No sé manejar mi flujo de caja…

El común denominador de las empresas catalogadas como PYME, es que viven atadas a un flujo de caja complicado, con descalce de plazos (cuando pago antes de lo que me pagan), gastos fijos complejos de sostener, proveedores cobrando y clientes que piden cada vez más plazo de crédito.

Desglosemos un poco los componentes de un flujo de caja, para comprender cómo podemos tomar decisiones que permitan mejorar la situación.

Los ingresos y los egresos son el corazón del tema; en un escenario perfecto una empresa vende sus productos y/o servicios, los factura y de inmediato recibe el pago por parte del cliente. Sin embargo, no es la realidad de la gran mayoría de compañías, es por esto que hay que entender muy bien la dinámica del negocio para que los plazos de lo que vendo y lo que compro estén lo más cerca posible.

Aun cuando usted no sea un profesional en finanzas, puede llevar un control adecuado del flujo de caja teniendo en cuenta lo siguiente:

Establezca la recurrencia

Su negocio tiene un ciclo natural que usted debe que dominar desde la perspectiva financiera, por lo que es importante definir cada cuánto va a revisar su flujo de caja (mi recomendación sería que lo revise al menos dos veces por semana). Sin embargo, si hoy en día no es una práctica que realice, una vez por quincena puede ser un buen inicio.

Registre sus ventas

Las ventas son el foco de todos los negocios, pero irónicamente gran cantidad de empresarios no poseen un registro adecuado de lo que se vende, en el momento que se vende y con las características que se vende.

Haga un formato en el que las personas vinculadas al área de ventas puedan registrar lo que se vende y que dicha información pueda ser analizada posteriormente, puede incluir por ejemplo: cliente, zona, monto, productos, cantidad, descuento, etc. Un CRM (Customer Relationship Management) puede ser un gran aliado para esto.

Valide los plazos de crédito

El factor que hace que usted no tenga el efectivo de su lado una vez entregado su producto, es el crédito, por ello es muy importante llevar un control de los clientes con su respectivo plazo de pago, ya que un porcentaje muy alto de empresas se preocupan muchas veces de vender, pero no le dan la misma intensidad al cobro.

El registro del crédito debe contener información que sea comparable y que permita agrupar a los clientes según los plazos, por ejemplo: los clientes que pagan de contado, los de 30 días, los de 60 días y los de mayor plazo.

Recuerde los gastos

Los gastos son un rubro básico que muy pocos conocen exacto de sus negocios, por lo que hay que detallar todas las salidas de efectivo de su operación mensual, entiéndase gastos para efectos de este texto, como todo el efectivo que sale para que la empresa funcione.

Registrando cada uno de los rubros pagados por mes, usted podrá medir en que se está gastando el efectivo y notar las variaciones durante los meses, le aseguro, que se sorprenderá de cómo hay gastos que usted no tenía presente y que de una u otra forma hacen que gane menos dinero.

Entienda su utilidad

Usted es empresario porque quiere ganar más dinero, por lo que la utilidad es el motivo principal por el cual la administración efectiva es tan importante.

Mensualmente usted debe saber cuánto se ganó su empresa, tome sus ingresos y réstele todos los gastos, la diferencia va a ser su utilidad. Su misión como empresario es que ese resultado sea cada mes mayor al anterior.