила с присущей педантичностью и профессиональным юмором разбирают то, как мы с вами пишем электронные письма. После прочтения я иначе взглянул на свой «инбокс» и составил личный список смертных грехов переписки по почте. Обета молчания и прелюбодейства там нет. Но есть более жуткие вещи. В общем, по порядку.

ПЕРВЫЙ ГРЕХ — ШТАМПЫ

Да, речь про наши «с уважением», «с теплотой», «к вам и вашему бизнесу» и прочие «искренне ваш» и «надежды на дальнейшее сотрудничество». Правда в том, что эти шаблоны избиты настолько, что не осталось в них давно ни тепла, ни уважения, ни внимания к собеседнику. Если действительно уважаете — подпишитесь просто именем и фамилией, используйте уместное имя отправителя и переходите сразу к делу, а не фрустрируйте между «писал вам ранее» и «сориентируйте по срокам». Лучшее письмо пишется от человека человеку. А штампами пишут роботы.

ВТОРОЙ ГРЕХ — СПАСИБО ОТДЕЛЬНЫМ ПИСЬМОМ

Зачем? Нет, не так. Зачем??? Если вы преисполнены благодарностью — выразите ее лично. Если вас так воспитала мама — отметьте собеседника в одном из предложений, но не тратьте его время и нервные клетки на то, чтобы увидеть, открыть, отметить прочитанным и скорее всего удалить вашу сентенцию. Спасибо отдельным письмом — лучший пример успешной работы по перекладыванию бумажек. Не надо так.

ТРЕТИЙ ГРЕХ — «ЗАРАНЕЕ ПРИЗНАТЕЛЕН»

А вот это чистой воды манипуляция. Наглая и неприкрытая. Вы получили такое письмо-просьбу? Как правило, это означает, что отправителю глубоко все равно, что у вас там сейчас с загрузкой, параллельными задачами, здоровьем и графиком отпусков. Писавший обращение уже решил за вас, что нужно делать дальше. Конечно, бросить все остальное. Нужна помощь — честно пишите об этом. И не благодарите заранее — заботьтесь о собеседнике.

ЧЕТВЕРТЫЙ ГРЕХ — «ДОБРОГО ВРЕМЕНИ СУТОК»

Не знаю даже, что тут написать. Это неоригинально. Это глупо. Это пустое. Что это вообще значит? «Это письмо вам — круглосуточному стартаперу-трудоголику»? «Я уверен, что вы заводите будильник для ночного чтения писем»? «Я не знаю, когда вы это прочтете, и боюсь ошибиться»? Бросьте эти кривляния. Начните по-человечески — то есть обратитесь по имени. Этого вполне достаточно для начала. Примите то, что нет в «добром времени суток» доброты. Уважения и внимания тоже нет. Именно об этом «Новые правила деловой переписки».

ПЯТЫЙ ГРЕХ — «СРОЧНО!»

Ложь и провокация. Имитация бурной деятельности и игра в многозадачность. Правда в одном — действительно срочные дела решаются не по электронной почте. Если вам или кому-то из ваших коллег-партнеров необходима оперативная реакция от нужного человека, то вы просто ему ПО-ЗВО-НИ-ТЕ. От того, что кто-то настрочит кучу заглавных букв, восклицательных знаков и прочих «горит-вчера-пожар», земля не закрутится быстрее. «СРОЧНО!» — один из самых коротких путей вызвать раздражение собеседника. Избегайте этого.

ШЕСТОЙ ГРЕХ — ОТСУТСТВИЕ ТЕМЫ В ПИСЬМЕ

Это комбо. Хотите поиздеваться над получателем — впишите невнятную тему. Хотите научиться шевелить чужие волосы на расстоянии — оставьте письмо без темы вообще. И ждите когда ваши уши заполыхают. Ибо найти ваше письмо в «инбоксе» будет невыполнимой задачей. В реалиях современного информационного коллапса оставлять тему письма незаполненной — преступно. Если когда-то за это будет предусмотрено наказание — поддержу обеими руками.

СЕДЬМОЙ ГРЕХ — ПЛАНЕРКА ПО ПОЧТЕ

А вот для таких товарищей в аду должна быть отдельная джакузи. Трудно придумать что-то более жестокое, чем написать «давайте обсудим» и поставить в копию пятерых коллег. Чего ожидает автор? Продуктивного диалога? Оперативного решения проблемы? Может он просто питается килобайтами текста переписки? Личная встреча, созвон, групповая конференция и в конце концов общий чатик будут более верным выбором, но нет. Нас впутывают в многоходовую партию с раздутой историей переписки и отсутствием ответственных. Умоляю вас, подумайте тысячу раз, прежде чем начать такую историю. Бессмысленную и беспощадную.

ВМЕСТО ЗАКЛЮЧЕНИЯ — ГДЕ СКАЧАТЬ «НОВЫЕ ПРАВИЛА ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ» МАКСИМА ИЛЬЯХОВА

Книжка Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой максимально актуальна. Тотально. Обсуждаемые примеры свежи, злободневны и понятны. Все чтиво выдержано в канонах современного инфостиля — то есть коротко, емко и исключительно по делу. Фанатов русской словесности такая эргономичность наверняка разочарует, но цель «Новых правил деловой переписки» в другом. Сделать наши коммуникации по работе и бизнесу более эффективными. И немного помочь избежать чистилища. Поэтому в некоторых компаниях ее прочтение сделали обязательным для менеджеров.

Вы можете заняться тем же самым. Прочтение занимает 2–3 часа.

Эта статья целиком и другие интересные материалы на fewskills.com