最近一位外在跟內在非常有美感的朋友，提出了一個問題：國家公文書字體為何都要用楷書?
且聽筆者又短又不專業的文書經歷娓娓道來自己的看法：
美學設計
不可否認的，隨著時代變化，眾人意識抬頭，飽暖思淫慾，無戰事年代下漸漸的每個人有一些時間可以充實自己的藝術涵養，進而提升美學觀念。從最能代表國家文化的國慶設計來看：
撇開政治色彩不講，在兩個政黨的四年來看都有一些美學的變化。
而為什麼政府最基本來往的公文書信為什麼要堅持標楷體?
先上規定：政府文書格式參考規範10504版
在格式內有著這樣規定
(四)字型：中文採楷書，英文及阿拉伯數字採 Times New Roman 字體。很多人會覺得，楷書就千古不變的東西，為什麼要堅持楷書?微軟正黑體不是很夯，最近也有很新的字體台北黑體阿!!每次跟政府來往書信都要楷體導致大大小小公司都用楷體，根本是荼毒大家的眼睛，降低美感。
我們假設已經建議政府改字體的角度來研究
建請國發會增修政府文書格式參考規範第二章第四條第四款字型：
各式公文字體不限用楷體及 Times New Roman 字體，惟需符合整體美觀，閱讀性高的一致標準。在初步來看沒什麼問題，但陷阱就在這裡，如何判斷整體美觀且可讀性高？說到底就是要符合主官管的標準(所謂主官裁量權，也就是俗稱的職場政治因素）。
每個時期每個人或是不同背景的美感上一定會有差異，美感非常的主觀，訂定條文的原則應是，盡量降低灰色地帶，明確的量化及規範標準。在這裡每個時期可能會有不同美感，兩年換一個主官管、就換一次字體。主官管人事異動，除了更換印信以外還要確認主官管慣用字體。
如果喜歡Adobe字體，還要請資訊部門最速件辦理機關資訊器材更新及安裝，加上如果沒有授權，就必須得採購，排列下次預算，超過10萬元部分必須招標，結果是微軟正黑體得標。
從上述的行政事務上看，所費不貲，於國無益。
就算克服了問題，公文書都有一個最後的終點：歸檔。
不知道有多少民眾利用過檔案調閱的服務(國家檔案應用申請)?
檔案管理
根據文書處理及檔案管理手冊:
本手冊所稱文書處理，指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止 之全部流程，分為下列步驟：
(一) 收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。
(二) 文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。
(三) 文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。
(四) 發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、 送達。
(五) 歸檔處理：依檔案法及其相關規定辦理。 關於文書之簡化、保密、流程管理、文書用具及處理標準公文書都有歸檔的問題，如果每個時期的公文書都採用時下美觀易讀的字體的話，在檔案編目及管理上會增加極大困難性，
每個時期採用的公文書系統，在年代久遠以後，當時的字體是否能有人持續維護續用到新版的系統及增減字體(常有名字打不出來變成新細明體的情況)?
再者，可以試著現在去故宮博物院翻看古書，楷書應該大家多多少少都看得懂，那如果當時流行的是篆體呢?
下面不同的書寫假如來自不同時期的公文…
調閱史料
筆者在任文書職務的時候必須做檔案清理銷毀動作，因此閱見各時期公文，所幸各時期公文都是近乎楷書，因此能辨識並判斷這公文的保密區分及保存年限是否正確。由於筆者銷毀檔案後也同步忘記各種內容（腦中銷毀），因此搜尋網路公開資料，先來看看三份近代公文：
這個是解嚴的公文，從這邊可以看到漸漸的開始有格式規範。書體以書法書寫楷體為主。
由於是網路搜集的資料，所以請關注在公文格式，在排版上已經有既定格式，書體也以楷體為主。
往回到百年前的公文，關廟國小創校公文用楷體，比對上一張故宮三張固定格式的書法來看總結，格式的變化並不會嚴重影響閱讀性，但在字體的變化上會有極大的影響。
文書處理及繕印
從120年前的書寫公文開始，在看向前總統李登輝先生的文書，繕製公文從書寫到電腦系統的演進，如何從書寫的字體，到印刷的字體都能保持一致也是歷年來文書處理的人員的職責。
現今推動公文電子化，在目前所知的系統中，只要文字沒有對應的字型檔，便會呈現預設的系統字體，筆者在文書處理中最常遇到的問題便是姓名，很多人會以罕見字來作為姓名，在字體中沒有該字體的情況，有可能直接變成問號。證明類型文件如果是問號，在一些嚴格的單位是不予承認的。
今天引入了一個新的字體以體現美學，第一個面對的便是完整度，有沒有辦法符合所有字體。就算解決了這個問題，接下來要面對的是維護的壽期，過了30年之後，這份電子公文是否還能夠如期開啟？並能呈現當時美學且不會有缺字問題。
可能有人會說，可以根據當下的字體來套用，那轉換的前後檔案不一怎麼處理？必須紙本保存的檔案怎麼做字體印刷？
總結
一個字體贯穿古今的重要性不言而喻，在書法大家輝煌的時代，能夠從筆畫的體現上表明意義為中華文化及繁體中文的精髓所在，但能不能讓未來的人能夠理解、讓不同文化（不管主流還是次流）的人能夠通遍理喻檔案內容，應該是比美感更有價值的層次。
但在整個公文書的規範中，並沒有規定（同為公務機關來文、承轉公文及摘敘等除外）附件內容必須按照公文書規定處理。我們可以按照當時情況做最適宜處理，如政府資訊網站的設計稿等能有效提升政府績效、人民素養的UI/UX美學。可以知道執行細則的訂定上已經做出考量，這也是筆者任職文書職務時，由時任主任、部門主管及上級指導後才漸漸理解的文書智慧。
筆者曾為中華民國陸戰隊文書官職。