Mengatur File Client (Web Design)

Artikel ini diambil dari Managing Web Design Client Files. Yang ditulis oleh Bryan Casal. Di terjemahkan bebas oleh Fariz Rizaldy.

Ketika mengatur sebuah daftar perrkembangan untuk klien dalam Web Desain, hal ini sangat penting untuk menjaga system agar menyimpan semua file yang telah ter-asosiasi dengan tiap klien. Kita hanya melakukan segala sesuatu dalam perancangan situs yang melibatkan penyimpanan file — semua jenis file yang berbeda. Tanpa struktur folder yang rapih, inilah yang seringkali menyebabkan jejak pekerjaan anda hilang. Peng-organisasian menghindari semua masalah tersebut!

Keuntungan peng-organisasian

Sebelum saya berbagi cara saya dalam mengatur file klien, pertama-tama saya akan menunjukkan point-point keuntungan dalam pengorganisasian (file anda) setiap waktu:

  • Anda tidak akan pernah kehilangan apapun. Beneran.
  • Anda mengetahui persis kemana anda akan mencari untuk file tertentu. Penghematan waktu
  • Klien anda mengandalkan anda sebagai backup mereka. Mari jujur, kebanyakan klien kita sangat tidak ter-organisir. Hiburan semua material klien anda ternyata aman di tangan anda adalah keuntungan yang bagus. Dan itu, akan membuat mereka kembali kepada anda untuk pekerjaan lain.

Struktur folder web design

Inilah cara bagaimana saya melakukan kepada siapa saja klien web desain saya.

Saya menyimpan semua file klien saya didalam satu folder, diberi nama WEBSITES. Saya tempatkan folder ini di (sisi) kanan desktop saya agar mudah diakses, dan biasanya (saya) mem-backup folder ini ke hard-disk eksternal. Membackup file anda adalah hal yang sangat penting. Lakukan ini lagi pada lain waktu, Setiap klien mendapatkan folder asli mereka. Didalam folder tersebut, ada empat sub-folder:

  1. Design

Folder ini menyangkut semua file desain. Dokumen Photoshop, File Illustrator, Screenshot design comp. Saya menempatkan file desain utama pada top-level dari folder ini (homepage.psd, second-level.psd, etc.).

Didalam folder desain, saya membuat folder yang bernama “Production Graphics”. Folder ini menyangkut potongan-potongan file dari desain yang lebih besar. Misalnya, saya mempunyai file psd untuk header graphic yang kompleks, yang bisa di gunakan kembali pada konten yang berbeda.

Lalu, saya akan membuat subfolder untuk desain lain nya yang terkait dengan bahan, seperti “Logos”, “Screenshots”, “PDFs”, dan lain-lain.

2. Development

Folder ini meyangkut semua file pengembangan. File-file yang membuat website klien. Struktur file-file dan folder merupakan salinan — harus seperti — struktur file-file yang ada di web server. Ketika saya membuat koneksi via FTP, saya menetapkan untuk membukan folder Development di mesin lokal saya untuk memudahkan transfer-file dengan web server.

3. Documents

Folder ini menyangkut proposal proyek, kontrak protek, dan berbagai dokumen legal lain nya. Saya juga menggunakan pelayanan fax online, efax.com. Folder ini berisi dokumen efax untuk klien.

4. Materials

Disinilah saya menempatkan semua bahan-bahan untuk proyek. Bahan-bahan tersebut biasanya mengandung salinan dokumen mentahan, yang disediakan oleh klien, foto yang belum diedit, dokumen pedoman, dan dokumen lain-nya yang terkait dengan produksi.

Folder ini bisa sangat cepat terisi, maka sangat penting untuk membuat subfolder untuk mengatur folder ini bahkan lebih jauh, Sebagai contoh, saya seringkali membuat folder bernama “Photos”, “Copy”, “Feedback” (klien seringkali menyediakan feedback dalam dokumen word)

Penting! Jangan menunda menempatkan semua bahan-bahan klien anda pada folder Materials. Akan cukup sibuk ketika kotak masuk anda macet/penuh dengan permintaan dari klien, proyek akan berterbangan kepada anda dari segala arah, dan kicauan-kicauan terus berdatangan. Jangan biarkan hal itu menggangu misi anda dalam menjaga semua file klien anda terorganisir! Sesegera mereka meng-email anda sebuah dokumen, taruh di folder material untuk klien itu. Anda bisa mengatur sisanya tersebut nanti, tapi pada akhir nya anda mengetahui dimana untuk menemukan file tersebut ketika anda membutuhkan nya. Ditambah, anda akan menghindari sebuah pemanggilan di telfon yang memalukan kepada klien untuk meminta mereka mengirim ulang file nya karena anda kehilangan file tersebut.

Google Documents

Akhir-akhir ini saya memanfaatkan Google Documents. Saya seringkali membuat catatan pribadi untuk tiap project dan menyimpan nya disini (Google Documents) untuk akses lebih cepat dari komputer saya yang lain. Lagi, saya memisahkan tiap klien ke folder mereka sendiri di Google Docs. Pengorganisasian manusia!

Terserah Anda

Bagaimana bila cara-cara saya dalam mengatur file klien web design berbeda dengan milik anda? Saya selalu tertarik untuk mendengar bagaimana yang lain melakukan nya, tolong bagikan pengorganisasian file milik anda di bagian komentar.

Diterjemahkan dari artikel asli: http://casjam.com/managing-web-design-client-files/, bila ada kesalahan penerjemahan atau bahasa yang terlalu baku (karena saya fokus di penerjemahan secara tekstual :p), silahkan dikomentar. Terima Kasih, semoga bermanfaat :)

Upworker Indonesia