5 Outils et méthodes pour travailler plus efficacement

Fiona Delannoy
Jul 10, 2017 · 5 min read

En travaillant à son domicile ou dans un espace de coworking, il n’est pas toujours évident d’organiser ses journées de travail de manière efficace. Dans cet article, nous vous présentons 5 outils et méthodes qui vous aideront à gagner en efficacité.

POUR ORGANISER VOS TÂCHES : LA MÉTHODE KANBAN

Pas facile de fixer soi-même les tâches à accomplir durant vos journées de travail. De nombreuses applis vous proposent de vous y aider. Mais avez-vous déjà envisagé de revenir au bon vieux post-it ? L’objectif n’est pas d’inonder l’écran de votre ordinateur ou les murs de votre bureau avec vos notes, mais d’organiser vos tâches sur une feuille divisée en 3 catégories :

On attribue l’origine de la méthode Kanban à Taiichi Ōno, ingénieur chez Toyota

Sur un post-it, notez les tâches à effectuer et collez-les dans la catégorie « tâches à faire ». Puis vous déplacez le post-it dans la partie « tâche en cours » quand vous avez décidé de vous y mettre. Enfin une fois la tâche terminée, vous déposez le post-it correspondant dans la catégorie « tâche terminée ».

Cette méthode peut être utilisée aussi bien pour la gestion d’un projet que pour les tâches quotidiennes.

L’avantage de la méthode Kanban, c’est qu’elle vous permet de visualiser en un coup d’œil les tâches à effectuer. Ainsi vous sollicitez votre mémoire visuelle et vous sortez de l’automatisme imposé par le numérique. Vous pouvez, de plus, hiérarchiser vos tâches en utilisant des post-it de couleurs différentes, afin de distinguer les tâches les plus urgentes.

POUR PRIORISER VOS TÂCHES : LA MATRICE D’EISENHOWER

La matrice d’Eisenhower est un outil qui permet de prioriser les tâches à effectuer en fonction de deux critères : urgent et important.

Quand une nouvelle tâche apparaît, vous aurez tendance à vouloir la traiter tout de suite. Or vous devez prendre le temps de définir son degré d’importance et d’urgence.

La matrice d’Eisenhower vous permet de situer une tâche dans l’une des 4 zones proposées :

La matrice a été conçue par Dwight D. Eisenhower, 34éme président des États-Unis

Grâce à cette méthode, vous aurez la possibilité d’organiser efficacement votre journée de travail en fonction du degré d’urgence et d’importance de vos tâches.

POUR ÊTRE MONOTÂCHE : LA MÉTHODE POMODORO

La méthode pomodoro (appelée également « tomato timer », « pomodoro » signifiant « tomate » en italien) est une technique simple destinée à mieux gérer son temps.

L’objectif est d’alterner des cessions de travail de 25 minutes où vous ne vous consacrez qu’à UNE SEULE tâche, et des cessions de 5 minutes de pause entre ces tâches.

Nous sommes souvent tentés, dans un souci de productivité accrue, de nous éparpiller et de faire plusieurs choses en même temps. Or cela réduit en réalité notre efficacité au travail.
Alors pour vous aider à vous concentrer sur une tâche à la fois, il y a la méthode pomodoro.

Avec cette méthode simple, vous apprendrez également à vous discipliner, en apprenant à réaliser une tâche durant un temps imparti.

Car selon la loi de Parkinson :

Plus on a le temps pour réaliser une tâche, et plus cette tâche prends du temps.

En vous imposant une durée limitée pour réaliser vos tâches, vous deviendrez de plus en plus efficace dans la gestion de votre travail.

POUR RÉSISTER À LA TENTATION : SELFCONTROL

Alors c’est bien beau de vous proposer toutes ces méthodes pour travailler plus efficacement, mais si vous êtes sans cesse tentés d’aller jeter un œil sur Facebook ou Topito, votre efficacité au travail risque bien de décroitre rapidement. Pour y remédier, nous vous proposons une application simple mais redoutable : SelfControl

SelfControl est une appli qui vous évite d’aller sur des sites qui veulent du mal à votre productivité.
Son utilisation est très simple. Il vous suffit de télécharger l’appli sur votre ordinateur et de renseigner dans la « blacklist » les sites sur lesquels vous êtes susceptibles de surfer et qui vous détournent de votre travail. Puis vous sélectionnez la durée pendant laquelle vous souhaitez que l’accès à ces sites soit bloqué. Résultat : impossible de retourner sur l’un des sites blacklistés avant la fin du temps imparti ! La page du site est tout simplement inaccessible.
D’autres applications de ce type existent, mais nous avons souhaité vous présenter SelfControl pour sa simplicité d’utilisation et le fait qu’elle soit gratuite.

Petit bémol : Cette application n’est disponible que sur Mac.

POUR VOUS PLONGER DANS L’ÉCRITURE : OMMWRITER

Il n’est pas toujours évident de rester concentré dans un environnement animé, qui compte de nombreuses distractions potentielles (par exemple, la télévision à la maison).

Votre métier implique d’écrire régulièrement, mais vous avez besoin d’être mis en condition pour travailler efficacement ? Avec OmmWriter, c’est comme si vous étiez dans votre bulle, plus rien d’autre n’existe que vos mots qui noircissent la page du thème que vous avez sélectionné, tapés au son des « clics » que vous pourrez personnaliser, accompagnés d’une des musiques d’ambiance qui vous sont proposées.

OmmWriter vous propose une expérience de travail unique et intuitive, dont vous ne pourrez plus vous passer. Son interface épurée séduit dès les premières minutes d’utilisation, une fois que vous aurez adapté ses options au gré de vos envies.
OmmWriter vous permettra d’atteindre un degré de concentration qui décuplera votre efficacité.

Petit bémol : L’appli est payante mais ne coute que quelques euros.

En bonus :

Et vous connaissez vous d’autres outils ou méthodes pour travailler plus efficacement ?

SOURCES :
WWW.STEPSTONE.FR

WWW.WEBMARKETINGJUNKIE.COM
WWW.WINDTOPIK.FR
WWW.ETRE-MEILLEUR.COM
WWW.BRITTBROUSE.COM

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